İdari şartname’de yer verilmemesi nedeniyle yeterlik belgesi niteliğini haiz olmadığı anlaşılan belgelerin sunulmamış olması değerlendirme dışı bırakma gerekçesi olabilir mi?

Toplantı No

: 2013/012

Gündem No

: 1

Karar Tarihi

: 07.02.2013

Karar No

: 2013/UM.III-829

Şikayetçi: 

D… Röntgen San. Ve Tic. Ltd. Şti., İVEDİK ORGANİZE SANAYİ AĞAÇ İŞLERİ SİTESİ 600.SOKAK NO:21/B OSTİM / ANKARA 

İhaleyi Yapan Daire: 

K… Çelebi Eğitim Devlet Hastanesi Baştabipliği, Evlıya Çelebı Mahallesı Okmeydanı Caddesı 5 43040 K… 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

04.12.2012 / 39930 

Başvuruya Konu İhale: 

2012/150047 İhale Kayıt Numaralı "U Kollu Tek Dedektörlü Dijital Röntgen Cihazı Alımı" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

K… Çelebi Eğitim Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından 08.11.2012 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “U Kollu Tek Dedektörlü Dijital Röntgen Cihazı Alımı” ihalesine ilişkin olarak D… Röntgen San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 20.11.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.11.2012 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.12.2012 tarih ve 39930 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.12.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2012/4509 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar: 

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuru konusu ihalede ihale üzerinde bırakılan Atlas Sağlık Ürünleri Ticaret’in teklif ettiği “…marka XGEO GU60 Model”   cihazın Teknik Şartname’nin

 … 

5) İhale üzerinde bırakılan isteklinin Teknik Şartname’nin 10.5’inci maddesinde yer alan “Teklif veren firmanın ISO 9001 ve ISO 13485 Kalite Sistem Belgesi olmalıdır."  şeklinde ifade edilen kriteri karşılamadığı, zira teklif veren firmaların teklif ettikleri cihazlar için yeterli altyapıya sahip olmaları gerektiği, ISO 9001 ve ISO 13485 Kalite Sistem Belgelerinin bu nedenle istenildiği, söz konusu belgenin medikal cihazlara teknik servis kapsamında olması gerektiği, temizlik, gıda vb. alanda alınmış olan belgelerin geçerli olmadığı,

 …

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

 …

           
2 ) Başvuru sahibinin 5’inci iddiasına ilişkin olarak:

İhaleye ait Teknik Şartname’nin “Garanti şartları ve dokümantasyon” başlıklı 10.5’inci maddesinde,

 “Teklif veren firmanın ISO 9001 ve ISO 13485 Kalite Sistem Belgesi olmalıdır." 

10.1’inci maddesinde ise“Cihaza ait tüm garantiler üretici ve mümessil firma tarafından verilecektir.” düzenlemeleri bulunmaktadır.

 İdarece de şikâyete cevap yazısında ihale üzerinde bırakılan istekli olan Atlas Sağlık Ürünleri Ticaret’in dosyasında Teknik Şartname’nin10.1 ve10.5’inci maddesine istinaden Samsung Electronic Co. Ltd.’ye ait belgelerin bulunduğu  tespiti yapılmıştır.

Teknik Şartname’nin yukarıda aktarılan düzenlemesinden, isteklilerin tekliflerinde sayılan belgeleri sunmalarının istenildiği anlaşılmaktadır. Fakat İdari Şartname’nin ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri başlıklı 7’nci maddesinde bu hususa ilişkin düzenleme yapılmamıştır.

08.11.2012 tarihli Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında Teknik Şartname’nin yukarıda aktarılan 10’uncu maddesinin beşinci fıkrasında sayılan belgelerin isteklilerce teklif dosyaları kapsamında sunulup sunulmadığına ilişkin bir değerlendirme yapılmadığı görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale ve ön yeterlik dokümanının içeriği ve idari şartnamede yer alması zorunlu hususlar” başlıklı 27’ nci maddesinde “İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur. Ön yeterlik dokümanında ise adaylarda aranılan şartlara, ön yeterlik kriterlerine ve gerekli diğer belge ve bilgilere yer verilir.

İdari şartnamede ihale konusuna göre asgari aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:

…

            e) İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri”,

          Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teknik şartname” başlıklı 14’üncü maddesinde,

          “(1) Alınacak malın teknik kriterleri ve özellikleri, ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamede düzenlenir. Teknik kriterlerin ve özelliklerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve fırsat eşitliğini sağlaması zorunludur.

          (2) Teknik şartnamede, varsa ulusal standart ve dengi uluslararası standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenleme yapılabilir. Ancak ulusal standardın bulunmaması durumunda sadece uluslararası standart esas alınarak düzenleme yapılabilir.

          (3) Teknik şartnamede, belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmadığı veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmadığı hallerde, “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.

          (4) Teknik şartnamede, alım konusu malın ambalajlanması ve etiketlenmesi ile kullanım kılavuzuna yönelik düzenleme yapılabilir.

          (5) Teknik şartnamede, alım konusu malın montajı ve satış sonrası servisi ile yedek parçasının sağlanmasına yönelik düzenleme yapılabilir.

          (6) Teknik şartnamenin hazırlanmasında, ürünlere ilişkin teknik mevzuatın hazırlanması ve uygulanmasına dair mevzuat göz önünde bulundurulmalıdır.

          (7) Teknik şartnamede yapılacak düzenlemelerin, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak öngörülen mesleki ve teknik yeterlik kriterleri ve belgeleriyle uyumlu olması gerekir.

          (8) Teknik şartnamedeki düzenlemelerin; ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunca yapılacak inceleme ve değerlendirmelerde tereddüt oluşturmayacak şekilde açık olması gerekir.

          (9) Özel imalat süreci gerektiren mal alımlarında, yüklenici tarafından öncelikle malın prototipinin idareye sunulmasına ve bu prototipin kabulünden sonra üretiminin yapılmasına yönelik teknik şartnamede düzenleme yapılabilir.

          (10) Alım konusu malın niteliği ve bu Yönetmelikte öngörülen düzenlemeler esas alınarak yüklenicinin personel çalıştırmasının öngörülmesi halinde, bu personelin sayısı ve niteliği teknik şartnamede veya sözleşme tasarısında belirtilir.

          (11) Özel imalat süreci gerektiren mal alımlarında, malın ilgili mevzuat uyarınca teknik düzenleme kapsamında bulunması ve piyasaya arz edilmesinin belirli kurallara tabi olması durumunda; idare ve yüklenicinin malın uygunluk değerlendirilmesine yönelik yükümlülükleri, teknik şartnamede ve/veya sözleşme tasarısında belirtilir.

          (12) Teknik şartnamenin idare tarafından hazırlanması esastır. Ancak, alınacak malın özelliğinin gerektirdiği hallerde ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartname, Kanun hükümlerine uygun olarak danışmanlık hizmet sunucularına hazırlattırılabilir. .”

          Anılan Yönetmeliğin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 55’ inci maddesinde“(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

          (2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

          (3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz” hükümleri yer almaktadır.

          Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, isteklilerin ekonomik ve mali yeterlikleri ile mesleki ve teknik yeterliklerine ilişkin esasların ve buna ilişkin teklif ekinde sunulması zorunlu belgelerin idari şartnamelerde düzenlenmesinin esas olduğu, teknik şartnamelerde alınacak malın teknik kriterleri ve özelliklerine yer verilmesinin yanında, idarece gerek görülmesi durumunda alım konusu malın ambalajlanması ve etiketlenmesi ile kullanım kılavuzuna, ayrıca montajı ve satış sonrası servisi ile yedek parçasının sağlanmasına yönelik düzenleme  yapılabileceği, bunların dışında teknik şartnamelerde ekonomik, mali, mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin düzenleme yapılmaması gerektiği sonucuna ulaşılmaktadır.

Bu bağlamda ihalelerde tekliflerle birlikte sunulması istenilen yeterlik belgelerinin İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde belirtilmesi ve buna ilişkin “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda ayrı bir sütun açılması gerekmekte iken, inceleme konusu ihalede Teknik Şartname’de tekliflerle birlikte sunulması istenilen belgelere İdari Şartname’de bir yeterlik kriteri olarak yer verilmediği, “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda da ayrı bir satır açılmadığı görülmektedir.

4734 sayılı Kanun’un 27’ nci maddesinin (e) bendinde isteklilerde aranılacak şartlar, belgeler ve yeterlik kriterlerinin İdari Şartname’de yer alması zorunlu tutulmuştur. Bu durumda inceleme konusu işe ait İdari Şartname’de şikâyete konu belgelerin yeterlik kriteri olarak düzenlenmemesi nedeniyle bu belgeler üzerinden yeterlik değerlendirmesi yapılmasının mümkün olmadığı, belgenin muhtevi olduğu bilgilerin ancak muayene kabul aşamasında değerlendirilebileceği sonucuna varılmıştır. Bu bağlamda İdari Şartname’de yer verilmemesi nedeniyle yeterlik belgesi niteliğini haiz olmadığı anlaşılan söz konusu belgelerin sunulmamış olması da bir değerlendirme dışı bırakma gerekçesi teşkil etmeyecektir.

Açıklanan nedenlerle başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

 …

Oybirliği ile karar verildi.