İstekli tarafından sunulan “aslına uygundur suret” şerhinin bulunduğu evraklar kabul edilebilir mi?

Yayın Tarih: 31.07.2019 03:07
Özet

İhale işlem dosyası kapsamında, başvuru sahibi isteklinin pilot ortağı Ok... Müh. ve İnş. A.Ş.’nin teklif dosyası kapsamında sunmuş olduğu, “genel kurul toplantı ve müzakere defteri” üzerinde yapılan incelemede evrak üzerinde, T.C Ankara 17. Noterliğinin 29.08.2014 tarihli ve 12431 nolu, 17.09.2014 tarihli ve 13180 nolu ile 17.02.2015 tarihli ve 02795 nolu 3 adet noter onayı bulunduğu ve yine evrak üzerine 2 adet “aslına uygundur suret” şerhinin bulunduğu görülmüş olup, noterliğin ilgili Kanun ve Yönetmelik hükümleri gereği aslı ibraz edilmeyen bir evrak üzerinden örnek veremeyeceği, şikayete konu “genel kurul toplantı ve müzakere defteri” üzerinde farklı tarihlerde noter onaylarının bulunmasının, ilgilinin teklifi kapsamında sunduğu örneklerin, daha evvelki örneğin suret veya fotokopisinden, aslı görülmeden onaylandığı anlamına gelmeyeceği ve söz konusu evrakın idare cevabında belirtildiği gibi “aslı gibidir” onayı yapıldıktan sonra tekrar çoğaltılıp farklı bir notere yeniden “aslı gibidir” onayı yapılarak sunulmasının herhangi bir aykırılık teşkil etmediği anlaşıldığından, anılan isteklinin teklifinin söz konusu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uyarlık bulunmadığı sonucuna varılmıştır


Toplantı No

: 2015/044

Gündem No

: 44

Karar Tarihi

: 22.07.2015

Karar No

: 2015/UY.II-2065

 

Şikayetçi:

Ok… Müh. ve İnş. A.Ş. – Gö… Proje Müş. Ltd. Şti.

İhaleyi Yapan Daire:

Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü 11.Bölge Müdürlüğü

Başvuru Tarih ve Sayısı:

19.06.2015 / 51920

Başvuruya Konu İhale:

2015/43697 İhale Kayıt Numaralı "Meriç Nehri Yatak Temizliği Ve Tahkimatı" İhalesi

 

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü …Bölge Müdürlüğü tarafından 26.05.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Meriç Nehri Yatak Temizliği Ve Tahkimatı” ihalesine ilişkin olarak Ok… Müh. ve İnş. A.Ş.-Gö… Proje Müş. Ltd. Şti. İş Ortaklığının 04.06.2015 ve 15.06.2015 tarihlerinde yaptığı şikâyet başvurularının, idarenin 12.06.2015 ve 19.06.2015 tarihli yazıları ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.06.2015 tarih ve 51920 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.06.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2015/1630 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

………..

2- Pilot ortakları Ok… Mühendislik ve İnşaat A.Ş.'nin ticaret sicil gazetesinin teklif dosyasında bulunmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, bunun üzerine idareye şikâyet başvurusunda bulunularak İdari Şartname’nin aynı maddesinde ticaret sicil gazetesi bulunmaması halinde bu hususları gösteren (diğer) belgeler ile imza sirkülerinin yeterli olacağının bildirildiği, ayrıca firmanın anonim şirket statüsünde olması nedeniyle, hisse devrini ilgili kanun gereğince ticaret siciline tescil ve ilanına gerek bulunmadığı, tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevleri belirtmek üzere noter onaylı "genel kurul, toplantı ve müzakere defteri", noter onaylı "ortaklar pay defteri" ile şirketi temsil ve ilzama yetkiliyi belirten noter onaylı imza sirkülerinin teklif dosyasına konulduğu ve bunların yeterli olduğunun bildirildiği, bu belgelerin yeniden değerlendirilerek tekliflerinin geçerli sayılması ve ihale işlemlerine buna göre devam edilmesi gerektiği,

Şikâyet başvurusu üzerine idarece, sunmuş oldukları genel kurul toplantı ve müzakere defterindeki 22.08.2013 tarihli toplantıya ortaklardan sadece biri olan G.D'ın katılmış olduğu ve S.T'in hisse devrine karar verdiği, kararın  Oybirliği ile alındığı ancak sadece birinin imzaladığı, oysa Kurul kararlarına göre yönetim kurulu kararı zorunluluğunun bulunduğu, teklif zarfındaki belgenin noter tarafından “aslı gibidir” onayı yapılmış olduğu, sonradan bu belge üzerinde bir daha fotokopi yapılıp tekrar aslı gibidir onayının başka bir notere yapıldığı, bu şekilde düzenlenen bir belgenin ticaret sicil gazetesi yerine değerlendirilmesinin mümkün görülmediği gerekçeleriyle başvurularının reddedildiği,

Ok… Mühendislik ve İnşaat A.Ş.'nin yönetim kurulunun tek kişiden oluştuğu, bu kişinin şirketin ortaklarından G.D olduğu ve yönetim kurulu başkanı sıfatına haiz olduğu, ayrıca yönetim kurulunda başkaca üye bulunmadığı, idarenin genel kurul toplantı ve müzakere defterini imzalamak üzere tüm hissedarların katılarak karar alınacağı ve defteri bu kişilerin imzalayacağı konusunda yanılgıya düştüğü, defteri hissedarların değil sadece yönetim kurulunun imzalayabileceği, anonim şirketlerde hisse devirlerinin kabul edilip edilmeyeceğinin şirket yönetim kurulunun onayına sunulduğu, yönetim kuruluna gelen hisse devri talebinin değerlendirilerek yönetimce bir karara bağlandığı ve kabul edilmesi halinde son durumun ortaklar pay defterine işlendiği,

İlgili sayfanın "gündem" ve "kararın metni" başlıklı bölümlerinden toplantının gündeminin “hisse devirlerinin görüşülerek ortaklar pay defterine işlenmesi” olduğunun anlaşıldığı, G.D ve S.T arasındaki hisse devri işleminin yönetim kuruluna hitaben yazılan bir dilekçe ile bildirildiği, bu devrin kabul edilerek ortaklar pay defterine işlenmesinin yönetim kurulunca
Oybirliği ile karar altına alındığı ve sermaye ile hissedarlarının son durumunun aynı gün ortaklar pay defterine işlendiğinin görüleceği, ihale dosyasına sunulan belgelerin bu belgeler olduğu, dolayısıyla işlemlerin başta Türk Ticaret Kanun’u olmak üzere tüm yasal mevzuata uygun olduğu,

Sunmuş oldukları evrakın, idarenin iddia ettiği gibi noter tarafından “aslı gibidir” onayı yapılmış, daha sonra bu belgeden bir daha fotokopi yapılıp tekrar aslı gibidir onayı başka bir noterce yapılmış bir evrak olmadığı,

Yapılan işlemin yukarıda bahsi geçen 22.08.2013 tarihli “hisse devirlerinin görüşülerek ortaklar pay defterine işlenmesi” işleminin ticaret siciline tescili için ve genel kurul, toplantı ve müzakere defteri ile ortaklar pay defterinin asıllarının notere götürülmesi ve ilgili sayfalarının asıllarının üzerlerine noter mührü vurulması olduğu, ilk noter işleminin bir "aslı gibidir "işlemi olmadığı, defter asıllarının üzerine noter mührü basılmasından ibaret olduğu, bu sayfaların ibrazının ihaleye katılmak için gerekli olduğunda noter onaylı asıllarından fotokopi edilerek defterin aslı ile birlikte notere götürüldüğü ve ikinci noterin, ilk noterce mühür basılı asılları görerek fotokopileri aslı gibidir olarak onayladığı, dolayısıyla mevzuata aykırı bir husus bulunmayıp evraklarının geçerli olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

………

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

………

Başvuru sahibinin sunmuş olduğu belgenin, idarenin iddia ettiği gibi noter tarafından “aslı gibidir” onayı yapılmış daha sonra bu belgeden bir daha fotokopi yapılıp tekrar “aslı gibidir” onayı başka bir noterce yapılmış bir evrak olmadığı, yapılan işlemin defter asıllarının üzerine noter mührü basılmasından ibaret olduğu, bu sayfaların ibrazının ihaleye katılmak için gerekli olduğunda, noter onaylı asıllarından fotokopi edilerek defterin aslı ile birlikte notere götürüldüğü ve ikinci noterin, ilk noterce mühür basılı asılları görerek fotokopileri aslı gibidir olarak onayladığı, dolayısıyla mevzuata aykırı bir husus bulunmayıp evraklarının geçerli olduğu iddiasının incelenmesinde,

1512 sayılı Noterlik Kanunu’nun “Noterlik İşlemlerinin Hükümleri” başlıklı 82’nci maddesinde “Bu kanun hükümlerine göre belgelendirilen işlemler resmi sayılır. Noterler tarafından bu kısmın ikinci bölümünün hükümlerine göre düzenlenmiş olan hukuki işlemler, sahteliği sabit oluncaya kadar geçerlidir.

İkinci ve üçüncü fıkra hükümleri dışında kalan noterlik işlemleri aksi sabit oluncaya kadar geçerlidir.” hükmü,

Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin “Örnek Verme Şekilleri” başlıklı 95 ‘inci maddesinde“ a- İbrazdan örnek:

İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. ibraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır…” hükmü,

Yapım İşleri Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde, “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir…” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7’nci maddesinde “7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesi'nin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete İdaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyası kapsamında, başvuru sahibi isteklinin pilot ortağı Ok… Müh. ve İnş. A.Ş.’nin teklif dosyası kapsamında sunmuş olduğu, “genel kurul toplantı ve müzakere defteri” üzerinde yapılan incelemede evrak üzerinde, T.C Ankara 17. Noterliğinin 29.08.2014 tarihli ve 12431 nolu, 17.09.2014 tarihli ve 13180 nolu ile 17.02.2015 tarihli ve 02795 nolu 3 adet noter onayı bulunduğu ve yine evrak üzerine 2 adet “aslına uygundur suret” şerhinin bulunduğu görülmüş olup, noterliğin ilgili Kanun ve Yönetmelik hükümleri gereği aslı ibraz edilmeyen bir evrak üzerinden örnek veremeyeceği, şikayete konu “genel kurul toplantı ve müzakere defteri” üzerinde farklı tarihlerde noter onaylarının bulunmasının, ilgilinin teklifi kapsamında sunduğu örneklerin, daha evvelki örneğin suret veya fotokopisinden, aslı görülmeden onaylandığı anlamına gelmeyeceği ve söz konusu evrakın idare cevabında belirtildiği gibi “aslı gibidir” onayı yapıldıktan sonra tekrar çoğaltılıp farklı bir notere yeniden “aslı gibidir” onayı yapılarak sunulmasının herhangi bir aykırılık teşkil etmediği anlaşıldığından, anılan isteklinin teklifinin söz konusu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uyarlık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Ok… Müh. ve İnş. A.Ş. – Gö… Proje Müş. Ltd. Şti. İş Ortaklığının teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,


Oybirliği ile karar verildi.

 


Benzer Yazılar


İhaleSoruCevap İstatistikler


Analiz

Makale

Sayaç

Karar

Soru Cevap