Banka referans mektubunun, banka tarafından “aslı gibidir” yapılmış sureti kabul edilebilir mi?

Toplantı No

: 2015/053

Gündem No

: 10

Karar Tarihi

: 09.09.2015

Karar No

: 2015/UH.II-2441

Şikayetçi: 

D…ş Medikal İnşaat Gıda Elektronik Tekstil Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi 

İhaleyi Yapan Daire: 

Kayseri Kamu Hastane Birliği Sağlık Bakanlığı Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

26.08.2015 / 72774 

Başvuruya Konu İhale: 

2015/89834 İhale Kayıt Numaralı "Sonuç Puan Karşılığı Biyokimya Laboratuvarları Kan Sayım Cihazları Geçici Temin İşi" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

Karar: 

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:    

Başkan V. II. Başkan: Kazım ÖZKAN  

Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hamdi GÜLEÇ, Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

D…ş Medikal İnşaat Gıda Elektronik Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi,

Fatih Mah. Bozantı Cad. Divan Sitesi No: 30/2 Kocasinan/KAYSERİ

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kayseri İli Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği,

Sanayi Mahallesi Atatürk Bulvarı No: 87 38010 Kocasinan/KAYSERİ

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/89834İhale Kayıt Numaralı “Sonuç Puan Karşılığı Biyokimya Laboratuvarları Kan Sayım Cihazları Geçici Temin İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

            Kayseri İli Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği tarafından 14.08.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Sonuç Puan Karşılığı Biyokimya Laboratuvarları Kan Sayım Cihazları Geçici Temin İşi” ihalesine ilişkin olarak D…ş Medikal İnşaat Gıda Elektronik Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinin 19.08.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 21.08.2015 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 26.08.2015 tarih ve 72774 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.08.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2015/2188 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, sundukları banka referans mektubunun, banka tarafından “aslı gibidir” yapılmış sureti olduğu gerekçesiyle idarece tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı, zira anılan banka referans mektubunun D…bank A.Ş. tarafından genel merkez üzerinden sistemsel olarak onayının yapılarak Çağlayan Şubesi tarafından “aslının aynısı” ibaresi ile yetkili iki kişi tarafından ıslak imzalı olarak hazırlandığı, dolayısıyla mevzuata uygun olarak düzenlenmiş bir belge sunulduğu iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

            İncelemeye konu ihalenin Kayseri İli Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği tarafından 14.08.2015 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Sonuç Puan Karşılığı Biyokimya Laboratuvarları Kan Sayım Cihazları Geçici Temin İşi” olduğu anlaşılmıştır.

            14.08.2015 tarihli ihale komisyonu kararında “…İdari Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7. maddesinin 7.7.1. sayılı alt maddesi “İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.” şeklinde düzenlenmiş olup; ihaleye 2 sıra no ile teklif veren D…ş Medikal İnşaat Gıda Elektronik Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi – M…s Diagnostik Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti. ortak girişiminin sunmuş olduğu banka referans mektubunun banka tarafından aslı gibidir yapılmış suretinin sunulduğundan teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına…” ifadelerine yer verilerek başvuru sahibinin teklifinin, banka referans mektubunun belgelerin sunuluş şekline uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

            İdarece gönderilen ihale işlem dosyası incelendiğinde, başvuru sahibi D…ş Medikal İnşaat Gıda Elektronik Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi – M…s Diagnostik Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığınca D…bank A.Ş. Ümraniye Ticari Merkez Şubesi tarafından özel ortak olan M…s Diagnostik Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti. adına düzenlenen ve şubenin iki yetkilisinin imzasını taşıyan 12.08.2015 tarihli ve 555 sayılı banka referans mektubunun, aynı bankanın Çağlayan Şubesi’nin iki yetkilisi tarafından “aslı gibidir” şerhi düşülerek imzalanmış suretinin sunulduğu görülmüştür.

            4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun ihaleye katılımda yeterlik kurallarının düzenlendiği 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinin (1) numaralı alt bendinde, isteklilerden ekonomik ve mali yeterliklerinin belirlenmesi için bankalardan temin edilecek isteklinin mali durumu ile ilgili belgelerin istenebileceği hüküm altına alınmıştır.

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarelerce belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak istenebileceği hükmü getirilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir…” hükmü,

            Aynı Yönetmelik’in “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34’üncü maddesinde “(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

            (2) Banka referans mektubuna ilişkin yeterlik kriterleri aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

            a) Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde; isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, teklif edilen bedelin % 10’undan az olamaz.

            …

            c) Yukarıdaki bentlerde belirtilen kriterler, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

            (3) İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir. Konsorsiyumda ise bu belgelerin her bir ortak tarafından, kendi kısmı için belirlenen yeterlik kriterini sağlayacak şekilde sunulması gerekir.

            (4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde“(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

…

(5) Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

(6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgelerin, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir…” hükmü bulunmaktadır.

            Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması yer almaktadır. 

İdari Şartname’nin “Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.4’üncü maddesinde  “7.4.1. İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7’nci maddesinde ise “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler…” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibince D…bank A.Ş. Ümraniye Ticari Merkez Şubesi tarafından düzenlenen banka referans mektubunun fotokopisinin, aynı bankanın bir başka şubesince “aslı gibidir” şerhi düşülerek iki yetkilisi tarafından imzalanmış suretinin sunulmuş olması durumunun, idarece isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekçesi olarak görülmesinde mevzuata uyarlık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Zira her ne kadar belgeyi düzenleyen D…bank A.Ş. Ümraniye Ticari Merkez Şubesi yetkililerinin imzaları ıslak imza değil ise de, belgeye “aslı gibidir” şerhi düşerek imzalayan D…bank A.Ş. Çağlayan Şubesi yetkilisinin imzasının ıslak imza olduğu, ayrıca yukarıda yer verilen Yönetmelik’in “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34’üncü maddesindeki “…(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü çerçevesinde adı geçen belgenin idarece teyit edilmesinin de mümkün olduğu anlaşılmıştır.

Kaldı ki başvuru sahibince idareye yapılan şikâyet başvurusuna ilişkin dilekçe ekinde anılan belgeyi düzenleyen D…bank A.Ş. Ümraniye Ticari Merkez Şubesi’nce yazılmış 17.08.2015 tarihli ve 566 sayılı bir yazı sunulduğu, söz konusu yazıda “…D…bank A.Ş. olarak Kurumumuz Genel Merkezi veya bağlı olan şubeler tarafından verilen banka referans mektubu, sistemimiz üzerinden online denetlenmekte olup, belgenin üzerinde aslı gibidir kaşesinin olması, belgenin suret olduğu anlamına gelmemekte olup bu belgeyi isteyen resmi kurumlar tarafından her ne surette olursa olsun tereddüt oluşması halinde Genel Merkezimiz veya ilgili şubemizden teyit istenebilir. Teyit istendiği takdirde, söz konusu belgeye Kurumumuz tarafından teyit verilecektir. Ayrıca Bankamızın Çağlayan Şubesinden alınan 12.08.2015 tarihli 555 nolu referans mektubu ile, şubemiz tarafından verilen 12.08.2015 tarihli 555 nolu referans mektupları arasında fark olmadığı teyit ederiz, iki evrak arasında form, biçim ve geçerlilik bakımından hiçbir farklılık olmadığını onaylarız…” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

Bu itibarla, başvuru sahibinin teklifinin idarece değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata uyarlık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi D…ş Medikal İnşaat Gıda Elektronik Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi – M…s Diagnostik Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.