Sarf malzemesi alımında numune değerlendirmesinin ihale komisyonunca (teknik üye) yapılması gerektiği hk.

… Tıbbi Aletler İnş. San. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü Kartal Dr. Lütfi Kırdar Şehir Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/380791 İhale Kayıt Numaralı “12 Kalem Sarf Malzeme Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü Kartal Dr. Lütfi Kırdar Şehir Hastanesi Başhekimliği tarafından 20.04.2022 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “12 Kalem Sarf Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak … Tıbbi Aletler İnş. San. Tic. Ltd. Şti.nin 05.05.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.05.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.05.2022 tarih ve 23551 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 18.05.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/519 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, taraflarınca 7 ve 8’inci kısım için ayrı ayrı olarak İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesine uygun numunenin teslim edildiği, numunelerin Teknik Şartname’ye uymadığı gerekçesi ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, şikayete verilen cevapta malzemenin bulaşıcı hastalığı olan bir hastada kullanıldığı, tıbbi atık kutusuna atıldığı ve yeni bir değerlendirmeye ihtiyaç duyulmadığının ifade edildiği, numune üzerinde değerlendirme yapılabilecek unsurların ilk değerlendirmeyi yapan komisyon tarafından ortadan kaldırıldığı, bağımsız bir laboratuvarda değerlendirme yapılmasına müsaade etmeyecek şekilde işlem tesis edildiği, numune olarak saklanması gereken bir malzemenin bulaşıcı hastalığı olan bir vakada kullanarak ortadan kaldırılmasının tüm süreci engellediği, bu yolla şahit olarak saklanması gereken malzemelerin ortadan kaldırılarak itiraz, muayene, raportör incelemesi gibi tüm süreçlerin engellendiği, numune değerlendirmesinin yapıldığı gün, tarih ve hastanın hastaneye başvurusunun, müdahale anında teknik değerlendirmede imzası bulunan kişilerin orada olup olmadığının, bulaşıcı hastalıktan tüm sağlık personelinin korunması açısından gerekli ortam ve malzemenin kullanılıp kullanılmadığının, malzemelerin kullanıldığı iddia edilen hastanın bilgilerinin tespit edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

  Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

 b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

…

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde;

“(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir…

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir.

Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir.

İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir.

Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir.

 İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır.

Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır…” açıklaması,

Anılan Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması,

İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: 12 KALEM SARF MALZEME ALIMI İHALESİ

b) Varsa kodu:

c)Miktarı ve türü:

12 KALEM SARF MALZEME ALIMI İHALESİ

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: T.C. Sağlık Bakanlığı Kartal Dr. Lütfi Kırdar Şehir Hastanesi – Medikal Depo Birimi

d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6. 1- İstekliler ihale saatine kadar Medikal Depo Birimine tutanakla teklif ettikleri her bir kalem için ayrı ayrı numune teslim edeceklerdir. İstekliler Numune teslim tutanağının bir örneğine ihale teklif zarfında yer vereceklerdir. Ayrıca numunelerin üzerinde firma adı, hangi kaleme ait olduğu (kalem numarası) kesinlikle yazılmalıdır. Numuneler kutu içerisinde teslim edilecek ve ihale sıra numarasına göre sıralanacaktır. Malzeme, orjinal ambalajında teslim edilmelidir. Ambalajlar üzerinde son kullanma tarihi ve teknik özellikleri, ÜTS/UBB numaraları belirtilmelidir. Numunenin şartnameye uygunluk aşamasında denenmesi veya kullanılması halinde numune için ayrıca ücret ödenmeyecektir.

2) İsteklilerin teklif dosyasında verdikleri ÜTS/UBB numarası ile komisyona teslim ettikleri malzemelerin üzerindeki ÜTS/UBB numaralarının aynı olması gerekmektedir…” düzenlemesi,

Dermatom Bıçağı Teknik Şartnamesi’nin 9’uncu maddesinde “Ürün numune değerlendirmesi esnasında cihaz bıçak uygunluğu ve bıçak keskinliği ayrıca değerlendirilecektir.” düzenlemesi,

El Dermatom Bıçağı Teknik Şartnamesi’nin 8’inci maddesinde “Ürün numune değerlendirmesi esnasında cihaz bıçak uygunluğu ve bıçak keskinliği ayrıca değerlendirilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

  25.04.2022 onay tarihli ihale komisyonu kararına göre, 12 kısımda gerçekleştirilen ihalede 8 adet ihale dokümanı indirildiği ve söz konusu ihaleye 4 isteklinin katıldığı, 1, 6, 9, 10, 11 ve 12’nci kısımların teklif verilmemesi sebebiyle iptal edildiği, başvuru sahibi … Tıbbi Aletler İnş. San. Tic. Ltd. Şti.nin 7’nci kısma yönelik teklifinin numunenin Teknik Şartname’nin 8’inci maddesine, 8’inci kısma yönelik teklifinin ise numunenin Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesine uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, 8’inci kısmın geçerli teklif bulunmaması sebebiyle iptal edildiği, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin 2, 3 ve 4’üncü kısımlarda ……..Pazarlama İmalat İthalat İhracat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat düzenlemelerinden mal alımı ihalelerinde yeterlik kriteri olarak tedarik edilecek malların numunelerinin istenebileceği, numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığının kontrol edileceği ve değerlendirme sonucundaki kararın gerekçeli olması gerektiği anlaşılmaktadır.

İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde yer alan düzenlemelerden ise başvuruya konu ihale kapsamında tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında numune değerlendirilmesi yapılacağı anlaşılmaktadır.

Numune değerlendirmesine dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece numune ile ilgili işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve numune tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması gerekmektedir.

Zira numune değerlendirmesine ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirmesinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir.

İhale işlem dosyası incelendiğinde, el dermatom bıçağına ilişkin tutanakta “Yanık ve Yara Merkezi Ameliyathanesinde 20/04/2022 tarihinde yanık hasta B.A.nın, tanjansiyel eksizyon ve deri greftleme ameliyatında … TIBBİ ALETLER LTD.STİ. MARKA el dermatom bıçağı kullanılmıştır. Deneme için açılan el dermatom bıçağının şartnamenin 8. Maddesine göre bıçakların keskinliğinin uygun olmadığı görülmüştür. İş bu durum bildirir tutanaktır.” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

Dermatom bıçağına ilişkin tutanakta ise “Yanık ve Yara Merkezi Ameliyathanesinde 20/04/2022 tarihinde yanık hasta B.A.nın, tanjansiyel eksizyon ve deri greftleme ameliyatında … TIBBİ ALETLER LTD. STİ. MARKA dermatom bıçağı kullanılmıştır. Deneme için açılan Dermatom bıçağının şartnamenin 9. Maddesine göre bıçakların keskinliğinin uygun olmadığı görülmüştür. İş bu durum bildirir tutanaktır.” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

Bahse konu tutanaklardaki imzalar ihale komisyonu üyelerine ait olmamakla birlikte, “12 Kalem Sarf Malzeme Alımı” başlıklı belgede 7 ve 8’inci kısma teklif veren başvuru sahibi … Tıbbi Aletler İnş. San. Tic. Ltd. Şti.nin numune sonucunun uygun olmadığının, 7’nci kısım için teklif veren diğer isteklinin numune sonucunun ise uygun olduğunun ifade edildiği ve ilgili belgede ihale komisyonu 2 uzman üyesinin imzasının bulunduğu tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin şikayeti üzerine idare tarafından raportör görevlendirildiği, ilgili raportör raporunda “Yara ve Yanık Tedavi Merkezinde kullanılmak üzere 12 kalem sarf malzeme alımı ihalesine istinaden numune olarak gönderilen 1 adet el dermatomu bıçağı, merkezde tedavisi devam eden yanık hastası ameliyatında kullanılmıştır. Kullanımla İlgili tutanak idareye gönderilmiştir. Kullanılan hastanın kan yoluyla bulaşıcı hastalığı olması nedeniyle malzeme delici kesici tıbbi atık kutusuna atılmıştır. Arzu edilirse ürünle aynı seriden diğer ürünler temin edilerek bağımsız kuruluşlara analiz yaptırılabilir.” ifadesinin yer aldığı görülmüştür.

Öte yandan, ihale işlem dosyasındaki 13.04.2022 tarihli Olumsuz Olay Bildirim Formu’nda 04.04.2022 tarihinde doğrudan temin yöntemiyle … Tıbbi Aletler İnş. San. Tic. Ltd. Şti.den temin edilen “Delicate Surgical” marka el dermatom bıçağının uygun olmadığına yönelik tespit yapıldığı görülmüştür. İhale işlem dosyasında yer alan ve bahse konu Olumsuz Olay Bildirim Formu’na ilişkin olduğu değerlendirilen tutanakta “Yanık ve Yara Merkezi Ameliyathanesinde 08/04/2022 de yanık yoğun bakımda yatan hasta Ö.B.nin, yanık eskarektomi ameliyatında … TIBBİ INS. SAN. TİC. LTD. STI. Firma ….MARKA el dermatom bıçağı kullanılmıştır. Açılan bıçakların çoğu yeterli keskinlikte olmadığı için yanık defekt alanlarına yapılan tanjansiyel eksizyonunda nekrotik dokuları almamaktadır, çevresindeki sağlam dokuları almaktadır. Nekrotik dokuları temizleyemediğimizden dolayı istediğimiz sonucu alamamaktayız. Bu nedenle ameliyat anında pek çok bıçak açılmakta buda sarfiyatı olması gerekenden çok fazla arttırmaktadır. İş bu durum bildirir tutanaktır.” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

Olumsuz Olay Bildirim Formu’ndan bahse konu ihale öncesinde başvuru sahibi istekliden doğrudan temin yöntemiyle el dermatom bıçağı temin edildiği, ancak temin edilen malzemenin uygun olmadığına yönelik tespit yapıldığı anlaşılmaktadır. Bahse konu alım sonrası gerçekleştirilen başvuruya konu ihale kapsamında da aynı isteklinin aynı malzemesine yönelik numune değerlendirmesinin uygun bulunmadığı anlaşılmaktadır.

Başvuruya konu itirazen şikayet dilekçesinde temel uyuşmazlık konusunun numune değerlendirmesine ilişkin olduğu, idare tarafından tesis edilen numune değerlendirmesi işlemlerinin tutanak altına alındığı, gerekçelendirildiği ve ihale komisyonu 2 uzman üyesi tarafından imza altına alındığı, öte yandan numune değerlendirmesine ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin numune değerlendirmesinde yetki ve sorumluluğun ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olduğu, ayrıca teklif değerlendirmesindeki tek kullanımlık numunenin üçüncü bir kişi tarafından yeniden incelenmesinin de fiilen mümkün bulunmadığı anlaşılmış olup, bu haliyle idarenin tesis ettiği işlemde kamu ihale mevzuatına aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Ayrıca başvuru sahibi tarafından “bağımsız bir laboratuvarda değerlendirme yapılmasına müsaade etmeyecek şekilde işlem tesis edildiği” iddiasında bulunulsa da, numune değerlendirmesinde yapılan tespitlerin hangi gerekçeler ile hatalı olduğuna yönelik herhangi bir somut delilin ortaya koyulmadığı, bu açıdan başvuru sahibinin numunesinin muhafaza edilmemesinin esasa etkili bir sonuç doğurmadığı anlaşılmış olup, anılan iddianın da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.