Laboratuvar malzemesi alımında bir istekliden demonstrasyon talep edilip diğer istekliden talep edilmemesi mevzuata uygun mudur?

BAŞVURU SAHİBİ:

Biobak Lab.  Mal. San. ve Tic. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ondokuz Mayıs Üniversitesi Tıp Fakültesi,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/1597662 İhale Kayıt Numaralı “92 Kalem Laboratuvar Malzemesi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ondokuz Mayıs Üniversitesi Tıp Fakültesi tarafından 10.01.2025 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “92 Kalem Laboratuvar Malzemesi” ihalesine ilişkin olarak Biobak Lab.  Mal. San. ve Tic. A.Ş.nin 28.02.2025 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.03.2025 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 17.03.2025 tarih ve 180588 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.03.2025 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2025/618 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idarece yapılan demonstrasyon neticesinde taraflarınca ihalenin 5’inci kısmına ilişkin teklif edilen cihazın Teknik Şartname’nin 14.d.vi bendinde yer alan düzenlemeyi karşılamadığı gerekçesiyle tekliflerinin reddedildiği, ancak anılan düzenlemeyi karşılayacak herhangi bir cihazın mevcut bulunmadığı, anılan Şartname düzenlemesinin gerçeklerle örtüşmediği, demonstrasyon neticesinde başarılı bulunan ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekliye ait cihazın da bu bağlamda bu düzenlemeyi karşılamasının mümkün olmadığı,

– Demonstrasyon ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekliye ait cihazda taze olarak çalışılan bazı örneklerin teknisyenlerin ve asistanların mesaisi dikkate alınarak dolaba kaldırıldığı ve ertesi gün taraflarına ait cihaza verildiği, örneklerin taze olarak çalışılmayıp gecikmiş analize gitmesi durumunda özellikle hücrelerin parçalanmasının meydana geldiği, içerisinde bakteri üremesine bağlı olarak ph değerlerinin yükseldiği ve ortamın asit-baz dengesinin değişmesine bağlı olarak kristallerin kaybolabileceği gibi yenilerinin de oluşabileceği, eşzamanlı olarak çalışılmayan örneklerin bekletilerek ertesi gün cihazlarına verilmesinin gerçek veriye ulaşılmasına engel teşkil edeceği,

-Demonstrasyonda manuel ölçümde kullanılan ph metrenin akredite bir kuruluştan kalibrasyonunun yapılıp yapılmadığına ilişkin verileri ve kalibrasyon dokümanının taraflarına verilmesinin gerektiği, bu ölçüm sonuçlarının hangi istatistik yöntemleri ile kıyaslamaya tabi tutulduğu ve izin verilebilir total hata değeri olarak hangi değerin kullanıldığının taraflarına bildirilmesinin gerektiği,

-Ekonomik açıdan en avantajlı 2’nci teklif sahibi olarak belirlenen istekliden demonstrasyon talebinde bulunulmamasının mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ve demonstrasyon” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir ve/veya demonstrasyon yaptırılabilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman istenmesi durumunda katalog istenmesi zorunludur. Katalog istenen ihalelerde, teknik şartnamede teknik kriter olarak düzenlenen ancak katalogda yer almayan hususlara yönelik kanıtlayıcı belge ve/veya açıklamalar aday veya istekliler tarafından başvuru veya teklifleri kapsamında sunulur.

(2) Numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemelerde aşağıdaki hükümler esas alınır:

a) İdare tarafından hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceği, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. Son başvuru tarihi/ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarih ve saatten önce numune değerlendirmesi yapılarak sadece numunesi uygun görülenlerin başvuruda bulunabileceğine veya teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz.

b) Numune sunulması istenen kalem/kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile malın kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme, muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

c) Numune değerlendirmesi, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede düzenlenen aşağıdaki yöntemlerden biri vasıtasıyla yapılır:

1) İhale komisyonu, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

2) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

3) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

ç) Ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede istenen sayıda ve nitelikte numune, şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde idareye teslim edilir. Teslim edilen numunenin üzerinde; ihale bilgileri, numune sunulan kalem bilgileri ve aday veya istekli bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır ve talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

d) İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda düzenlenen numune inceleme raporunda/tutanağında numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir. Numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirme ihale komisyonu tarafından yapılır ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verilir.

(3) Demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenleme ve değerlendirmelerde ikinci fıkradaki hükümler esas alınır.

(4) İş ortaklıklarında ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde, teklif edilen mala ilişkin olarak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulabilir ve/veya demonstrasyon yapılabilir. Konsorsiyumların katılabileceği ihalelerde, işin uzmanlık gerektiren kısımları göz önünde bulundurularak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulması ve/veya demonstrasyon işlemine yönelik düzenleme her bir kısım için ayrı ayrı yapılır. Konsorsiyum ortaklarından her biri, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği kısım için istenen yeterlik kriterini sağlamak zorundadır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16.9’uncu maddesinde “Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 92 Kalem Laboratuvar Malzemesi

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu: 62.238.232.8400022.8422.8.20.03.02.06.01

e) Miktarı:

92 Kalem Laboratuvar Malzemesi Satın Alınması işine ait malzemenin türü ve miktarı ekte belirtilmiştir.

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: OMUSUVAM Tıbbi Biyokimya Laboratuvarları Deposu Atakum / SAMSUN” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

7.5.6. Bu maddede istenen katalog, broşür, fotoğraf ve/veya diğer teknik belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin belgeler :

7.6. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.6.1 Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7.2.

Tekliflerin değerlendirilmesi sırasında İhale Komisyonunca ihtiyaç duyulması halinde; isteklilerden, idarenin belirleyeceği bir tarihe kadar (3 iş gününden az olmamak üzere) teklif ettikleri ürünlerden demonstrasyonunu yapmaları istenilebilir. Demonstrasyon OMUSUVAM Tıbbi Biyokimya Laboratuvarında yapılacaktır. Belirlenen tarihe kadar demonstrasyon yapmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Bu ihaledeki kısım sayısı 6 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;

Bu ihaledeki toplam kısım sayısı 6 (Altı) dır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’de “Özel Şartlar” başlığı altında “d.Laboratuvara kurulacak “Tam Otomatik İdrar Analiz Cihazı” aşağıdaki özelliklerde olmalıdır.

…

Kullanıcı numunedeki şekilli elemanları (hücreler, silendirler, kristaller vb.) ekranda görebilmeli ve cihaz kullanıcı müdahalesi olmadan şekilli elemanları tanımlayıp sonuç verebilmelidir. Mikroskobik analiz gerçekleştikten sonra manuel mikroskopi ile herhangi bir onaylama ve doğrulama işlemine gerek olmamalıdır. İsteğe bağlı olarak kullanıcı tarafından müdahale edilmelidir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

İlgili düzenlemelerden ihale komisyonunun gerekli görmesi halinde kurulacak cihazlar için demonstrasyon yapılmasının yeterlik kriteri olarak düzenlendiği anlaşılmıştır.

İdarece ihalenin şikâyete konu 5’inci  kısmında ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen Derya Sağ. Ürü. Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif edilen cihaza ilişkin demonstrasyon yapıldığı, söz konusu demonstrasyon neticesinde 07.02.2025 tarihli demonstrasyon tutanağının düzenlendiği, tutanakta söz konusu cihazın doküman düzenlemelerine uygun olduğunun ifade edildiği ve ilgili tutanağın ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalandığı görülmüştür.

İdarece, başvuru sahibi Biobak Lab. Hiz. Tic. A.Ş.  tarafından teklif edilen cihaza ilişkin yapılan demonstrasyon neticesinde cihazın “Trion 100 cihazının “TPL.SY.FR.03 kodlu, 17.11.2014 yayın tarihli, 18.09.2024 istem tarihli Tıbbi Biyokimya Laboratuvarı 1 kalem Laboratuvar Malzemesi için 2 yıllık girilen ihale şartnamesi” Madde II-Özel Şartlar 14.d. vi ‘deki “Kullanıcı numunedeki şekilli elemanları (hücreler, silendirler, kristaller vb.) ekranda görebilmeli ve cihaz kullanıcı müdahalesi olmadan şekilli elemanları tanımlayıp sonuç verebilmelidir. Mikroskobik analiz gerçekleştikten sonra manuel mikroskobi ile herhangi bir onaylama ve doğrulama işlemine gerek olmamalıdır. İsteğe bağlı olarak kullanıcı tarafından müdahale edilmelidir.” Şartına uymadığı gözlenmiştir.

Cihaz mikroskopi analizinde kalsiyum okzalat taşlarını parçalanmış ve koyu boyanan lökositlerle karıştırdığı taş sekmesi hariç sekmelere attığı gözlenmiştir. Mikroskobik analizde kullanıcı müdahalesine gerek olduğu tespit edilmiştir.

Ayrıca, pH ölçümleri manuel olarak ölçümlerimize göre yüksek olarak tespit edilmiş olup eritrosit bulaşı tespit edilmiştir ” gerekçesiyle uygun bulunmadığı görülmüştür.

İdarece, ihalenin şikâyete konu 5’inci  kısmında ekonomik açıdan en avantajlı 2’nci teklif sahibi istekli olan Bt Tıb. Ürü. ve Vet. Zir. Mal. Paz. San. Tic Ltd. Şti. tarafından demonstrasyon yapılması talebinde bulunulmadığı görülmüştür.

Başvuru konusu ihaleye ait doküman düzenlemeleri incelendiğinde, İdari Şartname’nin 7.7.2’nci maddesinde isteklilerce teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’ye uygunluğunun tespitine yönelik ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak demonstrasyon yapılabileceğine yönelik düzenleme yapıldığı anlaşılmıştır.

Demonstrasyon değerlendirmesine dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece, demonstrasyon değerlendirmesi ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvuru sonuçlandırılmaktadır. Zira demonstrasyon değerlendirmesine ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir.

Yapılan açıklamalar çerçevesinde, demonstrasyon değerlendirmesinin ihale komisyonu uzman üyeleri tarafından yapıldığı, tespitlerin tutanağa bağlandığı ve ihale komisyonunun uzman üyeleri tarafından imzalandığı, ayrıca başvuru sahibi isteklinin, taraflarınca teklif edilen cihazın uygun bulunmamasına gerekçe teşkil eden Teknik Şartname düzenlemesini karşıladıkları yönünde bir iddiasının da bulunmadığı belirlendiğinden başvuru sahibi isteklinin, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi Derya Sağ. Ürü. Tic. Ltd. Şti.ye ve kendine dönük iddialarının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Bununla birlikte, ekonomik açıdan en avantajlı 2’nci teklif sahibi istekli olan Bt Tıb. Ürü. ve Vet. Zir. Mal. Paz. San. Tic Ltd. Şti. yönünden yapılan incelemede ise idarece söz konusu istekliden demonstrasyon yapılmasının talep edilmediği, bu bağlamda idarece tesis edilen işlemin eşit muamele ilkesine aykırılık teşkil ettiği, bu doğrultuda, başvuru sahibinin iddiaları da göz önünde bulundurulmak suretiyle idarece Bt Tıb. Ürü. ve Vet. Zir. Mal. Paz. San. Tic Ltd. Şti.den demonstrasyon talebinde bulunulması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.” hükmü bulunmaktadır.

Başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıdaki tespit ve değerlendirmeler neticesinde başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için anılan Kanunun öngördüğü şekilde “başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması” koşulunun gerçekleşmediği dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin aktarılan hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün olmadığı anlaşılmıştır.

Ayrıca, ihalenin şikâyete konu 5’inci  kısmının yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 50.640,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 152.021,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 101.381,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, idarece Bt Tıb. Ürü. ve Vet. Zir. Mal. Paz. San. Tic Ltd. Şti.den demonstrasyon talebinde bulunulması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

 Oybirliği ile karar verildi.