Numune kontrol tutanağında numunenin yalnızca Teknik Şartname’ye uygun olmadığının ifade edilmesi yeterli midir?

Toplantı No

: 2016/034

Gündem No

: 14

Karar Tarihi

: 08.06.2016

Karar No

: 2016/UM.I-1519

Şikayetçi: 

D…tek Rehabilitasyon Teknolojileri Limited Şirketi 

İhaleyi Yapan Daire: 

Hatay Büyükşehir Belediyesi D…tek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

24.05.2016 / 31537 

Başvuruya Konu İhale: 

2016/81475 İhale Kayıt Numaralı "Yardıma Muhtaç Vatandaşlara Dağıtılmak Üzere Akülü Tekerlekli Sandalye, Manuel Tekerlekli Sandalye, Koltuk Değneği, Kanedyen Baston, Walker (Yürüteç), Havalı Yatak (Baloncuklu) Ve Görme Engelli Bastonu" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

Karar: 

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:    

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Mehmet ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

D…tek Reh. Tekn. Ltd. Şti.,

…

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı D…tek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı,

Adnan Menderes Cad. Cumhuriyet Alanı No: 2 31040 HATAY

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/81475 İhale Kayıt Numaralı “Yardıma Muhtaç Vatandaşlara Dağıtılmak Üzere Akülü Tekerlekli Sandalye, Manuel Tekerlekli Sandalye, Koltuk Değneği, Kanedyen Baston, Walker (Yürüteç), Havalı Yatak (Baloncuklu) ve Görme Engelli Bastonu” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı D…tek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından 11.04.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Yardıma Muhtaç Vatandaşlara Dağıtılmak Üzere Akülü Tekerlekli Sandalye, Manuel Tekerlekli Sandalye, Koltuk Değneği, Kanedyen Baston, Walker (Yürüteç), Havalı Yatak (Baloncuklu) ve Görme Engelli Bastonu” ihalesine ilişkin olarak D…tek Reh. Tekn. Ltd. Şti.nin 05.05.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.05.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 24.05.2016 tarih ve 31537 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.05.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/1265 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 5’inci kısmına ait ihale komisyonu kararında tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına gerekçe olarak yer verilen “Sunmuş olduğu numune Teknik Şartnameye uygun olmadığından” ifadelerinin soyut olması nedeniyle idareye şikâyet başvurusunda bulundukları ve şikâyet başvurusu üzerine idarece alınan kararda “Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesine göre masa tipi kolçak olmalıdır denilmektedir. Ürününüzde masa tipi kolçak olmadığı tespit edilmiştir” gerekçesi ile şikâyet başvurularının reddine karar verildiği, alınan kararda yer verilen numune olarak sundukları üründe masa tipi kolçak olmadığı tespitinin doğru olmadığı ve iki ayrı akademik kuruluştan rapor talebinde bulundukları ve söz konusu üründe masa tipi kolçak bulunduğuna dair ilgili kuruluşların görüşte bulunduğu, teklif ettikleri ve numunesini ihale öncesi idareye teslim ettikleri ürünün, dünyanın en büyük tekerlekli sandalye üreticilerinden Sunries Medical firmasına ait pek çok alanda uluslararası sertifikaya sahip “Breezy” model tekerlekli sandalyesi olduğu ve söz konusu ürünün ihaleye ait Teknik Şartname’de aranan özelliklerden çok daha üstün teknik ve kalite özelliklerine sahip olduğu, açıklanan nedenlerle sundukları numunenin Teknik Şartnameye uygun olmadığı gerekçesi ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı ve ihalenin 5’inci kısmında tekliflerinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenmesi gerektiği ayrıca itirazen şikâyet başvurularında bulunmalarına idarenin hukuka aykırı işlemi neden olduğundan itirazen şikâyet başvuru bedelinin taraflarına iade edilmesi ve bu bedelin idare üzerinde bırakılmasına karar verilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

            9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “…(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

…

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar,

komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır…” hükmü,  

Anılan Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklamaları,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6.Teklif sahipleri ihale tarihinde ve saatinde teklifleriyle birlikte birim fiyat teklif cetvelinde belirtilen tüm ürünlerin (1'er adet)  numunelerini de  ihale komisyonuna sunması zorunludur…”düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

19.2.1. Bu ihaledeki kısım sayısı 5 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;

…

5.Kısım: Manuel Tekerlekli Sandalye'dir” düzenlemesi,

T.C. Hatay Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kültür ve Sosyal İşler Daire Başkanlığı Engelli Araç ve Gereç Teknik Şartnamesi’nin b) bölümünde “Manuel Tekerlekli Sandalye Teknik Şartnamesi

         1.Tekerlekli sandalye katlanabilir ve makas sistemi olmalıdır.

            2. Ön tekerlekler en az 7’’yumuşak dolgu , arka tekerler en az 24’’ iz bırakmayan silikon dolgu teker olmalıdır.

          3.Sandalye elektrostatik boya olmalıdır.

         4.Ayak koyma yerleri plastik malzemeden üretilmiş olmalıdır.

        5. Arkaya doğru açılabilir veya ayarlanabilir ,çıkarılabilir, kolçaklar olmalıdır.

           6. Çıkarılıbilir, yanlara döndürülebilen ayaklıklar olmalıdır.

           7. Sandalye gerektiğinde sabit hale getirilebilmelidir.

           8. Oturma ve Sırt dayama yerleri kaliteli antibakteriyel kumaştan yapılmalıdır.

           9. Masa tipi kolçak olmalıdır.

          10. Refakatçi yardımıyla kullanıma uygun olmalıdır.

          11. Geriye düşmeyi önleyen ilave arka denge tekerleri olmalıdır.

          12. Kaplaması griveya siyah renkte olmalıdır

          13. Maksimum taşıma kapasitesi 120 Kg olmalıdır.

          14.  En az 2 yıl garantili olmalıdır.

          15. 2 şer adet olmak üzere arka tekerleklerde reflektör bulunmalıdır…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Diğer hususlar” başlıklı f) bölümünde “…2-Firmalar ihale tarihinde ve saatinde teklifleriyle birlikte numunelerini de ihale komisyonuna sunması zorunludur…” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyası içerisinde gönderilen belgeler incelendiğinde, 11.04.2016 tarihinde gerçekleştirilen başvuruya konu ihalenin 5’nci kısmına 5 isteklinin teklif zarfı sunduğu, teklif sunan isteklilerin sundukları numunelerin teslim alındığına dair 11.04.2016 tarihli ”Numune mal alım tutanağı” başlıklı belgelerin ve numunelerin değerlendirilmesine yönelik olarak ise 13.04.2016 tarihli “Numune kontrol tutanağı” başlıklı belgelerin düzenlendiği, başvuru sahibi isteklinin sunduğu numuneye yönelik düzenlendiği anlaşılan tutanakta, standart tekerlekli sandalye başlığı altında yer verilen kısmın “uygun değil” şeklinde işaretlendiği, 18.04.2016 tarihli ihale komisyonu kararında ise başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik olarak “Sunmuş olduğu numune Teknik Şartnameye uygun olmadığından değerlendirme dışı bırakılmıştır.” ifadelerine yer verildiği, başvuru sahibinin şikayet başvurusu üzerine ise “09.05.2016 tarihinde saat 10:30’da muayene ve kontrol komisyonu, Kültür ve Sosyal İşler Daire Başkanlığında toplanarak D…tek Rehabilitasyon Teknolojileri Limited Şirketinin itiraz ettiği manuel tekerlekli sandalye komisyon tarafından değerlendirilmiştir. Alınan karar aşağıda belirtilmiş olup komisyon tarafından imza altına alınmıştır. 5. kısım manuel tekerlekli sandalye: Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesine göre masa tipi kolçak olmalıdır denilmektedir. Ürününüzde masa tipi kolçak olmadığı tespit edilmiştir…” ifadelerine yer verilen 09.06.2015 tarihli tutanağın düzenlendiği,

Yukarıda yer verilen tespitler uyarınca başvuru sahibi isteklinin sunduğu numuneye yönelik alınan ürünün niteliğine yer verilmemekle birlikte 11.04.2016 tarihinde ürünün teslim alındığının idarece tutanak altına alındığı, sunulan numunenin, 13.04.2016 tarihli numune değerlendirilmesine yönelik tutanakta uygun olmadığına yönelik tespitte bulunularak, 18.04.2016 tarihli ihale komisyonu kararında, sunulan numunenin Teknik Şartname’ye uygun olmadığı gerekçesi ile isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği ve ihale komisyonu kararının 22.04.2016 tarihinde ihale yetkilisi tarafından onaylandığı,

İhale komisyonu kararında ve numune kontrol tutanağında isteklinin sunduğu numunenin Teknik Şartname’ye hangi yönüyle uygun olmadığına ilişkin açık bir tespite yer verilmediği, başvuru sahibinin şikâyet başvurusuna istinaden düzenlendiği anlaşılan 09.06.2015 tarihli tutanakta ise, “Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesine göre masa tipi kolçak olmalıdır denilmektedir. Ürününüzde masa tipi kolçak olmadığı tespit edilmiştir” denilerek şikâyet başvurusuna cevap yazısı ekinde söz konusu tutanağın idarece başvuru sahibi istekliye gönderildiği, bununla birlikte idarenin ihale komisyonu görevlendirmesine ilişkin düzenlediği belgeler incelendiğinde ise, ihale komisyonu kararının ihale komisyonu üyelerince imza altına alındığı, anılan istekli ve diğer istekliler açısında düzenlenen numune kontrol tutanaklarında ise numunenin uygun olup olmadığına yönelik değerlendirmelerin yapıldığı ve anılan tutanaklarda söz konusu değerlendirmeyi yapan kişilerden 4’ünün ihale komisyonu üyesi olduğu, ayrıca şikâyet başvurusu üzerine düzenlenen tutanağında numune kontrol tutanağını düzenleyen aynı kişilerce imza altına alındığı görülmüştür.

Mal alımı ihalelerinde tedarik edilecek mallara ilişkin isteklilerce sunulacak numunelerin Teknik Şartnameye uygunluğuna ilişkin değerlendirmenin, tekliflerin değerlendirme aşamasında “numune değerlendirmesi” yoluyla yapılabileceği ve ihale dokümanında düzenlenmiş olması kaydıyla bu konuda takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, İdari Şartname’de ise teklif değerlendirmesinin ihale komisyonuna isteklilerce sunulacak numune üzerinden yapılacağının açıkça belirtildiği ve teklif değerlendirmesinin sunulan numuneler üzerinde yapıldığının tutanak altına alındığı görülmüştür.

Yukarıda yer verilen tespitler uyarınca ihale komisyonu kararı ve numune kontrol tutanağında anılan numunenin yalnızca Teknik Şartname’ye uygun olmadığının ifade edilerek somut bir gerekçeye yer verilmediği ancak başvuru sahibinin şikâyet başvurusu üzerine düzenlenen tutanakta söz konusu numunenin Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesine aykırı olduğu tespitine yer verilmiş olup, isteklilerce sunulacak numunelere yönelik yapılan teknik değerlendirmelere ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu, bu aşamaya ilişkin Kurum tarafından ihale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede herhangi bir tespitin yapılmasının mümkün olmadığı anlaşılmış olup, numune değerlendirmesi ilişkin teknik belirlemenin idarenin takdir ve sorumluluğunda olduğu dikkate alındığında, başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.