İhalenin adının da yer aldığı ancak tarihinin bulunmadığı banka referans mektubu kabul edilebilir mi?

Toplantı No

: 2016/008

Gündem No

: 71

Karar Tarihi

: 28.01.2016

Karar No

: 2016/UH.I-321

Şikayetçi: 

R…m Temizlik Ve Yemekhane Hizmetleri İnşaat Taahhüt Ticaret Limited Şirketi 

İhaleyi Yapan Daire: 

Fatih Çocuk Evleri Sitesi Müdürlüğü Aile Ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Müsteşarlık 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

24.12.2015 / 99487 

Başvuruya Konu İhale: 

2015/136642 İhale Kayıt Numaralı "Fatih Çocuk Evleri Sitesi Müdürlüğü Ve Bağlı Birim Çokim Temizlik ( Malzemesiz), Ziyaretçi Danışma, Kaloriferci, Teknisyen Yardımcısı Hizmet Alımı" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

Karar: 

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:    

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hamdi GÜLEÇ, Dr. Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

R…m Temizlik ve Yemekhane Hizmetleri İnşaat Taahhüt Ticaret Limited Şirketi,

Gazipaşa Mah. Uzun Sok. Canbakkal İş Merkezi No: 37 K: 6/70 TRABZON

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Fatih Çocuk Evleri Sitesi Müdürlüğü,

Çimenli Mah. Çimenli Merkez Sok. No: 55 TRABZON

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/136642İhale Kayıt Numaralı “Fatih Çocuk Evleri Sitesi Müdürlüğü ve Bağlı Birim Çokim Temizlik (Malzemesiz), Ziyaretçi Danışma, Kaloriferci, Teknisyen Yardımcısı Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

            Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Fatih Çocuk Evleri Sitesi Müdürlüğü tarafından 16.11.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Fatih Çocuk Evleri Sitesi Müdürlüğü ve Bağlı Birim Çokim Temizlik (Malzemesiz), Ziyaretçi Danışma, Kaloriferci, Teknisyen Yardımcısı Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak R…m Temizlik ve Yemekhane Hizmetleri İnşaat Taahhüt Tic. Ltd. Şti.nin 18.12.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin18.12.2015 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 24.12.2015 tarih ve 99487 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.12.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2015/3465 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idare tarafından tekliflerinin teklif zarfı kapsamında sunulan banka referans mektubunun Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 34’üncü maddesinin birinci ve ikinci fıkrasında belirtilen şartları karşılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, sunulan belgenin Türkiye Halk Bankası tarafından düzenlenen bir belge olduğu, sunulan belgede belge düzenleme tarihi olmamakla birlikte belgenin ihale konusu işe ilişkin bilgileri içerdiği, ihaleyi yapan idare ve işin adının belirtildiği, bu bilgi çerçevesinde söz konusu belgenin ihale ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olduğu konusunda herhangi bir şüpheye mahal olmadığı, banka referans mektubunun esasını teşkil eden nakdi ve gayri nakdi bilgilerinin ilgili banka yetkilileri tarafından doldurularak imzalandığı, henüz ilanı yapılmamış işe ilişkin olarak düzenlemeyeceği açık olduğundan bu gerekçeyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmaması gerektiği, herhangi bir tereddüt olması halinde ilgili bankadan bu hususun teyit edilerek eksiklik giderilmesi yerine tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı, sunulan banka referans mektubunda nakit kredi tutarının 1.000.000,00 TL, (risk 350.000,00 TL), gayri nakdi kredi tutarının 4.000.000,00 TL (risk 503.000,00 TL) olmak üzere anılan yönetmelik hükmü çerçevesinde teklif edilen bedelin %10’undan az olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun ihaleye katılımda yeterlik kurallarının düzenlendiği 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinin (1) numaralı alt bendinde, isteklilerden ekonomik ve mali yeterliklerinin belirlenmesi için bankalardan temin edilecek isteklinin mali durumu ile ilgili belgelerin istenebileceği, anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarelerce belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak istenebileceği hükmü yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.” hükmü,

“Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34’uncu maddesinde “(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

(2) Banka referans mektubuna ilişkin yeterlik kriterleri aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

a) Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde; isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, teklif edilen bedelin % 10’undan az olamaz.

b) Belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılan ihalelerde; aday veya isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, yaklaşık maliyetin % 5’i ile % 15’i aralığında idare tarafından belirlenecek parasal tutardan az olamaz.

c) Yukarıdaki bentlerde belirtilen kriterler, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

(3) İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir. Konsorsiyumda ise bu belgelerin her bir ortak tarafından, kendi kısmı için belirlenen yeterlik kriterini sağlayacak şekilde sunulması gerekir.

(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü,

“Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

(6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir.……”hükmü

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması yer almaktadır.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Fatih Çocuk Evleri Sitesi Müdürlüğü ve Bağlı Birim ÇOKİM Temizlik (Malzemesiz), Ziyaretçi Danışma, Kaloriferci, Teknisyen Yardımcısı Hizmet Alımı

b) Miktarı ve türü: 9 Kişilik Temizlik (Malzemesiz) Hizmeti Alımı, 4 Kişilik Ziyaretçi Dan. Yön. Hizmeti Alımı, 3 Kişilik Kalorifer Personeli Hizmeti Alımı” düzenlemesi,

“İhale dokümanının kapsamı” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır: d) Standart formlar: …………Standart Form-KİK025.0/H: Banka Referans Mektubu, …..” düzenlemesi,

“Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7’nci maddesinde “7.4.1. İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

            İdari Şartname’nin yukarıda aktarılan 7.4’üncü maddesinde yer alan düzenleme çerçevesinde isteklinin ekonomik ve mali yeterliğinin belirlenmesine ilişkin olarak isteklilerce teklif edilen bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu istenilen başvuruya konu ihalede aynı Şartname’nin yukarıda aktarılan 5’inci maddesinde yer alan düzenleme çerçevesinde Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği eki banka referans mektubuna ilişkin standart formun (Standart Form-KİK025.0/H) ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verildiği tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükmü ve İdari Şartnamenin 7.4.1’inci maddesinde yer alan düzenleme gereği 1.608.846,84 TL tutarında teklif veren başvuru sahibi tarafından teklif zarfı kapsamında asgari 1.608.846,84 TL x %10 = 160.884,68 TL tutarında bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubuna yer vermesi gereken incelenen ihalede; başvuru sahibi tarafından teklif zarfı kapsamında Türkiye Halk Bankası AŞ. Trabzon Beşirli şubesi tarafından kendi adına düzenlenmiş İdari Şartnamede belirtildiği şekilde ki “idarenin adı, adresi ve işin adı” ile “nakit kredisi ve gayri nakdi kredi bilgisi” içeren ihale dokümanı kapsamında yer alan standart formla birebir uyumlu olmayan “referans mektubu talep formu” başlıklı belgenin sunulduğu görülmüştür.

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasında öncelikle ihalenin 19.11.2015 tarihli komisyon kararı ile başvuru sahibi üzerinde bırakıldığı, daha sonraki bir tarihte alınan 15.12.2015 tarihli ihale komisyon kararı ile ise teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığına dair iki ihale komisyon kararı yer aldığı görülmüş olup bu hususa ilişkin olarak idareden 04.01.2016 tarih ve 1-49 sayılı yazımız ile açıklama idare tarafından gönderilen bilgi ve belgeler 12.01.2016 tarihinde Kurum kaydına alınmıştır.

İdarece gönderilen bilgi ve belgelerden başvuru sahibi tarafından sunulan banka referans mektubunun uygun görülerek ihalenin 19.11.2015 tarihli komisyon kararı ile üzerinde bırakıldığı ancak ihale işlem dosyasının Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nca ön mali kontrol yapılması sonucunda başvuru sahibi tarafından teklif zarfı kapsamında sunulan banka referans talep formunun Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 34’üncü maddesinde yer alan hükme uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiğinin 03.01.2015 tarih ve 177719 sayılı yazısı ile bildirilmesi üzerine alınan 15.12.2015 tarihli ikinci ihale komisyonu kararı ile teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan 34’üncü maddesinin birinci fıkrasında teklif zarfı kapsamında sunulan banka referans mektubunun ihalenin ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olmasının zorunlu olduğunun hükme bağlandığı, başvuru sahibi tarafından teklif zarfında yer verilen bahse konu belgede belge düzenleme tarih bilgisi haricinde ki yukarıda aktarılan mevzuata hükmü gereği zorunlu diğer unsurları taşıdığı, ayrıca  belgede yer alması  zorunlu olmamakla birlikte ihaleyi yapan idarenin ve başvuruya konu ihalenin adının da yer aldığı, bu hususun söz konusu belgenin ilgili banka tarafından ihale ilan tarihi ile ihale tarihi arasında düzenlenmiş olduğuna karine teşkil edeceğinden tarih bilgisinin eksikliğinin  belgede ihale ve idarenin adlarının bulunduğu da dikkate alınarak belgenin esasını etkiler nitelikte olmadığı anlaşılmıştır.

Bu itibarla idarece 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesi uyarınca söz konusu bilgi eksikliği tamamlatılmaksızın başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde hukuki isabet bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan başvuru sahibi tarafından teklif zarfı kapsamında sunulan “referans mektubu talep formu” başlıklı belgede 1.000.000,00 TL tutarında nakdi kredisi, 4.000.000,00 TL tutarında gayri nakdi kredisinin olduğu bilgisinin yer aldığı, başvuru sahibinin teklif bedeli dikkate alındığında İdari Şartname’nin yukarıda aktarılan 7.4.1’inci maddesinde belirtilen asgari tutarın sağlandığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.