İhale komisyon üyesinin ihale kararının verildiği toplantıya katılmayarak mail ve telefon yoluyla ihale hakkında bilgi alması ve ihale kararını bu şekilde imzalaması mevzuata uygun mudur?

       İdari işlemlerin tesis edilmesi sürecinde takip edilecek yöntemler ve işlemlerin icrai nitelik kazanması için tamamlanması gereken hususlar, idari işlemlerin şekil unsurunu oluşturmakta olup, bu süreçte ortaya çıkabilecek açık hukuka aykırılıklar, idari işlemi yok hükmünde kılabilmektedir. Örneğin Danıştay bir kararında; “… Kurullarca karara bağlanması gereken hususlarda yetki, münferiden kişiler değil bunların usulüne göre teşkil edecekleri heyete verilmiştir. Kurul üyeleri usulü dairesinde bir araya gelmedikçe ve müzakere açılmadıkça ferdi irade beyanına yetkili değildirler ve (toplantı dışı) beyan edilen bu iradeler bir karar mahiyeti iktisap edemez. Kurula izafesi mümkün olmayan böyle bir karar da yoklukla maluldür.” şeklinde hüküm tesis etmiştir.

       İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde; ihale komisyonunun 10.05.2012 tarihinde toplandığı ve aynı tarihte komisyon kararının alındığı, kararın ihale yetkilisi tarafından 11.05.2012 tarihinde onaylandığı, ihale komisyonunda uzman üye olarak görev alan Tuncay Turan’ın ihale komisyonu kararı üzerine; “İşlerimin yoğunluğu nedeniyle kararın imzalandığı tarihte toplantıya katılamadım. Ancak komisyon üyeleri ile mail ortamında yazışmalarım sonucu kararın içeriği düzenlenmiştir. Komisyonumuzun almış olduğu karara katılıyorum.” şerhini düşerek, komisyon kararını 11.05.2012 tarihinde imzaladığı, diğer bir deyişle, adı geçen komisyon üyesinin, ihale komisyonunun toplandığı ve karar aldığı tarihte komisyon toplantısında yer almamış olduğu anlaşılmıştır. Diğer yandan, başvuru sahibine gönderilen kesinleşen ihale kararında, ihale kararının 10.05.2012 tarihinde onaylandığı ve kesinleşen ihale kararının 10.05.2012 tarihinde başvuru sahibine elden teslim edildiği bilgilerinin yer aldığı, ancak yukarıda belirtildiği üzere, komisyon kararının 11.05.2012 tarihinde onaylandığı, bu durumda, istekliye gönderilen kesinleşen ihale kararında yer alan; komisyon kararının 10.05.2012 tarihinde onaylandığı ve aynı tarihte istekliye elden teslim edildiği yönündeki ifadelerin gerçeği yansıtmadığı tespit edilmiştir.

       İhale komisyonunun eksiksiz olarak toplanması gerektiği hususu, 4734 sayılı Kanunun emredici bir hükmü olup, anılan hükme riayet edilmemesinin açık bir hukuka aykırılık niteliği taşıdığı ve söz konusu aykırılığın ihale komisyonu kararının yok hükmünde olmasına yol açtığı sonucuna varılmıştır. Ayrıca, ihale komisyonu kararının alınması, onaylanması ve bildirilmesi sürecinde tesis edilen işlemler nedeniyle, 4734 sayılı Kanunun temel ilkelerinin zedelenmiş olduğu (bilhassa güvenirlik ilkesi) ve ihale sürecinin düzeltici işlemle ihya edilmesinin mümkün olmadığı, bu nedenle, incelemeye konu ihalenin iptal edilmesi gerektiği neticesine varılmıştır.