Numune değerlendirme işleminde komisyon nasıl oluşturulmalıdır?

Anka Tem. Maddeleri ve Hiz. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kars Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/196201 İhale Kayıt Numaralı “İl Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşlarımız İçin Temizlik Malzemesi Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kars Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından 11.04.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İl Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşlarımız İçin Temizlik Malzemesi Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Anka Tem. Maddeleri ve Hiz. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin 28.04.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.04.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 09.05.2022 tarih ve 22045 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 09.05.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/494 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, doküman düzenlemelerinde numuneler üzerinden puanlama yapılacağı belirtilmediği halde idare tarafından numune puanlaması yapılarak ihalenin Yeni Kayalar Tem. Ür. Yem. Hiz. Züc. Gıda Paz. Hayv. İnş. Taah. İth. İhrac. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, anılan istekli tarafından numune değerlendirmesine esas olmak üzere sunulan tuvalet kağıdı ve kağıt havlunun Teknik Şartname gereklerini karşılamadığının açık olduğu, İdari Şartname’nin 35’inci maddesi gereğince ihalede en avantajlı teklifin teklif edilen fiyatların en düşüğü olacağının belirtildiği, dolayısıyla ihalenin kendileri üzerinde bırakılması gerektiği iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.” hükmü,

Aynı Kanun’un “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…
9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

…

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir. …” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması yer almaktadır.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: İl Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşlarımız İçin Temizlik Malzemesi Alımı İşi

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı: Kars Engelsiz, Yaşam, Bakım, Rehabilitasyon ve Aile Danışma Merkezi Müdürlüğü için 48 kalem; Kars Huzurevi, Yaşlı, Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü için 59 kalem temizlik malzemesi alımı işi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Kuruluşlarımıza teslim edilecektir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6.

İhale tarih ve saatinde tedarik edilecek olan mal ve malzemeler için numune getirilmesi zorunludur. Numune vermeyen yüklenicinin teklifi edilmeyecektir.

7.6. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.6.1 Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Kullanılacak malzemeler ulusal kanallarda reklamı yapılan, piyasada genel kabul görmüş kalitede, Sağlık Bakanlığı izinli ve ürün standardına göre etiketlenmiş olacaktır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Bu ihaledeki kısım sayısı 2 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;

Bu ihaledeki kısım sayısı 2’dir

1- Kars Engelsiz Yaşam, Bakım, Rehabilitasyon ve Aile Danışma Merkezi Müdürlüğü

2-Kars Huzurevi, Yaşlı, Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü” düzenlemesi yer almaktadır.

Aynı Şartname’nin ekinde aşağıda aktarılan tabloya yer verildiği görülmüştür.

Teknik Şartname’nin “İstenen Ürünlerin Genel Özellikleri” başlıklı 2’nci maddesinde “… 2.3) Kullanılacak malzemeler ulusal kanallarda reklamı yapılan piyasada genel kabul görmüş kalitede, Sağlık Bakanlığı izinli ve ürün standardına göre etiketlenmiş olacaktır.” düzenlemesinin yer aldığı ve aynı Şartname’nin 3’üncü maddesinde alınacak ürünlerin teknik özelliklerine yer verildiği görülmüştür.

 İncelemeye konu ihalenin Kars Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü’ne bağlı kuruluşlar için temizlik malzemesi alımı işi olduğu, iki kısımdan oluşan ihale kapsamında 1. kısım için (Kars Engelsiz Yaşam, Bakım, Rehabilitasyon ve Aile Danışma Merkezi Müdürlüğü) 48 kalem, 2. kısım (Kars Huzurevi, Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü) için 59 kalem olmak üzere toplam 107 kalem temizlik malzemesi alınacağı, İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde isteklilerin teklifleri ile birlikte alıma konu ürünler için numune getirmelerinin istendiği anlaşılmıştır.

İdare tarafından hazırlanan numune değerlendirme tutanağında; 3 istekli tarafından numune tesliminin tam ve eksiksiz yapıldığı, bu kapsamda ihale üzerinde bırakılan Yeni Kayalar Tem. Ür. Yem. Hiz. Züc. Gıda Paz. Hayv. İnş. Taah. İth. İhrac. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu 3 kalem ürünün, Durmazlar Tem. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu 9 kalem ürünün, başvuru sahibi Anka Tem. Mad. ve Hiz. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu 16 kalem ürünün Teknik Şartname’nin 2.3’üncü ve İdari Şartname’nin 7.7.1’inci madde düzenlemelerine uygun olmadığı tespitinin yer aldığı, tutanağın idare tarafından görevlendirilen kişiler tarafından imzalandığı, anılan kişilerin ihale komisyonu üyesi olarak belirlenen kişiler arasında bulunmadığı anlaşılmıştır.

Anılan tutanak incelendiğinde; Yeni Kayalar Tem. Ür. Yem. Hiz. Züc. Gıda Paz. Hayv. İnş. Taah. İth. İhrac. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan ve numune değerlendirme komisyonu tarafından uygun bulunmayan 2 adet numunenin (tuvalet kağıdı ve havlu kağıt) ihalenin birinci ve ikinci kısmına, 1 adet numunenin (çöp kovası) ihalenin ikinci kısmına konu alım kapsamında yer aldığı, Anka Tem. Mad. ve Hiz. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan ve numune değerlendirme komisyonu tarafından uygun bulunmayan 8 adet numunenin ihalenin birinci kısmına konu alım, 6 adet numunenin ise ihalenin ikinci kısmına konu alım kapsamında yer aldığı,  Durmazlar Tem. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan ve numune değerlendirme komisyonu tarafından uygun bulunmayan 4 adet numunenin ihalenin birinci kısmına konu alım, 5 adet numunenin ise ihalenin ikinci kısmına konu alım kapsamında yer aldığı görülmüştür.

İhalenin 1’inci kısmına ilişkin olarak alınan 18.04.2022 tarihli ve 1 no’lu ihale komisyonu kararında “İkinci oturumda komisyonumuzca Numune Kontrol Komisyonu nezdinde hazırlanmış olan Numune Kontrol ve Değerlendirme Tutanağı incelenmiş olup, ekonomik açıdan en uygun birinci teklif sunan istekli Anka Tem. Mad. ve Hiz. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. olmasına rağmen Numune Kontrol Komisyonu değerlendirmesi neticesinde sunmuş olduğu numunelerin %80’in altındakilerin teknik şartnameye uygun olduğu; ekonomik açıdan en uygun ikinci teklif sunan Yeni Kayalar Tem. Ür. Yem. Hiz. Züc. Gıda Paz. Hayv. İnş. Taah. İth. İhrac. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin sunmuş olduğu numunelerin %95’inin teknik şartnameye uygun olduğu; Durmazlar Tem. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti. isimli isteklinin numunelerinin %87’sinin teknik şartnameye uygun olduğu tespit edilmiştir. İhalenin uygunluk çoğunluğu bulunan Yeni Kayalar Tem. Ür. Yem. Hiz. Züc. Gıda Paz. Hayv. İnş. Taah. İth. İhrac. San. ve Tic. Ltd. Şti.de bırakılmasına
Oybirliği ile karar verilmiştir.” ifadelerine yer verildiği ve anılan kısmın Yeni Kayalar Tem. Ür. Yem. Hiz. Züc. Gıda Paz. Hayv. İnş. Taah. İth. İhrac. San. ve Tic. Ltd. Şti. uhdesinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Bununla birlikte ihalenin 2’nci kısmına ilişkin olarak alınan 18.04.2022 tarihli ve 2 no’lu ihale komisyonu kararında da ekonomik açıdan en avantajlı teklifi sunan Yeni Kayalar Tem. Ür. Yem. Hiz. Züc. Gıda Paz. Hayv. İnş. Taah. İth. İhrac. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin %95 uygunluk oranıyla doküman düzenlemelerine en uygun numuneleri sunduğu ifade edilerek anılan kısmın da Yeni Kayalar Tem. Ür. Yem. Hiz. Züc. Gıda Paz. Hayv. İnş. Taah. İth. İhrac. San. ve Tic. Ltd. Şti. uhdesinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

 Numune değerlendirmesine dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; numune değerlendirmesinin İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenip belirlenmediği, İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirleme yapıldıysa idarece, numune değerlendirmesi ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve numune değerlendirme tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvuru sonuçlandırılmaktadır.

Numune değerlendirmesine ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir. Bu anlamda idarelerce yerine getirilmesi beklenen bir diğer sorumluluk ise numune değerlendirme tutanağında yer alan tespitlerin ihale komisyonu kararına esas teşkil etmesi, ihale komisyonu kararlarının bu kapsamda düzenlenen tutanak doğrultusunda alınması gerektiği hususudur.

Yapılan incelemede, İdari Şartnamane’nin 7.5.6’ncı maddesi gereğince numune sunan 3 isteklinin de ihalenin birinci ve ikinci kısımlarına teklif verdikleri, idare tarafından yapılan numune değerlendirmesi sonucunda her 3 isteklinin çeşitli sayıdaki numunelerinin ihalenin birinci ve ikinci kısımlarına aykırılıklar taşıdığı tespiti doğrultusunda ihalenin “numunelerin doküman düzenlemelerine uygunluk çoğunluğu” gözetilerek sonuçlandırıldığı, numuneleri doküman düzenlemelerini karşılamadığı tespit edilen bahse konu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılması gerekirken idare tarafından numune uygunluğu en yüksek istekli tespit edilmek suretiyle değerlendirme yapıldığı ve bu değerlendirme neticesinde ihalenin her iki kısmının da Yeni Kayalar Tem. Ür. Yem. Hiz. Züc. Gıda Paz. Hayv. İnş. Taah. İth. İhrac. San. ve Tic. Ltd. Şti. uhdesinde bırakıldığı, bu haliyle ihale komisyonu kararının numune değerlendirme tutanağında yer verilen tespitler gereğince oluşturulmadığı anlaşılmıştır.

Öte yandan, 4734 sayılı Kanun’un 6’ncı maddesi uyarınca ihale sürecinde gerçekleştirilen işlemlerin ihale komisyonu yoluyla yerine getirilmesi gerekmekte olup, teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’yi karşılayıp karşılamadığının tespitinin numune değerlendirilmesi yoluyla yapılacağı belirlenen ihalelerde,  numune değerlendirmesi işlemlerinin sonucunda düzenlenen numune değerlendirme tutanağında ihale komisyonunun en az bir üyesinin imzasının bulunması gerekmektedir.  

 Yapılan incelemede, idare tarafından numunelerin değerlendirilmesine ilişkin olarak oluşturulan 3 kişilik muayene ve teslim alma komisyonunun ihale komisyonu üyeleri haricindeki kişilerden oluştuğu, incelemeye konu numune değerlendirme tutanağında da aynı kişilerin imzalarının bulunduğu dolayısıyla başvuruya konu ihalede numune değerlendirme işlemlerinin mevzuata aykırı olarak ihale komisyonu üyeleri haricinde personel eliyle gerçekleştirildiği tespit edilmiştir.

 Sonuç olarak, ihale komisyonu kararına dayanak teşkil eden numune değerlendirme işleminin ihale komisyonu üyelerince yerine getirilmediği, dolayısıyla usulüne uygun biçimde düzenlenmemiş numune değerlendirme tutanağında yer alan tespitler ile değerlendirme yapılamayacağı anlaşıldığından numune değerlendirme işlemlerinin ihale komisyonu üyelerinden en az birisinin katılımıyla yeniden gerçekleştirildikten sonra tutanağa bağlanması, akabinde alınacak ihale komisyonu kararının da anılan tutanakta yer alan tespitler doğrultusunda alınması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, numune değerlendirme işlemlerinin ihale komisyonu üyelerinden en az birisinin katılımıyla yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.