Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kıdem tazminatına ilişkin özlük dosyası hk.

4875 sayılı İş Kanununa paralel bir şekilde personel çalıştırılmasına dayalı ihale kapsamında istihdam edilen her işçi için özlük dosyası oluşturulması zorunluluğu getirilmiştir. Özlük dosyası İş Mahkemelerinde açılan karşılıklı davalarda mahkemeye sunulacak deliler açısından karine teşkil etmektedir. Özlük dosyasında özellikle, işçinin kıdem tazminatına hak ettiği çalışma süresinin, mali haklarının tespiti ve işten ayrılma sebebi ile diğer sebeplerin tespitinde en temel kaynaklardan bir tanesi olacak, aynı zamanda oluşabilecek ihtilafların çözümüne yardımcı olabilecek tarzda kayıt ve belgeler bulunacaktır.

Kamu kurum veya kuruluşları, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet ihaleleri için, ihale dokümanı ve ihale sözleşmesi ile birlikte bu ihale kapsamında çalışan her bir işçi için özlük dosyası oluşturur, özlük dosyasında aşağıdaki bilgiler bulunur;

• Nüfus bilgilerini,

• İşe başlama ve işten ayrılma tarihlerini

• İşten ayrılma nedenini,

• Çalışma sürelerini,

• Ücret ve diğer mali haklarını,

• Yıllık izin kullanımına dair bilgilerini

• Sigorta kayıtları.

Kıdem tazminatı talebinde bulunan işçinin hizmet cetveli, ihale dokümanı ve ihale sözleşmesi ile özlük dosyası esas alınarak düzenlenir.

Özlük dosyası ihaleyi yapan idarece düzenlenecektir. Kanun ve Yönetmelikte özlük dosyasının nerede tutulacağına ilişkin bir husus belirlenmemiştir. İdarenin durumuna göre eğer idarede ihaleler bir birimde yapılıyor daha sonra hakkedişler diğer birim tarafından düzenleniyor ise özlük dosyasında yukarıda bahsedilen bilgilerin bulunması gerektiğinden bu bilgilerin hakedişi düzenleyen birim tarafından bilinmesi gerektiğinden bu birimde bulunması daha doğru olur. İhale ve hakediş aynı birim tarafından düzenleniyor ise zaten sorun yoktur. Bunun dışında idarenin üst yöneticisi bu özlük dosyaları için ayrı bir birim görevlendirerek örneğin insan kaynakları birimi gibi personel çalıştırılmasına dayalı olarak çalıştırılan personelin özlük dosyalarının takibinin buradan yapılacağına da karar verebileceği değerlendirilmektedir.