İhale komisyonu üyeleri arasında olmayan kişi tarafından numune değerlendirmesine ilişkin tutanak hazırlanabilir mi?

Toplantı No

: 2012/001

Gündem No

: 103

Karar Tarihi

: 02.01.2012

Karar No

: 2012/UM.III-102

Şikayetçi: 

D… Sağlık Sadık Sezgin , Şhsan Bey Apt. No . 4 Kat : 3 Daire : 5 D… 

İhaleyi Yapan Daire: 

D… Üniversitesi Tıp Fakültesi, D… Ünıversıtesı Döner Sermaye Isletme Müdürlügü Kampüs 1 21280 D… 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

21.11.2011 / 49329 

Başvuruya Konu İhale: 

2011/101992 İhale Kayıt Numaralı "D.Ü. Hastanesi Merkez Eczane Biriminin 209 Kalem Malzeme Alımı" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

30.12.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.71.00.00-101.04-.M.[3884].(0169)./2012-56Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

            D… Üniversitesi Tıp Fakültesi Başhekimliği tarafından 25.08.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “D.Ü. Hastanesi Merkez Eczane Biriminin 209 Kalem Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak D… Sağlık-Sadık Sezgin’in 02.11.2011tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 11.11.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine,başvuru sahibinin 21.11.2011tarih ve 49329sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 18.11.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

1) Başvuru sahibinin birinci iddiası bakımından 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince ihalenin 35, 36, 37, 44 ve 45 inci kalemlerine ilişkin olarak düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Başvuru sahibinin 4734 sayılı Kanununun 17 nci maddesi ile ilgili iddiası bakımından 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

3) Şikâyet konusu kalemlerin toplam yaklaşık maliyet tutarına göre fazla yatırıldığı anlaşılan 2.306,00 TL’nın isteklinin yazılı talebi halinde iadesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Karar: 

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1.       35 inci mal kalemine ilişkin olarak teknik şartnamede yer alan daha fazla sırada zımba atabilen ürünlerin tercih edileceği şeklindeki düzenlemeye aykırı olarak ihale komisyonunca firmaları tarafından teklif edilen altı zımba atabilen ürün yerine başka bir firmanın teklif ettiği ürünün kabul edildiği; 36 ncı mal kalemininin 37 nci mal kalemi ile birlikte kullanılan bir ürün olması, idarenin bu ve daha önceki alımlarında değerlendirmelerini iki ürünün toplam fiyatı üzerinden yapmış olması ve kendilerinin 37 nci kaleme ilişkin şikâyetlerinin bulunması nedeniyle; başka bir firma üzerinde bırakılan işbu kaleme ilişkin düzeltici işlem kararı verilmesi gerektiği; 37 nci mal kalemine ilişkin olarak teklif ettikleri ürünün teknik şartnamede aranan şartları karşılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata aykırı olduğu, 44 üncü mal kalemine ilişkin olarak ihale üzerinde bırakılan firmanın teklif ettiği cihazın teknik şartnamenin zeyilname ile değiştirilen 12 nci maddesine aykırı olarak cihazda bıçağın Stapler kartuşu üzerinde bulunması gerekmesine karşın Stapler tabancalarında bıçak bulunmadığı; 45 inci mal kalemine ilişkin olarak bu kalem 44 üncü mal kalemi ile birlikte kullanıldığı için 44 üncü mal kaleminde ihale üzerinde kalan firmanın teknik şartnameyi karşılamaması nedeniyle bu kaleme ilişkin olarak da ihale üzerinde kalan firma ile sözleşme yapılmaması gerektiği;

1.       37 nci 44 üncü mal kalemlerine ilişkin olarak zeyilname talebinde bulunan ve ihale uhdesinde kalan firma hakkında Kamu İhale Kanununun 17 nci maddesinin uygulanıp uygulanamayacağının araştırılması gerektiği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1.       Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

İdarenin 11.11.2011 tarihli şikâyete cevap yazısında yalnızca şikâyete konu edilen 189 uncu iş kalemine ilişkin itirazın incelendiği ve uygun görülmediği belirtilmesine karşın ihale işlem dosyası içerisinde yer alan Göğüs Cerrahi Anabilim Dalı adına Prof. Dr. Ş… E… imzasını taşıyan ve Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne hitaben yazılan 25.11.2011 tarihli yazıda; “… 35. Sıra nolu kalem; Liner Stapler 70-80 mm

Fiyat olarak avantajlı firmanın vermiş olduğu numune incelenmiş olup, ürünün güvenli bir şekilde kapama yaptığı tespit edilmiştir. Yapılan teknik şartname incelemesinde numunenin uygunluğu görülmüş bu nedenden dolayı yapılan itiraz reddi uygundur.

36. sıra nolu kalem: Disposoble Düz Kapatıcı Kesici Stapler;

Fiyat olarak avantajlı olan firmanın vermiş olduğu numunenin incelenmesinde, numunenin teknik şartnameye uygun olduğu görülmüştür. İtirazın reddi uygun görüldü.

37. sıra nolu kalem:  Disposoble Düz Kapatıcı Kesici Stapler Kartuşu;

İtirazda bulunan ilgili firmanın ürünleri iki farklı ürün, iki farklı UBB ve iki farklı markanın birleşiminden oluşmaktadır. Firmanın böyle bir kaleme teklif vermesi mümkün değildir. Bu nedenle teknik şartnameye uygun değildir. İtirazın reddi uygun görüldü. (Belgeleri ektedir)

44. sıra nolu kalem: Liner Stapler Tabancası 100 mm;

Verilen numunelere göre teknik şartnamede belirtilen “bıçak stapler üzerinde olmalı ve her defasında kartuş ile birlikte değişmelidir” ibaresine her iki firmanın da ürünü uygun görülmüştür. Burada yazım hatası nedeni ile sehven “veya” yerine “ve” kelimesi yazılmıştır. Bu üründe fiyat avantajı esas alınmıştır. Bu nedenle yapılan itirazın reddi uygun görüldü.

45. sıra nolu kalem:

Verilen numune incelenmiş olup fiyat avantajı olan firmanın uygunluğu tespit edilmiştir. Fiyat avantajı esas alındığından reddi uygun görüldü.” ifadeleri yer almaktadır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17 nci maddesinde,

“…

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

…

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışındabaşka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

…”

Hükmü,

Anılan Yönetmeliğin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı   43üncü maddesinde,

“(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir.

…”

Hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliğinin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57 nci maddesinde,

“57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.”

Açıklamaları yer almaktadır.

Kuruma gönderilen ihale işlem dosyası içerisinde yer alan bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

Başvuru konusu ihaleye ilişkin idari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinin beşinci fıkrasının altıncı bendinde;

 “Teklif edilen kalemlere ait teknik şartnameye uygunluk yazısı, teknik şartnamede belirtilmişse numune veya katalog verilmesi gerekmektedir.”,

 “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” başlıklı 35 inci maddesinde;

“Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif edilen fiyatların en düşük olanıdır.”

Düzenlemeleri;

Teknik şartnamenin “Lineer stepler tabancası 75-80 mm” başlıklı 35 inci kalemine ilişkin 3 üncü maddesinde;

“Aynı anda en az dört sıra zımba atma, hem de bunların ortasını kesme işi yapmalıdır. Doku güvenliğinin sağlanması amacı ile daha fazla sırada zımba atabilen ürünler tercih edilecektir.”

Düzenlemesi,

“Disposable düz kapatıcı kesici stapler kartuş” başlıklı 37 nci iş kalemine ilişkin teknik şartnamenin 18 inci maddesinde;

“Yükleme ünitesi olarak verilecek stapler üzerinde hazır durumda zımba hattının güçlü ve sızıntı yapmasını engelleyecek absorbe olabilen biosyn veya Glyconer 631 hammaddeli üründen olan iki hafta doku desteği veren kılıf sistemi olmalıdır veya ürün doğal iyileşme sürecini bozmadan stapler hattını güçlendirmek için dizayn edilmiş olmalıdır.”

Düzenlemesi,

Aynı şartnamenin 2 nci maddesinde, “Ürün kartuş veya yükleme ünitesi olarak teklif edilmelidir.”

“Lineer stapler tabancası 100 mm” başlıklı 44 üncü iş kalemine ilişkin teknik şartnamenin 2 nci maddesinde,

“Lineer kesici stapler üzerindeki bıçak 410 veya 440 derece paslanmaz çelikten üretilmiş olmalı, bıçak stapler üzerinde olmalı ve kartuş ile her defasında değişmelidir.”

Düzenlemesi yer almaktadır.

Ayrıca ihale işlem dosyasında şikâyet konusu iş kalemlerine ilişkin teknik şartnamelerden, sadece 37 nci iş kalemi ile ilgili olarak isteklilerin numune sunmaları istendiği anlaşılmakla birlikte, diğer iş kalemlerinde böyle bir düzenleme yapıldığına ilişkin bilgi bulunmamaktadır.

Birim fiyat teklif cetvelinde şikayet konusu 35 inci iş kalemi“Lineer cutter stapler 75-80 mm”; 36 ncı iş kalemi “Disposable düz kapatıcı kesici stapler tabancası”; 37 nci iş kalemi “Disposable düz kapatıcı kesici stapler kartuş”;“ 44 üncü iş kalemi “Lineer stapler tabancası 100 mm” ve  45 inci iş kalemi de“Lineer stapler kartuşu 100 mm” olarak düzenlenmiştir.

28.10.2011 tarihli ihale komisyon kararı ile;

“…

İhalenin 35. kalemi (nin) … ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren M… Medikal Gıda Nak. Turz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.’ne … ihale edilmesine,

İhalenin 36. kalemi (nin) … ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren M… Medikal Gıda Nak. Turz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.’ne … ihale edilmesine,

İhalenin 37 no’lu kalemi … 1. Sırada teklif veren D… Sağlık Hizmetleri- S… G… numunesi teknik şartnamenin 18. maddesine uygun değildir. (Yükleme ünitesi üzerinde hazır olmalıdır.) Bununla ilişkili olarak teknik şartnamenin 2. maddesine uygun değildir. Ürün kartuş veya yükleme ünitesi olarak teklif edilmelidir. D… Medikalin numunesi iki ayrı üründen oluşmaktadır. Her bir numune farklı bir markadan oluşmakta ve 2 adet UBB numarası bulunmaktadır. Bir ürünün iki ayrı UBB numarası ile girişinin yapılıp kullanılması mümkün olmamaktadır. İkinci sırada teklif veren M… Medikal Gıda Nak. Turz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. firmasının numunesi teknik şartnameye uygun görüldü.

…

İhalenin 44 kalemi (nin) … ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren M… Medikal Gıda Nak. Turz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. … ihale edilmesine,

İhalenin 45. kalemi (nin) … ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren M… Medikal Gıda Nak. Turz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.’ne … ihale edilmesine…”

Karar verilmiştir.

Söz konusu karara dayanak olan ve idarede Göğüs Cerrahi Anabilim Dalı Başkanı olarak görev yapan Pof Dr. Şevval Eren imzasını taşıyan 27.09.2011 tarihli numunelerin değerlendirilmesine ilişkin yazıda;

“…

35. Kalem M… Medikalin 1 inci firma numunesi teknik şartnameye uygun görüldü.

36. Kalem M… Medikalin 1 inci firma numunesi teknik şartnameye uygun görüldü.

37. kalem (Disposabl düz kapatıcı kesici stapler kartuş) 1 inci sırada teklif veren D… Medikalin numunesi teknik şartnamenin 18. maddesine uygun değildir. (Yükleme ünitesi üzerinde hazır olmalıdır.) Bununla ilişkili olarak teknik şartnamenin 2. maddesine uygun değildir. Ürün kartuş veya yükleme ünitesi olarak teklif edilmelidir. D… Medikalin numunesi iki ayrı üründen oluşmaktadır. Her iki numune farklı bir markadan oluşmakta ve 2 adet UBB numarası bulunmaktadır. Bir ürünün iki ayrı UBB numarası ile girişinin yapılıp kullanılması mümkün olmamaktadır. İkinci sıradaki M… Medikalin numunesi teknik şartnameye uygun görüldü.”,

 …

44. Kalem M… Medikalin 1 inci firma numunesi teknik şartnameye uygun görüldü.

45. Kalem M… Medikalin 1 inci firma numunesi teknik şartnameye uygun görüldü.

…”

Denilmiştir.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan bilgi ve belgelere göre;

İhale komisyonu asil üyelerinin,

(Başkan) Yrd.Doç.Dr. M… K…, Başhekim Yardımcısı,

(Mali üye) Ü… Ö…, Dön.Ser. İşl.Md.Yrd.,

(Uzman üye) Prof.Dr. A…C…, Nöroşiruji Öğr. Üyesi,

(Uzman Üye) Doç.Dr. M. K… Ç…, Çoc. Cer. Öğr. Üyesi,

(Uzman Üye) Doç.Dr. S…G…, Gen. Cer. Öğr. Üyesi,

(Uzman Üye) Yrd. Doç Dr. A…T…, Anesteziyoloji Öğr. Üyesi,

(Üye) T… S…, Fak. Sek.,

Yedek üyelerinin,

(Başkan) Prof.Dr. M…. A…., Başhekim Yardımcısı,

(Mali üye) Doç. Dr. A… B…, Dön.Ser. İşl.Md.Yrd.,

(Uzman üye) Doç.Dr. Ü…Ö…, Anesteziyoloji Öğr.Üyesi,

(Uzman Üye) Prof.Dr. A… Ö…, Çoc. Cer. Öğr. Üyesi,

(Uzman Üye) Yrd.Doç.Dr. A… B…, Gen. Cer. Öğr. Üyesi,

(Uzman Üye) Yrd. Doç Dr. F…Ç…, Anesteziyoloji Öğr. Üyesi,

(Üye) Ş…İ…, Md. Yrd.,

Olduğu,

İhalenin, yerine yedek üye A…B…’ın katıldığı Ü…Ö…dışındaki asil üyelerce yapıldığı,

Anlaşılmıştır.

Bu durumda her ne kadar, şikâyet konusu kalemlerin hepsinde numune sunulması yönünde teknik şartnamede düzenleme yapılmamış ve ihale işlem dosyasında sunulan numunelerin ne şekilde değerlendirileceğine ilişkin bir düzenleme ve teslim alındığına ilişkin tutanak bulunmamakla birlikte,

Başvuru sahibinin isteklilerce sunulan numune üzerinden değerlendirme yapılmadığı yönünde bir iddiasının olmadığı, şikâyet konusu iş kalemlerinin teknik şartnamelerinde numune istendiğinin belirtilmemesine karşın numune değerlendirmesi yapılmasına ilişkin idareye şikâyet başvurusu olmadığı,

209 kalem malzeme alım ihalesinin 35, 36, 37, 44 ve 45 inci iş kalemlerine teklif veren başvuru sahibi istekli ile ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu numunelere ilişkin 27.09.2011 tarihli numune değerlendirmesine ilişkin tutanağın ihale komisyonu üyeleri arasında olmayan Göğüs Cerrahi Anabilim Dalı Başkanı Prof. Dr. Ş… E…tarafından imzalanarak hazırlandığı,

Anlaşıldığından,

İhale komisyonu kararına esas numune değerlendirmesinde ihale komisyonunda yer alan kişilerin görev almamış olmasının Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin yukarıda yer verilen “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17 nci maddesinin dördüncü fıkrasına aykırı olduğu tespit edilmiştir.

Dolayısıyla, başvuru konusu 35, 36, 37, 44 ve 45 inci iş kalemlerine ilişkin idarenin numune değerlendirmesi ile ilgili işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte aykırılık oluşturduğu sonucuna varılmıştır.

 …

1) 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince başvuru sahibinin birinci iddiası bakımından ihalenin 35, 36, 37, 44 ve 45 inci kalemlerine ilişkin olarak düzeltici işlem belirlenmesine,

…

…

   Oybirliği ile karar verildi.