Noterce Onaylanmış Örneklerde Taşıması Gereken Şartlar

I.Giriş.

Kamu İhale Kanunu ile isteklilerin profesyonel anlamda  mevzuat bilgisine sahip olunması gerekmektedir.

Yazımızın konusunu,idarelerin ihaleye katılım şartı olarak belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini istendiğinden,bu örneğin Noterlik Kanunu açısından değerlendirilmesi yapılacaktır.

II.İkincil mevzuatı oluşturan Mal Alımı,Hizmet Alımı,Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 30,37,35 maddelerinde “Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Adayların veya isteklilerin, istenen belgelerin aslı yerine ön yeterlik veya ihaleden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen ve aslı kendilerine iade edilen belgelerin suretlerini de teklif veya başvurularına eklemeleri mümkündür. Adaylar veya istekliler tarafından bu yönde yapılacak başvuruların ihaleden önce idarenin yetkili personelince karşılanması zorunludur.

Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez.

Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesi çerçevesinde; Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri kabul edilir.

 Teklif kapsamında sunulan iş deneyim belgelerinin noter onaylı olanlarının asılları, ihale üzerinde kalan istekli tarafından sözleşme imzalanmadan önce idareye ibraz edilir.

……………………………………………………………………………………………………

Türkçe tercümelerinin istenildiği hallerde ise, yurt dışından sağlanan resmi belgeler ile idarece  ihale dokümanında belirlenen belgelerin tercümelerinin  Türkiye  Cumhuriyeti Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca onaylı olması şarttır. Apostille kaşesi taşıyan belgelerin tercümeleri ile Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca  onaylı olması şartı aranmayan belgelerden Türkçe tercümeleri istenenlerin tercümelerinin yeminli mütercimlerce yapılması ve noter onaylı olması zorunludur. “ hükmü bulunmaktadır.

III.1.1512 Sayılı Noterlik Kanunu’nun Noterlik İşlemlerinin Hükümleri başlıklı 82 nci maddesinde “Bu kanun hükümlerine göre belgelendirilen işlemler resmî sayılır.

Noterler tarafından bu kısmın ikinci bölümünün hükümlerine göre düzenlenmiş olan hukukî işlemler, sahteliği sabit oluncaya kadar geçerlidir.

Bu kısmın üçüncü bölümü hükümlerine göre noter tarafından yapılan imza onaylaması, onaylanan imzanın ilgiliye ait oluşunu belgelendirme niteliğinde bulunup, hukukî işlemlerin içindekileri kapsamaz. Bu işlemlerde imza ve tarih, sahteliği sabit oluncaya kadar geçerlidir.

İkinci ve üçüncü fıkra hükümleri dışında kalan noterlik işlemleri aksi sabit oluncaya kadar geçerlidir.” hükmü,

Belirli Bir Kısmın Örneğini Vermek başlıklı 96 ncı maddesinde “İlgili, getirdiği her çeşit kâğıdın tamamının veya bir kısmının örneğinin çıkarılmasını istediği takdirde, noter aslındaki şekli korumak şartı ile tamamını veya istenilen kısmı aynen yazar ve iş sahibine istediği kadar örnek verir.” hükmü,

Fotokopi ve Benzeri Usullerle Örnek Çıkarma başlıklı 98 inci maddesinde “Örnek, fotokopi veya benzeri usullerle de çıkarılabilir. Aslında bir bozukluk varsa, tasdik şerhinde açıklama yapılır.” hükmü yer almaktadır.

III.2.13/07/1976 tarih ve 15645 numaralı Resmi Gazetede yayınlanan Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin “Örnek ve Kimlere Verilebileceği “ başlıklı 94 ncü maddesinde “Örnek, noterlikte yapılmış bir işlemin veya ilgilisince ibraz olunan bir belgenin tamamının veya istenilen kısmının istenildiği kadar, yazı, fotokopi veya benzeri usullerle çıkartılarak aslının aynı olduğuna dair bir şerhi kapsayan ve noterliğin mührünü ve görevlinin imzasını taşıyan belgedir.

 Örneklerin kimlere verileceği Noterlik Kanununun 94 ve 95 inci maddeleri hükümleri uyarınca saptanır.” Hükmü ile,

“Örnek Verme Şekilleri “başlıklı 95 nci maddesinde.

“ a – İbrazdan örnek:

İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır.

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.”

b – Daireden örnek:

“ O noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir.

Cilt bentte saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkarılır, bunların altına (işbu örnek dairede saklı……………… tarih ve …………. yevmiye no.lu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konur. Bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilir. Örneğin birinci sayfasının baş tarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarası konur. Fazla çıkarılan nüsha dairede saklanır.

Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır.”

c – Yabancı dilde yazılı kağıttan örnek:

“Örneği istenen kağıt yabacı dilde yazılmış ise, evvela bu kağıt usulünce tercüme olunur. Sonra, yabancı dildeki kağıdın örneği çıkartılıp gerekli şerh verilmek suretiyle onaylanır. Ayrıca, gerek ilgilisine verilen, gerekse dairede saklanan nüshalara tercüme edilmiş nüshaların birer adedi de eklenir”

d – Yazıdan başka usullerle örnek çıkarma:

“İlgili ister veya noter gerekli görürse fotokopi, teksir makinası, fotoğraf veya benzeri usullerle de örnek çıkartılabilir.”

e – Başka bir noterlikten örnek getirtme (Aracılık).

“Giderleri başvurulan notere verilmek sureti ile ve bu noterlik aracılığı ile diğer bir yerdeki noterlikten de bir işlemin örneği getirtilebilir.

Bu gibi hallerde, başvurulan noter, diğer yerdeki notere ilgilinin isteğini bir yazı ile bildirmekle beraber, acele hallerde telgraf, teleks veya telefonla da durumu haber verir ve yazının gönderildiğini de açıklar”. Hükmü bulunmaktadır.

IV.Sonuç.

İkincil mevzuatı oluşturan Mal Alımı,Hizmet Alımı,Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 30,37,35 maddelerinde, idarelerin ihaleye katılım şartı olarak belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini istendiğinden yukarıda ayrıntılı olarak sayılan hususları özetlersek;

1-İdareler tarafından kabul edileceği karar altına alınan,isteklilerin, istenen belgelerin aslı yerine ön yeterlik veya ihaleden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen örnekler, Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95 / b maddesinde” daireden örnek verme” tabiri ile düzenlenen (noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir.) uygulama Kamu İhale Kanunun açısından aranacak özelliktir.

Bu noter uygulamasında ;

1.1-Noterlikte yapılmış bir işlemin çoğaltılıp ilgilisine kopyasının verilmesi durumunda,işbu örnek dairede saklı……………… tarih ve …………. yevmiye no.lu aslının veya nüshasının aynıdır, şerhi konur.

1.2-Örneğin birinci sayfasının baş tarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarası konur.

1.3-Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır.

Şeklinde yapılır.

2-Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez düzenlemesi ile Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95 / a ” İbrazdan örnek” maddesiyle düzenlenen (İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.) bu uygulama Kamu İhale Kanunu açsından kabul edilmemektedir.

 Burada;

2.1- İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

2.2-İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

2.3-İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

3-Apostille kaşesi taşıyan belgelerin tercümeleri ile Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca  onaylı olması şartı aranmayan belgelerden Türkçe tercümeleri istenenlerin tercümelerinin yeminli mütercimlerce yapılması ve noter onaylı olması zorunludur, Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95 / c maddesinde“Yabancı dilde yazılı kağıttan örnek” uygulaması düzenlemesiyle ;

3.1- Örneği istenen kağıt yabacı dilde yazılmış ise, evvela bu kağıt usulünce tercüme olunur.

3.2- Yabancı dildeki kağıdın örneği çıkartılıp gerekli şerh verilmek suretiyle onaylanır.

3.3- Gerek ilgilisine verilen, gerekse dairede saklanan nüshalara tercüme edilmiş nüshaların birer adedi de eklenir.

4.Konuya ilişkin Kamu İhale Kurulu Kararlarında;

4.1.28.12.2006 tarih ve 2006/UY.Z-3333 kararında “………………………………………İhale dosyasının incelenmesi neticesinde, başvuru sahibinin teklifi kapsamında sunduğu imza sirkülerinin noter tarafından örneği çıkarılan ve aslı gibidir şerhini taşıyan resmi belgenin fotokopisi olduğu, ancak aslı gibidir şerhini taşıyan resmi belgenin idare tarafından görülerek fotokopisi üzerine 15/11/2006 tarihinde aslı gibi olduğuna yönelik şerh düşüldüğü, buna rağmen tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgenin idarece işe ait idari şartnamenin 7.6.2 maddesindeki “Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.” düzenlemesine dayanılarak suretin sureti olduğu gerekçesiyle uygun bulunmadığı tespit edilmiştir.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 35 inci maddesinin ikinci fıkrası ile idari şartnamenin 7.6.2 maddesinde yer alan düzenleme noterlerde yapılan işlemlere yönelik bir düzenleme olup, noterlerce aslı görülmeden sureti veya fotokopisi görülerek onaylanan belgelerin teklif kapsamında sunulamayacağı ile ilgilidir. Noterlik Kanunu’nun 82 nci maddesinin birinci fıkrasına göre sadece noterlerce düzenlenen belgeler değil, noterlerce aslı görülerek aslının aynı olduğu onaylanan belgeler de resmi sayılır ve Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 35 inci maddesinin ikinci fıkrası gereğince teklif kapsamında sunulabilir. Dolayısıyla teklif kapsamında sunulduğunda kabul edilmesi gereken bir belge fotokopisiyle beraber sunulduğunda, idarece fotokopi üzerine aslının aynı olduğu yönünde bir şerh düşülerek belgenin kendisi teklif sahibine iade edilmişse, Yönetmeliği’nin 35 inci maddesinin birinci fıkrası gereğince bu belge geçerli bir belge olarak kabul edilmesi gerekir. Bu nedenle idarece başvuru sahibinin sunduğu imza sirkülerinin kabul edilmemesi yukarıda anılan mevzuat hükümlerine aykırıdır.”

---