İhale üzerinde bırakılan isteklinin veya diğer isteklilerin ihale kapsamında sunmuş olduğu belgelerin birer örneği diğer isteklilerce istenebilir mi?

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

 İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır” hükmüne,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde ise “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve  değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36’ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı  ile  birim  fiyat teklif  cetvellerinde  aritmetik  hata  bulunup  bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmüne yer verilmiştir.

Diğer taraftan, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu’nun “Yayımlanmış veya kamuya açıklanmış bilgi veya belgeler” başlıklı 8’inci maddesinde “Kurum ve kuruluşlarca yayımlanmış veya yayın, broşür, ilân ve benzeri yollarla kamuya açıklanmış bilgi veya belgeler, bilgi edinme başvurularına konu olamaz. Ancak, yayımlanmış veya kamuya açıklanmış bilgi veya belgelerin ne şekilde, ne zaman ve nerede yayımlandığı veya açıklandığı başvurana bildirilir.”  hükmüne,

Anılan Kanun’un “İtiraz usulü” başlıklı 13’üncü maddesinde “Bilgi edinme istemi reddedilen başvuru sahibi, yargı yoluna başvurmadan önce kararın tebliğinden itibaren onbeş gün içinde Kurula itiraz edebilir. Kurul, bu konudaki kararını otuz iş günü içinde verir. Kurum ve kuruluşlar, Kurulun istediği her türlü bilgi veya belgeyi onbeş iş günü içinde vermekle yükümlüdürler. Kurula itiraz, başvuru sahibinin idarî yargıya başvurma süresini durdurur.” hükmüne,

Yine anılan Kanun’un “Ticari sır” başlıklı 23’üncü maddesinde ise “Kanunlarda ticarî sır olarak nitelenen bilgi veya belgeler ile, kurum ve kuruluşlar tarafından gerçek veya tüzel kişilerden gizli kalması kaydıyla sağlanan ticarî ve malî bilgiler, bu Kanun kapsamı dışındadır.” hükmüne yer verilmiştir.

Ayrıca, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinde Kamu İhale Kurumunun görevleri arasında, ihalelerin başlangıcından sözleşmenin imzalanmasına kadar olan süreç içerisinde idarece yapılan işlemlerin anılan Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olmadığına ilişkin şikâyetleri inceleyerek sonuçlandırmak sayılmıştır.

Bu çerçevede, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu’nun ilgili hükümleri değerlendirildiğinde; ihale işlem dosyası kapsamında isteklilerce sunulan bilgi ve belgelerin birer örneğinin, talepleri halinde diğer isteklilere verilebileceğine dair kamu ihale mevzuatında herhangi bir hükmün bulunmamaktadır. Buna karşılık 4982 Sayılı Kanun uyarınca bilgi edinme hakkı kapsamında istenen bilgi ve belgelerin birer örneğinin  ticari sır niteliğinde olduğu gerekçesiyle idarelerce verilmemesi durumunda ise, bu hususa yönelik itiraz Kamu İhale Kurumunun görev alanına girmemekte ve KİK böyle bir itirazı reddetemektedir. 4982 Sayılı Kanun’un 13’üncü maddesi uyarınca Bilgi Edinme Değerlendirme Kuruluna yapılır ve kurul verilmesine karar verirse idare yerine getiririr. 

Bu kapsamda, ihale üzerinde bırakılan isteklinin veya diğer isteklilerin ihale kapsamında sunmuş olduğu  belgelerin birer örneğinin, İdare tarafından başvuru sahibi istekliye verilmemesi işleminin, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’na herhangi bir aykırılık bulunmadığı ve idareye yapılacak böyle bir başvurunun yukarıdaki açıklanan gerekçelerle reddedilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.