Geçici teminatın idarenin hesabına yatırıldığını gösteren banka makbuzunun fotokopisi kabul edilebilir mi?

Toplantı No

: 2015/063

Gündem No

: 49

Karar Tarihi

: 27.10.2015

Karar No

: 2015/UH.III-2855

Şikayetçi: 

D…y Orman İşleri İnşaat Taahhüt Temizlik Medikal Hayvancılık Ticaret Ve Sanayi Limited Şirketi 

İhaleyi Yapan Daire: 

Orman Genel Müdürlüğü Akhisar Orman İşletme Müdürlüğü 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

22.09.2015 / 78651 

Başvuruya Konu İhale: 

2015/88110 İhale Kayıt Numaralı "Zeytinliova Endüstriyel Ağaçlandırma Uygulama Projesi A-1 – Makineli Arazi Hazırlığı Ve Dikenli Tel İhata" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

Karar: 

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:    

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hamdi GÜLEÇ, Dr. Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

D…y Orman İşleri İnşaat Taahhüt Temizlik Medikal Hayvancılık Tic. ve San. Ltd. Şti.

Alipaşa Mah. Kongre Cad. Hasırhan İş Merkezi Kat:1 No:90 Yakutiye/ERZURUM

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Akhisar Orman İşletme Müdürlüğü,

Hürriyet Mahallesi 450. Sokak No: 95 45200 Akhisar/MANİSA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/88110İhale Kayıt Numaralı “Zeytinliova Endüstriyel Ağaçlandırma Uygulama Projesi A-1 – Makineli Arazi Hazırlığı ve Dikenli Tel İhata” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

            Akhisar Orman İşletme Müdürlüğü tarafından 19.08.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Zeytinliova Endüstriyel Ağaçlandırma Uygulama Projesi A-1 – Makineli Arazi Hazırlığı ve Dikenli Tel İhata” ihalesine ilişkin olarak D…y Orman İşleri İnşaat Taahhüt Temizlik MedikalHayvancılık Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklifinin, yapılan şikâyet başvurusu neticesinde idarece değerlendirme dışı bırakılması üzerine, başvuru sahibince22.09.2015 tarih ve 78651 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.09.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2015/2443 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 19.08.2015 tarihinde yapıldığı, 31.08.2015 tarihinde tebliğ alınan kesinleşen ihale kararına göre ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendikleri ancak yapılan şikâyet başvurusu üzerine geçici teminatın yatırıldığını gösteren banka makbuzunun asıl ya da noter onaylı olmadığı, fotokopi olduğu gerekçesiyle teklifin değerlendirme dışı bırakıldığı,  geçici teminat tutarının idarenin hesabına banka havale yoluyla gönderildiği, teminatın yatırıldığına dair banka dekontunun faks ile gönderilerek ihale dosyasının içine konulduğu, her ne kadar banka dekontunun fotokopisi sunulmuş olsa da banka dekontuna konu meblağın idare hesaplarına yatırılıp yatırılmadığının idarece teyidinin mümkün olduğu, belgenin fotokopi olarak sunulmasının ihale mevzuatına aykırılık teşkil etmediği, idarenin hesaplarından banka dekontundaki bilgilerin kontrolünün mümkün olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Geçici teminat” başlıklı 33’üncü maddesinde ihalelerde, teklif edilen bedelin % 3'ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınacağı, aynı Kanunun 34’üncü maddesinde ise, tedavüldeki Türk parası, Bankalar ve özel finans kurumları tarafından verilen teminat mektupları, Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen Devlet İç Borçlanma Senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler gibi belgelerin teminat olarak kabul edilecek değerler arasında olduğu hüküm altına alınmıştır.

          Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinin birinci ve ikinci fıkralarında, “Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

          (2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.” hükümleri,

            Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde, “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

            a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

            b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

            İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.” açıklaması bulunmaktadır.

            İdari Şartname’nin 2.1’inci maddesinde işin adı “Zeytinliova Endüstriyel Ağaçlandırma Uygulama Projesi A-1 – Makineli Arazi hazırlığı ve Dikenli Tel İhata” olarak belirlenmiştir.

            İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinde, “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

ç) Bu Şartnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar,” düzenlemesi,  aynı Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7’nci maddesinde “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

            7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

            7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” düzenlemesi, aynı Şartname’nin “Geçici teminat” başlıklı 26’ncı maddesinde, “26.1. İstekliler teklif ettikleri bedelin % 3'ünden az olmamak üzere kendi belirleyecekleri tutarda geçici teminat vereceklerdir. Teklif edilen bedelin % 3'ünden az oranda geçici teminat veren isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.

            …

            26.3. Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, 16.11.2015 tarihinden önce olmamak üzere istekli tarafından belirlenir.

            26.4. Kabul edilebilir bir geçici teminat ile birlikte verilmeyen teklifler, istenilen katılma şartlarının sağlanamadığı gerekçesiyle İdare tarafından değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi, aynı Şartname’nin “Geçici teminatın teslim yeri” başlıklı 28’inci maddesinde ise,

            “28.1. Teminat mektupları, teklifle birlikte zarf içerisinde İdareye sunulur.

            28.2. Teminat mektupları dışındaki teminatların İzmir Orman Bölge Müdürlüğünün T.C. Ziraat Bankası İzmir Karşıyaka / Denizbostanlı Şubesi nezdinde bulunan TR400001000934047070805001 iban nolu hesaba yatırılması ve makbuzlarının teklif zarfının içinde sunulması gerekir.”  düzenlemesi bulunmaktadır.

            İhale ilân tarihinin 16.07.2015, ihale tarihinin 19.08.2015 olduğu, ihaleye 4 isteklinin teklif verdiği, idarece şikâyet üzerine 11.09.2015 tarihinde alınan 2 nolu ihale komisyonu kararında, yapılan şikâyet başvurusu üzerine geçici teminatın yatırıldığını gösteren banka makbuzunun asıl ya da noter onaylı olmadığı, fotokopi olduğu anlaşıldığından D…y Orman İşleri İnşaat Taah. Tem. Med. Hayv. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin Ramazan Yıldız üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

            Başvuru sahibi D…y Orman İşleri İnşaat Taah. Tem. Med. Hayv. Tic. ve San. Ltd. Şti. nin ihaleye 378.375,39 TL teklif verdiği, buna göre teklifiyle birlikte en az 11.351,26 TL tutarında geçici teminat sunması gerektiği,  söz konusu isteklinin teklif zarfı içerisinde 2015/88110 İKN’li ihalenin geçici teminat bedeli olduğuna ilişkin açıklamaya yer verilen T.C. Ziraat Bankası Erzurum Şubesi’nce düzenlenmiş 11.400,00 TL tutarında havale makbuzunun yer aldığı, tutarın havale edildiği hesabın, İdari Şartname’nin “Geçici teminatın teslim yeri” başlıklı 28’inci maddesinde belirtilen hesap numarası ile aynı olduğu görülmüştür.

Yapılan incelemede, her ne kadar, geçici teminat tutarının idarenin hesabına yatırıldığını gösteren belge, İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesinde öngörülen belgelerin sunuluş şekillerinden birine uygun sunulmasa da, havale makbuzu üzerindeki ihale kayıt numarası, hesap numarası ve tutarın İdari Şartname düzenlemelerine uygun olduğu, idarece bu tutarın İdari Şartname’nin 28’inci maddesinde belirtilen hesap numarasına yatırılıp yatırılmadığının teyit edilmesinin mümkün olduğu, bu itibarla başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu neticesine varılmıştır.

            Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi D…y Orman İşleri İnşaat Taahhüt Temizlik Medikal Hayvancılık Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.