İhale komisyon üyelerinden sadece birine demonstrasyon yapılması yeterli midir?

       Karar Tarihi      : 01.04.2013

       Karar No          : 2013/UM.I-1606

       … Eğitim ve Araştırma Hastanesi Baştabipliği tarafından kısmi teklife açık olarak gerçekleştirilen “Biyokimya Laboratuvarı Kit Karşılığı Cihaz ve Kit Alımları” ihalesinin 9 gruptan/kısımdan oluştuğu, başvuru sahibinin ikinci grup 1 nolu iş kalemi olan “Biyokimya Kit Karşılığı Tam Otomatik İdrar Analiz Cihazı Alımı” ile ilgili itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu, ikinci grup/kısmın yaklaşık maliyetinin 536.900,00 TL olduğu anlaşılmıştır.

       “Biyokimya Kit Karşılığı Tam Otomatik İdrar Analiz Cihazı Alımı” iş kalemi için…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş. ve … …Sağlık Ürün. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif sunduğu,…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.nin teklif ettiği ürüne demonstrasyon yapıldığı ve demonstrasyon sonucunda…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.nin teklif ettiği ürünün Teknik Şartname’ye uygun olmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, … …Sağlık Ürün. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif ettiği ürüne demonstrasyon yapılmadığı ve ihalede tek geçerli teklif sahibi olan … …Sağlık Ürün. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

       4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrasında “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü,

       Aynı Kanun’un “İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) bendinin 9 numaralı alt bendinde “İhale konusu işin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları”nın istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükmü,

       Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

       (2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir…” hükmü yer almaktadır.

       İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde “1- istekliler, teklif edilen malzemelerin belirlenen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacıyla tıbbi ve teknik özelliklerinin görülebileceği orijinal dokümanları veya fotokopilerini teklifle beraber vereceklerdir.

       2-İhale komisyonu gerekli gördüğü hallerde demonstrasyon isteyebilir. İstekliler demonstrasyonu nasıl ve hangi şartlarda sağlayacaklarını bildireceklerdir.” düzenlemesine,

       Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

       19.2.1. Bu ihaledeki kısım sayısı 9 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir. İhalede 9 grup olup, gruplar içerisinde kısmi teklif verilemez.” düzenlemesine,

       Teknik Şartname’nin 2.L maddesinde “Laboratuvar tarafından gerekli görülürse, sözleşme yapılmadan önce veya sonra herhangi bir zamanda teklif edilen cihaz ve kitler için demonstrasyon istenebilir. Demonstrasyon istendiğinde cihaz en geç 5 gün içinde laboratuvarda uygun bir yere kurulup, kit ve diğer masrafları ilgili firmaya ait olmak üzere gerçekleştirilmelidir.” düzenlemesine yer verilmiştir.

       İdarenin Kuruma yazdığı 14.03.3013 tarihli yazıdan F…..’in ihale komisyonu uzman üyesi olduğu anlaşılmıştır.

       İdarenin 13.12.2012 tarihli yazı ile…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.den demonstrasyon talep ettiği,…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.nin 17.12.2012 tarihli yazı ile 21.12.2012 tarihinde demonstrasyon yapılabileceğini idareye bildirdiği, aynı zamanda ihale komisyonu uzman üyesi olduğu anlaşılan Uzman Eczacı F …imzası ile 26.12.2012 tarihli demonstrasyon sonuç raporunun düzenlendiği, Kuruma gönderilen ihale işlem dosyası içinde demonstrasyon sonucuna ilişkin ayrıca tarafların (İdare-İstekli) imzasını içeren herhangi bir belge bulunmadığı, demonstrasyon sonuç raporunda demonstrasyonun hangi tarihte/tarihlerde yapıldığına ilişkin bilgi bulunmamakla birlikte, başvuru sahibinin dilekçesinden demonstrasyonun 21, 24 ve 25.12.2012 tarihlerinde yapıldığının anlaşıldığı, demonstrasyon sonucunda…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.nin teklif ettiği ürünün Teknik Şartname’nin 1.I, 2.A, 2.B,2.H ve 2.K maddelerine uygun olmadığı gerekçesiyle anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idare tarafından Kuruma yazılan 14.03.2013 tarihli yazıda “Disera Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş. firmasının teklif ettiği cihaz ve performansına uzman komisyon üyelerimizce gerekli bilgi donanımı olmamasından dolayı demonstrasyon yoluna gidilmiştir. … …Sağlık Ürün. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.firmasının teklif ettiği cihaz ve performansına ilişkin gerekli bilgi donanımı mevcut olduğundan Teknik Şartname’nin 2.L maddesine istinaden demonstrasyon istenmemiştir.” açıklamasına yer verildiği anlaşılmıştır.

       Demonstrasyon istenmesi durumunda demonstrasyonun kim tarafından, nasıl ve hangi şartlarda gerçekleştirileceğine ilişkin usul ve/veya esaslar ihale dokümanı ve mevzuatta düzenlenmemiş olup, demonstrasyon istenmesine ilişkin olarak İdari Şartname’de yapılan düzenlemeye herhangi bir şikâyet başvurusunda da bulunulmadığı anlaşılmıştır. Yukarıda anılan mevzuat hükümleri gereği ihalelerde, doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numunelerinin, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebilmesinde ve teklif edilecek ürünler ile ilgili demonstrasyon yapılmasını talep etmesine engel bir düzenleme yer almamaktadır.

       Demonstrasyon istenmesi durumunda demonstrasyonun nasıl ve hangi şartlarda gerçekleştirileceğine ilişkin usul ve/veya esaslar ihale dokümanı ve mevzuatta düzenlenmemiş olmakla birlikte, demonstrasyona en azından ihale komisyonunun uzman üyelerinin katılması gerekmektedir. Bu doğrultuda yapılan değerlendirmede, her ne kadar idare tarafından Kuruma yazılan 14.03.2013 tarihli yazıda ihale komisyonunun uzman üyelerince demonstrasyon yapıldığı belirtilmiş olmakla birlikte,…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.nin teklif ettiği ürüne ilişkin demonstrasyonun yalnızca ihale komisyonunun bir uzman üyesi (F ….) tarafından yapıldığı demonstrasyon sonuç raporundan anlaşılmakta olup, bu durumun 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde yer verilen saydamlık ve güvenirlik ilkesine uygun olmadığı, bu nedenle…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.nin teklif ettiği ürüne ilişkin olarak en az ihale komisyonunun iki uzman üyesinin katılımıyla yeniden demonstrasyon yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

       2 ) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

       “Biyokimya Kit Karşılığı Tam Otomatik İdrar Analiz Cihazı Alımı” iş kalemi için…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş. ve … …Sağlık Ürün. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif sunduğu,…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.nin teklif ettiği ürüne demonstrasyon yapıldığı ve demonstrasyon sonucunda…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.nin teklif ettiği ürünün Teknik Şartname’ye uygun olmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlen … …Sağlık Ürün. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif ettiği ürüne demonstrasyon yapılmadığı anlaşılmıştır.

       İdare tarafından, ihalede geçerli teklif sunan iki istekliden…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.ye demonstrasyon yapılıp … …Sağlık Ürün. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.ne demonstrasyon yapılmadan ihalenin sonuçlandırılmasının 4734 sayılı Kanunun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde yer alan eşit muamele aykırı olduğu sonucuna varılmış olup, başvuru sahibinin ikinci iddiası yerinde görülmüştür.

       Öte yandan, başvuru sahibi tarafından 4.013 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı anlaşılmıştır. Ancak, başvuru sahibi, ihalenin sadece 2’nci kısmına ait idare değerlendirmesini itirazen şikâyet konusu etmektedir. Dolayısıyla söz konusu kalemin yaklaşık maliyeti için Kanunda öngörülen başvuru bedelinin 1.336 TL olduğu dikkate alındığında, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında yer alan “…Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklama uyarınca, fazla yatırılan 2.677 TL’nin başvuru sahibi tarafından talep edilmesi halinde kendisine iade edilmesi gerekmektedir.

       Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, en az iki ihale komisyonu uzman üyesinin katılımı ile … …Sağlık Ürün. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifine ilişkin olarak demonstrasyon yapılması,…Tıbbi Malzeme Lojistik San. ve Tic. A.Ş.nin teklifine ilişkin olarak ise yeniden demonstrasyon yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.