İşletme kayıt belgesi işletmenin adresi değiştiğinde geçersiz hale gelir mi?

Toplantı No

: 2018/014

Gündem No

: 45

Karar Tarihi

: 06.03.2018

Karar No

: 2018/UH.II-540

BAŞVURU SAHİBİ:

C…em Yemek Ür. Gıda Hay. Nak. Taah. İnş. Tur. Tic. ve San. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Tekkeköy İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/669017 İhale Kayıt Numaralı “2017-2018 Eğitim Öğretim Yılı II Dönemi Tekkeköy İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,13 Taşıma Merkezli Temel Eğitim Okulunda Öğrenim Gören, Taşımalı 1190 Temel Eğitim Öğrencisine 88 İş Günü Sıcaksuluöğle Yemeği Yapımı Dağıtımı ve Sonrası İşleri Hizmeti Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Tekkeköy İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 17.01.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2017-2018 Eğitim Öğretim Yılı II Dönemi Tekkeköy İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü, 13 Taşıma Merkezli Temel Eğitim Okulunda Öğrenim Gören, Taşımalı 1190 Temel Eğitim Öğrencisine 88 İş Günü Sıcaksuluöğle Yemeği Yapımı Dağıtımı ve Sonrası İşleri Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak C…em Yemek Ür. Gıda Hay. Nak. Taah. İnş. Tur. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin 31.01.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.02.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.02.2018tarih ve 13029 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.02.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/293 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İhale devam ederken ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif zarfındaki belgelerde değişiklik yapıldığı, belgelere sonradan “aslı gibidir” onayının yapıldığı, teklif zarfındaki belgelerin iade edilerek yerine “aslı gibidir” onaylı suretlerinin bırakılmasının mevzuata aykırılık teşkil ettiği, aynı şekilde hizmet yeterlilik belgesi, imza sirküleri, işletme kayıt belgesi ve kalite yönetim sistem belgesinin de iade alınarak yerine geçerli belgelerin konulduğu, ihalenin iptal edilmesi gerektiği, teklif dosyasındaki imza sirkülerinin noter tarafından usulüne uygun olarak onaylanmadığı, belgenin üzerinde “ibraz edilen belge ile aynıdır.” ibaresinin bulunduğu, noter tarafından belgenin aslının aynı olduğunun onaylanması gerektiği,

2) İhale komisyonunda mali üye olarak yer alan Harun Büyükgöze’nin muhasebe ve mali işlerden sorumlu olmadığı, komisyonun usulüne uygun olarak teşekkül etmediği,

3) TS 8985 Hizmet Yeterlik Belgesi ve TS 13075 Belgesi’nin hukuki geçerliliğinin bulunmadığı, şirketin adresinin değiştiği ancak tekrardan bir belge düzenlenmediğinden belgelerin hukuki geçerliliklerinin kalmadığı, İşletme Kayıt Belgesi’nde de eski adresin yer aldığı, anılan durumun Belediye’nin resen yapmış olduğu bir çalışmadan kaynaklandığı, söz konusu durumla ilgili olarak Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığından bilgi aldıkları ve resen adres değişikliği durumunda belgenin geçerliliği yitireceğinin bildirildiği,

4) İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklif dosyasındaki belgelerin son durumu gösterir nitelikte olmadığı, ortakların TC kimlik numarası ve vergi kimlik numarasının ve ortakların ortaklık oranlarına yer verilmediği,

5) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinin EKAP’a kayıtlı olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

17.01.2018 tarihinde yapılan ihaleye 5 isteklinin katıldığı, ihale komisyonu kararına göre bir isteklinin teklifinin ticaret sicil gazetesi/nüfus cüzdanı sureti sunmadıkları gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, iki isteklinin teklifinin sınır değerin altında olduğu gerekçesiyle aşırı düşük teklif açıklaması istenmeksizin reddedildiği, ihalenin Pastel Taahhüt Plastik ve Metal Ekipmanları İnşaat Gıda Sanayi Ticaret Limited Şirketi üzerinde bırakıldığı ve başvuru sahibi C…em Yemek Üretim Gıda Hayvancılık Nakliye Taahhüt İnşaat Turizm Ticaret ve Sanayi Limited Şirketinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

…h) İşletme Kayıt Belgesi ( Gıda Üretim İzin Belgesi)

 Taşımalı eğitim kapsamında gelen taşımalı öğrencilere sıcak yemek denetimlerini (Milli Eğitim Bakanlığı Sağlık İşleri Dairesi Başkanlığının 2010/15 sayılı genelgesi) gereğince yapılabilmesi için yüklenici firma yemeği İl sınırları dahilinde bulunan Yemek üretim tesisinde (Mutfak/Fabrikada) hazırlayacaklardır. Yemek üretim tesisinin, kendi malı olma şartı aranmayacaktır. Ancak Yemek üretim tesisi kendi malı değil ise; yemek üretim tesisi ile yapmış olduğu noter tasdikli kira sözleşmesini (Hizmet alımı süresini kapsayacak şekilde), kiralanan yemek üretim tesisine ait; mevzuata uygun bu ihalenin idari şartnamesinde istenilen izin belgelerini, kalite ve standartlara ilişkin belgelerini sözleşme esnasında getirmesi ve ibraz etmesi zorunludur.

…

7.5.3.

a) Yönetim Sistem Belgesi" ve "TS 8985 Hizmet Yeterlilik Belgesi, TSE 13075 belgelerinin", aslını veya noter onaylı suretini teklif zarfında sunmaları zorunludur

b) Samsun il sınırların da Yemek Fabrikasına ait İSO 2008- 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi…” düzenlemeleri yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat düzenlemelerinde idarelerin ihaleye katılanlardan belgelerin aslı ya da aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini istemelerinin öncelikli olduğu, ancak adayların veya isteklilerin, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilecekleri düzenlenmiştir.

İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde ise isteklilerin teklif dosyaları kapsamında imza sirküleri, işletme kayıt belgesi, yönetim sistem belgesi ve TS 8985 hizmet yeterlilik belgesi, TS 13075 hizmet yeterlilik belgesi ve Samsun il sınırların da yemek fabrikasına ait İSO 2008- 9001 kalite yönetim sistemi belgesini sunmalarının zorunlu olduğu düzenlenmiştir.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyası kapsamında 09.07.2015 tarihli imza sirkülerinin sunulduğu, sirküler üzerinde Samsun üçüncü Noter Vekili’nin imza ve kaşesinin bulunduğu, ayrıca “aslı idarece görülmüştür”  kaşesi ve şube müdürü sıfatıyla Emin Küçük’ün imzasının bulunduğu,

Ayrıca teklif dosyası kapsamında 01.15.5177.10045.T sertifika numaralı ISO 9001:2008 sertifikası, TR-55-K-011465 kayıt numaralı Samsun İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü tarafından düzenlenmiş İşletme Kayıt Belgesi ve 55-HYB-2840 belge numaralı TS 8985 ile TS 13075 standartlarını kapsayan Hizmet Yeterlilik Belgesi’nin sunulduğu, anılan belgelerde de “aslı idarece görülmüştür”  kaşesi ve şube müdürü sıfatıyla Emin Küçük’ün imzasının bulunduğu tespit edilmiştir.  

Yapılan inceleme neticesinde başvuru sahibinin iddiasında belirttiği belgelerde idarece “aslı idarece görülmüştür.” şerhinin düşüldüğü, Kamu İhale Kurumu tarafından yapılan incelemenin ise ihale işlem dosyası üzerinden yapılabileceği, dolayısıyla “aslı idarece görülmüştür.” şerhinin hangi tarihte düşüldüğüne ilişkin herhangi bir tespitin yapılamayacağı ve idarenin güvenirliliği ilkesinden hareketle başvuru sahibinin 1’inci iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.  

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır

 İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. 4734 sayılı Kanunun “Tanımlar” başlıklı 4 üncü maddesinde “ihale yetkilisi”; idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak belirlenmiştir. İdarelerin bu yetkilere sahip kişi, kurul veya görevlileri ise, kendi mevzuatlarında belirlenmektedir. Bu nedenle, idarenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, ihale yetkilisinin idarelerce belirlenmesi gerekmektedir.

5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.

5.3. Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.

5.4. İhale komisyonlarının idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilecektir…” açıklamaları yer almaktadır.

Kesinleşen ihale komisyonu kararına göre memur Harun Büyükgöze’nin mali üye sıfatıyla ihale komisyonunda görev aldığı tespit edilmiştir. Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinde, uzman üyeler için nitelik bakımından zorunluluk hükümleri getirilmiş olup, komisyonda mali üye olarak görev alacak üyelerin nitelikleri bakımından açıkça bir mevzuat hükmüne yer verilmediği anlaşıldığından,  başvuru sahibinin söz konusu iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu ihale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

3) İsteklinin üretim ve/veya imalat kapasitesine, araştırma-geliştirme faaliyetlerine ve kaliteyi sağlamasına yönelik belgeler,          

4) İsteklinin organizasyon yapısına ve ihale konusu işi yerine getirmek için yeterli sayıda ve nitelikte personel çalıştırdığına veya çalıştıracağına ilişkin bilgi ve/veya belgeler,         

5) İhale konusu hizmet veya yapım işlerinde isteklinin yönetici kadrosu ile işi yürütecek teknik personelinin eğitimi ve mesleki niteliklerini gösteren belgeler,

6) İhale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler,          

7) İstekliye doğrudan bağlı olsun veya olmasın, kalite kontrolden sorumlu olan ilgili teknik personel veya teknik kuruluşlara ilişkin belgeler,        

8) İhale konusu işin ihale dokümanında belirtilen standartlara uygunluğunu gösteren, uluslar arası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen sertifikalar,      

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

   İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 42’nci maddesinde “İşin niteliği göz önünde bulundurularak ön yeterlik şartnamesi ve idari şartnamede; kalite yönetim sistem belgesi, çevre yönetim sistem belgesi, hizmet yeterlilik belgesi ile deney-analiz-kalibrasyon laboratuvarlarının ve muayene kuruluşlarının kalite yeterliğine ilişkin düzenleme yapılabilir.

…

(4)Kalite ve standarda ilişkin belgelerin ihale veya son başvuru tarihinde geçerli olması yeterlidir. Ancak, ihale ilk ilan veya davet tarihinden önce akreditasyonu geri çekilen belgelendirme kuruluşunun düzenlediği kalite yönetim sistem belgesi ve/veya çevre yönetim sistem belgesinin sunulması durumunda bu belgeler geçerli kabul edilmez.” hükmü,

17.12.2011 tarihli ve 28145 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “Kayıt usul ve esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) Depo, perakende, toplu tüketim işletmecileri Ek-2’deki; gıda üreten işletmeciler Ek-3’teki bilgi ve belgeler ile birlikte yetkili merciye başvururlar.

(2)  Yetkili merci tarafından başvuru on beş iş günü içerisinde incelenir. Bilgilerin ve belgelerin eksiksiz hazırlanmış olması durumunda, gıda işletmelerine yetkili merci tarafından Ek-5’te yer alan işletme kayıt belgesi, Ek-14’te yer alan kayıt kapsamındaki gıda işletmelerinin faaliyet konuları belirtilerek düzenlenir. Gıda Hijyeni Yönetmeliği hükümlerine uygunluğu açısından ekmek, ekmek çeşitleri, diğer ekmek çeşitleri ve sade pide üreten işletmeler yerinde resmi kontrole tabi tutulur. Yerinde yapılan resmi kontrol sonucunda işletmenin uygun bulunması halinde Ek-5’te yer alan işletme kayıt belgesi, Ek-14’te yer alan kayıt kapsamındaki gıda işletmelerinin faaliyet konuları belirtilerek düzenlenir.

(3) Dosyadaki bilgi ve belgelerin eksik veya yanlış hazırlanmış olması durumunda, eksiklik veya yanlışlık belirtilerek dosya, resmi yazı ile başvuru sahibine iade edilir.

(4) İşletme kayıt belgesi; üzerinde yazılı ticaret unvanı, gerçek ve tüzel kişi, işletme adresi ve faaliyet konusu için geçerlidir. Bu bilgilerden herhangi birinin değişmesi durumunda kayıt belgesi geçerliliğini kaybeder. Gıda işletmecisi, değişiklik durumlarında ilgili bilgi ve belgeler ile işletme kayıt belgesinin aslını bir dilekçeye ekleyerek en geç üç ay içerisinde yetkili mercie yazılı başvuruda bulunur. Yetkili merci tarafından ilgili değişiklik yapılarak işletme kayıt belgesi yeniden düzenlenir.

(5) Gıda işletmecileri faaliyetlerinin tamamını veya bir kısmını durdurmaları durumunda, bu durumu üç ay içerisinde yetkili mercie bildirmek ve yetkili merciin işletmeyle ilgili güncel bilgilere sahip olmasını sağlamak zorundadır.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde yer alan düzenlemeler gereğince, isteklilerin teklif dosyalarında işletme kayıt belgesi ve TS 8985 hizmet yeterlilik belgesi, TS 13075 hizmet yeterlilik belgesini sunmaları gerekmektedir. Şartname düzenlemesi gereği ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından TR-55-K-011465 kayıt numaralı Samsun İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü tarafından düzenlenmiş İşletme Kayıt Belgesi ve 55-HYB-2840 belge numaralı TS 8985 ile TS 13075 standartlarını kapsayan Hizmet Yeterlilik Belgesi’nin sunulduğu anlaşılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan işletme kayıt belgesinde işletmenin ve merkez adresinin “Kirazlık Mah. 1029.Sok. No:37/1 Tekkeköy/Samsun/Türkiye” olarak düzenlendiği,

Hizmet yeterlik belgesinde şirket adresinin “Örnek Sanayi Sitesi Kirazlık Mah. 1029.Sok. No:37/1 Tekkeköy/Samsun/Türkiye”,  hizmet yeri adresinin “Kirazlık Mah. 1029.Sok. No:37/1 Tekkeköy/Samsun/Türkiye” olarak düzenlendiği,

Teklif dosyası kapsamında sunulan 20.07.2016 tarihli ve 9119 sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde adres değişikliğine ilişkin bilgilere yer verildiği, Gazete’de “…Şirket ortaklar genel kurulu şirket merkezinde toplanarak aşağıdaki hususu karar altına almışlardır; Şirket merkez adresinin Tekkeköy Belediyesinin 13.11.2015 gün ve 292 sayılı yazısı ile firma merkez adresimizde numarataj çalışması yapılmış ve Kirazlık Mahallesi 1029 Sokak Numara 37/1 Tekkeköy/Samsun olan adresimiz Kirazlık Mahallesi 1029 Sokak Numara 43 Tekkeköy/Samsun olmuştur.” ifadelerine yer verildiği, “www.ticaretsicil.gov.tr” adresinde yayımlanan son gazete olan 20.07.2017 tarihli ve 9371 sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde de adres bilgisine  “Kirazlık Mahallesi 1029 Sokak Numara 43 Tekkeköy/Samsun” olarak yer verildiği görülmüştür.

Yapılan inceleme neticesinde, Pastel Taahhüt Plastik ve Metal Ekipmanları İnşaat Gıda Sanayi Ticaret Limited Şirketinin iddia konusu belgelerinde yer alan adres bilgisinde değişiklik olduğu,

İşletme Kayıt Belgesi’nin, söz konusu değişiklikle Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelik’in 6’ncı maddesine yer alan“İşletme kayıt belgesi; üzerinde yazılı ticaret unvanı, gerçek ve tüzel kişi, işletme adresi ve faaliyet konusu için geçerlidir. Bu bilgilerden herhangi birinin değişmesi durumunda kayıt belgesi geçerliliğini kaybeder.” hükmü gereği geçerliliğini kaybettiği,

Hizmet Yeterlilik Belgesi için ise, TSE’nin internet adresinde yapılan araştırmada ulaşılan Türk Standartları Enstitüsü Belgelendirme Yönergesi’nin “Belge üzerindeki bilgilerde değişiklik, belge sahibinin marka, adres, unvan ve/veya statü değişikliği” başlıklı 20’nci maddesinde“Belge/başvuru sahibi her ne sebeple olursa olsun başvuru formu ve eklerindeki bilgilerde değişiklik olması durumunda, bunu en geç 30 (otuz) gün içinde belgelendirme birimine bildirmek ve bununla ilgili belgeleri göndermekle mükelleftir.

…

(3)Üretim/hizmet sunum/sistem uygulama yeri ve tescilli markası değişmemek kaydıyla, adres, isim, unvan ve/veya hukuki statüsü değişen belge sahibinin, başvuruda istenen belgeleri yeni unvanı ve/veya statüsü için düzenlenmiş olarak sunması halinde; üretim/hizmet sunum yerinde yeniden inceleme ve ürün üzerinde muayene ve deney yapılmadan, yetkili karar organı kararı ile belge sahibinin yeni adresi, unvanı ve/veya statüsü adına yeni belge düzenlenebilir ve yeni sözleşme imzalanabilir.” açıklamasının yer aldığı,  ancak belgenin doğrudan hukuki geçerliliğini kaybettiğine ilişkin açık bir düzenleme bulunmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, başvuru sahibinin ihale üzerinde bırakılan isteklinin İşletme Kayıt Belgesi’ne ilişkin iddialarının yerinde olduğu anlaşıldığından, anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

4) Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “ (1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.”  hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tüzel kişilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 10/A maddesinde “İhaleye katılabilmek için başvuru veya teklif dosyasında sunulması gereken, tüzel kişi aday ve isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşmeyi imzalayanlar da dahil olmak üzere tüzel kişilikteki yönetim, temsil ve ilzama yetkili kişiler anlaşılır.” açıklaması yer almaktadır.

 İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyası kapsamında 20.07.2016 tarihli ve 9119 sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nin sunulduğu, Gazete’de adres değişikliğine ilişkin bilgilerin yer aldığı, ayrıca sunulan Gazete’den ortakların Nami Ciğer ve Onur Grup Kent Hizmetleri Hazır Yemek Özel Öğrenci Yurdu İnşaat Pazarlama Taahhüt Limited Şirketinin olduğu ve Nami Ciğer’in TC kimlik numarası bilgisine ulaşılabilmekle birlikte, Onur Grup Kent Hizmetleri Hazır Yemek Özel Öğrenci Yurdu İnşaat Pazarlama Taahhüt Limited Şirketinin vergi kimlik numarası ve ortakların ortaklık oranları bilgisinin bulunmadığı anlaşılmıştır. Söz konusu eksikliğin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 10/A maddesine aykırılık teşkil ettiği anlaşıldığından, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

5) Başvuru sahibinin 5’inci iddiasına ilişkin olarak:

            Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi” başlıklı EK-1’inci maddesinde “(1) İş bitirme belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından 31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur.

           (2) İlanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan Kanun kapsamındaki ihalelere ilişkin olup EKAP’a kayıt edilmeden 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan iş bitirme belgelerinin asıllarının 1/7/2016 tarihine kadar belgeyi düzenleyen idareye teslim edilmesi ve EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Bu durumda; EKAP üzerinden düzenlenen yeni belgeye, daha önce düzenlenen belgenin tarih ve sayısının da belirtildiği ve eski belgenin yerine verildiğine dair bir şerh düşülür ve eski belge dosyasında muhafaza edilir.

          (3) Birinci ve ikinci fıkra uyarınca EKAP üzerinden kayıt edilme zorunluluğu getirilen iş bitirme belgeleri EKAP üzerinden kayıt edilmedikleri müddetçe ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamaz.

        (4) İlanı veya duyurusu 1/9/2014 tarihinden sonra yapılan ihalelerde, aday veya istekliler tarafından sunulan ve üzerinde EKAP kayıt numarası bulunan iş bitirme belgelerinin EKAP üzerinden sorgulanması zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

        İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

        a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

        b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80'inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 40'den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

        İş ortaklığında pilot ortağın, istenen iş deneyim tutarının en az % 70'ini, diğer ortakların her birinin, istenen iş deneyim tutarının en az % 10'unu sağlaması ve diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamının ise istenen iş deneyim tutarının % 30'undan az olmaması gerekir. Ancak, ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, pilot ortak ve diğer ortakların her birinin birinci cümledeki oranlara göre asgari iş deneyim tutarını sağlaması koşulu aranmaz. Konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmı için istenen iş deneyim tutarını sağlaması zorunludur.

        İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde, iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. İş ortaklığında teknolojik ürün deneyim belgesini sunan ortağın kendisine ait iş deneyim tutarına ilişkin asgari yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. Konsorsiyum ortağının teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde ise, belgeyi sunduğu kısım veya kısımlar için iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından iş deneyiminin tevsiki amacıyla idarenin “Anadolu İmam-Hatip Lisesi- Atakum Milli Eğitim Bakanlığı Müsteşarlık” olduğu ve “Malzemeli Yemek Hazırlama ve Dağıtımı Sonrası Hizmetlerinin Yapılması” işine ilişkin 28.06.2016 tarihli ve 2015/182389-1313129-1-1 sayılı iş bitirme belgesinin sunulduğu, belgede sözleşme tarihinin 06.01.2016 ve belge tutarının 267.527,00 TL olduğu anlaşılmıştır. Belge ile ilgili olarak Yönetmelik’in EK-1’inci maddesi çerçevesinde EKAP üzerinden yapılan sorgulama neticesinde belgenin EKAP’a kayıtlı olduğu, teklif dosyasında sunulan iş bitirme belgesi ile EKAP üzerinden elde edilen iş bitirme belgesinde yer alan bilgilerin birbiri ile uyumlu olduğu anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

İsteklilerden Süleyman Tekcan’ın teklifinin idarece “Ticaret sicil gazetesi/şahıs nüfus cüzdanı sureti sunmadıkları” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmakla birlikte, teklif kapsamında sunulan imza beyannamesinden anlaşıldığı üzere anılan isteklinin tüzel kişilik olmadığı, gerçek kişi olarak ihaleye teklif verdiği, dolayısıyla Süleyman Tekcan’ın teklif dosyası kapsamında imza beyannamesi sunmasının yeterli olduğu anlaşıldığından anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde hukuka uygunluk bulunmamaktadır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Pastel Taahhüt Plastik ve Metal Ekipmanları İnşaat Gıda Sanayi Ticaret Limited Şirketi’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması, Süleyman Tekcan’ın ise teklifinin değerlendirme alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.