İhalede isteklilerce ” Sunulmayacak belgeler tablosu” ” başlıklı standart formunun sunulmaması ihale dışı bırakılma sebebi midir?

Toplantı No    : 2022/031

Gündem No    : 48

Karar Tarihi    : 08.06.2022

Karar No         : 2022/UM.II-708

BAŞVURU SAHİBİ:

… Teks Giy. Teks. Gıd. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kültür ve Turizm Bakanlığı Döner Sermaye İşletmesi Merkez Müdürlüğü İstanbul İşletme Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/315331 İhale Kayıt Numaralı “Tek Kullanımlık Giysi ve Başörtüsü” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kültür ve Turizm Bakanlığı Döner Sermaye İşletmesi Merkez Müdürlüğü İstanbul İşletme Müdürlüğü tarafından 28.04.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Tek Kullanımlık Giysi ve Başörtüsü” ihalesine ilişkin olarak … Teks Giy. Teks. Gıd. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 29.04.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.05.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 13.05.2022 tarih ve 22853 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 13.05.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/504 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 29.04.2022 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edilen ihale komisyonu kararında taraflarınca sunulan teklif dosyası kapsamında ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğine dair imzalı taahhütnamenin olmadığı gerekçe gösterilerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığının ifade edildiği, ancak söz konusu taahhütnamenin teklif dosyası kapsamında sunulmasının ihale dokümanında düzenlenmediği,

İdarenin şikayete cevabi yazısında, sundukları teklif zarfının imzalı olmadığını ifade ettiği, ancak sunulan teklif dosyasının arka yüzünün taraflarınca imzalanıp kaşelenerek yapıştırıldığı,

İdarenin şikayete cevabi yazısında, teklif dosyası kapsamında “Sunulmayacak belgeler tablosu” başlıklı standart formun sunulmadığını ifade ettiği, ancak İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenen tüm belgelerin teklif dosyası kapsamında taraflarınca sunulduğu, bu nedenle bahse konu standart formun sunulmasına gerek olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

1. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İstenecek belgeler” başlıklı 27’nci maddesinde “… ı) İhaleye katılımda yeterlik belgesi olarak taahhütname istenemez. …” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesinin sekizinci fıkrasında “Aday veya istekliler tarafından, yedinci fıkradaki koşulları taşıyan katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubu, sunulmayacak belgeler tablosunda gerekli bilgilere yer verilmesi şartıyla başvuru veya teklif zarfında sunulmaz.

Bu durumda, katılım ve yeterlik kriterleri ile geçici teminat mektubuna ilişkin değerlendirme, sunulmayacak belgeler tablosunda yer verilen bilgiler kullanılmak suretiyle EKAP veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden ulaşılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. …” hükmü,

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

1. a) Adı: Tek Kullanımlık Giysi ve Başörtüsü Mal Alımı

1. b) Varsa kodu:

60. c) Miktarı ve türü: 60.000 (Altmış bin) Adet Tek Kullanımlık Giysi ve 200.000 (İkiyüz bin) Adet Tek Kullanımlık Başörtüsü Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: Döner Sermaye İstanbul İşletme Müdürlüğü Hobyar Mah. Şeyhülislam Hayri Efendi Cad. No: 2/1 Bahçekapı – FATİH / İSTANBUL

1. d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhale dokümanının kapsamı” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır:

…

ç) Standart formlar: … Standart Form-KİK029.0/M: Sunulmayacak Belgeler ..” düzenlemesi,

Bahse konu Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “… 7.7.1.2. İstekliler tarafından, 7.7.1.1. maddesindeki koşulları taşıyan katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubu, sunulmayacak belgeler tablosunda gerekli bilgilere yer verilmesi şartıyla teklif zarfında sunulmaz. Bu durumda, katılım ve yeterlik kriterleri ile geçici teminat mektubuna ilişkin değerlendirme, sunulmayacak belgeler tablosunda yer verilen bilgiler kullanılmak suretiyle EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden ulaşılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. …” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak bu Şartnamede istenilen bütün belgeler bir zarfa veya pakete konulur. Zarfın veya paketin üzerine isteklinin adi, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi ise ait olduğu ve ihaleyi yapan İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak, mühürlenir veya kaşelenir. …” düzenlemesi,

Söz konusu Şartname’nin “Teklif mektubunun şekli ve içeriği” başlıklı 23’üncü maddesinde “23.1. Teklif mektupları, ekteki form örneğine uygun şekilde yazılı ve imzalı olarak sunulur.

23.2. Teklif mektubunda;

1. a) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi,

1. b) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması,

1. c) Kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması,

ç) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasının, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin ise vergi kimlik numarasının belirtilmesi,

1. d) Teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması,

zorunludur. …” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyası incelendiğinde; 28.04.2022 tarihinde gerçekleşen ihaleye 4 isteklinin katıldığı, 28.04.2022 tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibi … Teks Giy. Teks. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyası kapsamında ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğine ilişkin imzalı taahhütname sunmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığının ifade edildiği, başvuruya konu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin …Tıbbi Malz. San. Tic. Ltd. Şti., ekonomik açıdan avantajlı ikinci teklif sahibinin ise Yavuz Biyomedikal Hast. Malz. ve Oto. Bil. Hırd. San. Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

… Teks Giy. Teks. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 29.04.2022 tarihinde idare kayıtlarına alınan şikayet dilekçesine idarece verilen cevabi yazıda; ihale komisyonu kararında belirtilen başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin gerekçelere ek olarak, anılan isteklinin sunduğu teklif dosyası kapsamında İdari Şartname’nin 5’inci maddesinde düzenlenen “Sunulmayacak belgeler tablosu” başlıklı standart formun bulunmadığının ve sunulan teklif zarfının imzalanmadığının ifade edildiği anlaşılmıştır.

… Teks Giy. Teks. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan teklif zarfı incelendiğinde; zarfın üzerine anılan isteklinin ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılarak teklif zarfının yapıştırılan yerinin bahse konu istekli tarafından kaşelenip imzalandığı tespit edilmiştir.

Başvuruya konu ihaleye ait ihale dokümanı incelendiğinde; doküman içeriğinde “Standart Form-KİK029.0/M. Sunulmayacak Belgeler Tablosu”nun yer aldığı, söz konusu standart formda idarece “Geçici teminat mektubu” ve “Noterler Birliği tarafından düzenlenen vekaletnameler ve azilnameler” başlıklı bilgilere ilişkin satır açıldığı,

Başvuru sahibi tarafından sunulan teklif dosyası incelendiğinde; bahse konu teklif dosyası kapsamında “Sunulmayacak belgeler tablosu” başlıklı standart formun yer almadığı, ancak anılan isteklice geçici teminat mektubunun teklif dosyası kapsamında sunulduğu tespit edilmiştir.

Yapılan tespitler çerçevesinde; idarece İdari Şartname’de isteklilerin teklifleri kapsamında “ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğine ilişkin imzalı bir taahhütname” sunulmasının istenmediği, kaldı ki, yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden ihalelerde isteklilerden hiçbir şekilde taahhütname istenmeyeceğinin anlaşıldığı,

İhale komisyonu kararında anılan isteklinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak belirtilen söz konusu taahhüdün birim fiyat teklif mektubu kapsamında standart bir ifade olarak yer aldığı, bu çerçevede; ihale komisyonu kararında “başvuru sahibi tarafından bahse konu taahhütnamenin sunulmadığı” gerekçe gösterilerek anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Bunun yanı sıra, istekliler tarafından teklifleri kapsamında ihale dokümanında yer alan “Standart Form- KİK029.0/M. Sunulmayacak Belgeler Tablosu”nda;

• Satır açılan bilgilere ilişkin belgelerin, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak teklif dosyasında idareye sunulabileceği gibi söz konusu tabloda gerekli bilgilerin beyan edilmesi suretiyle isteklilerce teklif dosyasında anılan standart formun da sunulabileceği,
• Bu durumda beyan edilen bu bilgilere ilişkin belgelerin ayrıca teklif dosyasında sunulmasına gerek olmadığı, idarenin şikayete cevap yazısında belirttiği gerekçelerin aksine, bahse konu tabloda idarece satır açılan bilgilerden biri olan geçici teminat mektubunun başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında fiziki olarak sunulduğu,
• Ayrıca, başvuru sahibince sunulan teklif dosyasında yer alan imza sirküleri incelendiğinde;
  • Anılan isteklinin münferiden temsile yetkili müdürü Ahmet ..ile ihaleye katılımının sağlandığı anlaşıldığından; ihaleye vekaleten katılma durumunun söz konusu olmadığı, dolayısıyla bahse konu tabloda satır açılan “vekaletnameler ve azilnameler” başlıklı bilgilere ilişkin anılan isteklice teklif dosyasında herhangi bir belge sunulmasına gerek olmadığı,
• Bu çerçevede; idarenin cevabi yazısında “başvuru sahibince “Sunulmayacak belgeler tablosu” başlıklı standart formun teklifi kapsamında sunulmadığı” şeklinde ifade edilen gerekçenin yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Diğer taraftan; başvuru sahibi … Teks Giy. Teks. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu teklif zarfının yapıştırılan yerinin Kamu İhale Kanunu’nun 30’uncu maddesinde yer alan hükümlere uygun olarak anılan isteklice imzalanıp kaşelendiği,

Bu çerçevede, idarenin cevabi yazısında “başvuru sahibince teklif zarfının imzalanmadığı” şeklinde ifade edilen gerekçesinin yerinde olmadığı anlaşılmış olup başvuru sahibinin iddiaları yerinde bulunmuştur.