Marka ve model belirlenmesinin yeterlik şartı olarak öngörüldüğü araç Kiralama ihalesinde, marka ve modelin sonradan tamamlattırılması mümkün müdür?

Toplantı No

: 2015/010

Gündem No

: 76

Karar Tarihi

: 04.02.2015

Karar No

: 2015/UH.II-429

Şikayetçi: 

Z… Tur Ve Organizasyon Servis Hizmetleri Sosyal Hizmetler İnş. Turizm Nakliye Otomotiv San. Ve Tic. Ltd. Şti. 

İhaleyi Yapan Daire: 

Aile Ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü Aile Ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Müsteşarlık 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

29.12.2014 / 46466 

Başvuruya Konu İhale: 

2014/148448 İhale Kayıt Numaralı "Müdürlüğümüz Ve Bağlı Kuruluşlarımıza 10 Adet Yakıt Hariç,Şoför Dahil 12 Aylık Araç Kiralama" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

Karar: 

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:    

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: II. Başkan Kazım ÖZKAN, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ, Hamdi GÜLEÇ, Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

Z… Tur ve Organizasyon Servis Hizmetleri Sosyal Hizmetler İnş. Turizm Nakliye Otomotiv San. ve Tic. Ltd. Şti.,

Meşrutiyet Mah. Tahir Karaoğuz Cad. Uzunçarşı Kat:3 No:301 Z…

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Z… Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü,

Mithatpaşa Mah. Zübeyde Hanım Cad. No:14 Ticaret İşhanı Kat 3-4 Z…

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2014/148448İhale Kayıt Numaralı “Müdürlüğümüz ve Bağlı Kuruluşlarımıza 10 Adet Yakıt Hariç, Şoför Dahil 12 Aylık Araç Kiralama” İhalesi

KURUMCA YAPILAN İNCELEME:

            Z… Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğü tarafından 04.12.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Müdürlüğümüz ve Bağlı Kuruluşlarımıza 10 Adet Yakıt Hariç, Şoför Dahil 12 Aylık Araç Kiralama” ihalesine ilişkin olarak Z… Tur ve Organizasyon Servis Hizmetleri Sosyal Hizmetler İnş. Turizm Nakliye Otomotiv San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 17.12.2014 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 18.12.2014 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.12.2014 tarih ve 46466 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.12.2014 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2014/3848 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

       KARAR:

       Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

       İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

       1) Teklif verdikleri kısımlar için firmalarının ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olduğunun taraflarına bildirildiği, söz konusu kısımlarda ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen K… A…’ın İdari Şartname’nin 47.16 ve 47.17’nci maddelerinde yer alan belgeleri sunmadığı, anılan yeterlik kriterine ilişkin belgelerin idare tarafından ilk oturumdan sonra tamamlatıldığı, söz konusu hususun idarenin şikâyet cevap yazısında da belirtildiği, söz konusu belgelerin teklifin esasını değiştirecek nitelikte olması nedeniyle Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6’ncı maddesi gereği tamamlatılmalarının mümkün olmadığı, idare tarafından şifai olarak tamamlatılan belgeler nedeniyle 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’nci maddesinde yer alan temel ilkelerin ihlal edildiği,

       2) Teklif verdikleri kısımlar için ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen K… A…’dan aşırı düşük teklif açıklaması talep edilmeden ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata aykırı olduğu,

       3) Teklif verdikleri kısımlar için ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen K… A…’ın teklifinde yol ve yemek maliyetlerinin hatalı olduğu, 

       4) K… A…’ın, ihalenin “İzmirlioğlu Huzurevi Müdürlüğü” kısmı için sözleşmeye davet edilmesinin mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

       A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

       1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

       İdari Şartname’nin 2.1’inci maddesinin (a) bendinde ihale konusu hizmetin adının “Müdürlüğümüz ve Bağlı Kuruluşlarımıza 10 Adet Yakıt Hariç, Şoför Dahil 12 Aylık Araç Kiralama” olarak belirlendiği,

       Söz konusu Şartname’nin “Teklif ve sözleşme türü” 19’uncu maddesinde “19.1. İstekliler tekliflerini, her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatlarının miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat şeklinde vereceklerdir. İhale sonucu, ihale üzerinde bırakılan istekliyle her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatların miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat sözleşme imzalanacaktır.” düzenlemesinin, 

       Anılan Şartname’nin “ Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

       20.2. Kısmi teklif verilebilecek kısımların listesi ekte belirtilmiştir.

       Kısmi teklif verilebilecek kısımların listesi ekte belirtilmiştir.

       İsteklilerin teklifleri 7 kısım bazında değerlendirilecektir. Ekte sunulan ihtiyaç listesinde tanımlanan kısımlar dahilinde teklif edilen her bir iş kısmının biri veya daha fazlası istekli üzerinde kalabilir.

       1.Kısım: İl Müdürlüğü 2.Kısım: Sosyal Hizmet Merkezi Müd. 3.Kısım: Çocuk Evleri Koordinasyon Merk. Müd. 4.Kısım: Merkez Huzurevi Müd. 5. Kısım: İzmirlioğlu Huzurevi Müdürlüğü 6.Kısım: Çaycuma Sevgi Evleri Çocuk Yuvası Müdürlüğü 7.Kısım: Devrek Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon merkezi Müdürlüğü

       İhale konusu hizmet alımına ilişkin madde 20.2.'de belirtilen 5 (beş) kısmın tamamına teklif verilebileceği gibi yine aynı maddede belirtilen 7 (Yedi) kısım hizmet alımının her biri ayrı bir kısım olarak değerlendirilerek kısımlara ayrı ayrı da teklif verilebilecektir. Kısımlar için ayrı ayrı geçici teminat yatırılabileceği gibi 7 (Yedi) kısım hizmet alımının tamamı içinde geçici teminat yatırılabilecektir. Sözleşme, her kısımda bulunan Müdürlükler tarafından ayrı ayrı imzalanacaktır.” düzenlemesinin yer aldığı anlaşılmıştır.

       İtirazen şikayet başvurusuna konu İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde “….

       47.16. 2014/6814 sayılı Bakanlar Kurulu kararı gereği idaremizin 1, 2, 3. 4. 5. 6. 7. kısımlarda bulunan araçlara ödeyebileceği aylık kira bedeli, Türkiye Sigorta, Reasürans ve Emeklilik Şirketleri Birliği tarafından yayınlanan ve 2014 yılı ocak ayı itibariyle uygulanacak kasko sigortası değerinin %2'sini aşmayacaktır. Bu nedenle teklifleri, teklif vermiş oldukları aracın 2014 ocak ayı itibariyle uygulanacak kasko sigortası değerinin %2'sini aşan isteklilerin o kısım için vermiş oldukları teklif değerlendirme dışı bırakılacaktır. Bu madde 1, 2, 3. 4. 5. 6. 7. kısımlarda bulunan araçlar için uygulanacaktır.

       47.17. İstekliler, ihale komisyonunun sağlıklı değerlendirme yapmasını sağlamak amacıyla, teklif mektubu eki cetvelde (birim fiyat teklif cetveli) teklif etmiş oldukları aracın kasko sigortası değerinin tespit edilmesini sağlayacak bilgilere (marka ve model) yer verecektir…..”  düzenlemesi bulunmaktadır.

       4734 sayılı Kamu İhale Kanunun’un “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrasında “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü,

       Anılan Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

       İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

       Söz konusu Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde  “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

       Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile  birim  fiyat teklif  cetvellerinde  aritmetik  hata  bulunup  bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

       Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

       a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

       b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

       İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

       16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

       16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

       16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması yer almaktadır.

       İdari Şartname’nin 47.17’nci maddesinde yeterlik şartı olarak, istekliler tarafından teklif mektubu eki birim fiyat teklif cetvelinde teklif ettikleri araçların kasko sigortası değerinin tespit edilmesini sağlayacak bilgilere (marka ve model) yer verilmesi belirlenmiştir. Söz konusu yeterlik şartı gereği isteklilerden belge talep edilmediği, talep edilen araç bilgilerinin ise teklif mektubu eki birim fiyat teklif cetvelinde yer alması gerektiği anlaşılmıştır.

       İhale komisyonu tarafından düzenlenen zarf açma ve belge kontrol tutanağında isteklilerin teklif ettikleri araçlara ilişkin bilgilerin istekliler tarafından sunulup sunulmadığına ilişkin ibare bulunmadığı tespit edilmiştir.

       16.01.2015 tarih ve 125-1175 sayılı Kurum yazısı ile “1) Şikâyet dilekçesine tarafınızca verilen cevap yazısında, K… A… firmasının ihalenin ilk oturumundan sonra ihale komisyonuna proforma fatura sunduğu belirtilmektedir. Söz konusu istekli tarafından ihalenin ilk oturumundan sonra sunulan belgeler için tarafınızca talep yazısı yazılmış ise ilgili yazı ve söz konusu istekli tarafından ihalenin ilk oturumundan sonra sunulan belgeler,

       2) İhalenin 3’üncü, 4’üncü ve 6’ncı kısımları için teklif veren isteklilerden ihalenin ilk oturumundan sonra belge sunan istekli bulunup bulunmadığı, varsa tarafınızca belge talep yazıları ile ihalenin ilk oturumundan sonra sunulan belgeler ve hangi istekli tarafından sunulduğu bilgisi,” ifadesine yer verilerek bilgi ve belge talep edilmiştir.

       İdarenin 20.01.2015 tarih ve 349 sayılı yazısında “1)2014/148448 İKN’li Müdürlüğümüz ve bağlı Kuruluşlarımıza 10 adet Yakıt hariç, Şöför Dahil 12 aylık Araç Kiralama Hizmet alımı işi ihalesinin ilk oturumunda K… A… firmasının Birim fiyat teklif mektubu ekinde kasko değer listesini sunmuştur. İhalenin ilk oturumundan sonra K… A… firmasının evrakları incelenmiş olup; Birim fiyat teklif mektubu ekinde sunmuş olduğu kasko değer listesinde basılı kaşesi olmadığı için aynı gün içinde kasko değer listesini teyit edecek belge istenmiş olup; ekte konulan proforma faturalar sunulmuştur.

2)İhalenin 3 ’üncü 5 4’üncü ve 6’ncı kısımları için teklif veren isteklilerden ihalenin ilk oturumundan sonra belge sunan istekli bulunmamaktadır.” şeklinde bilgi verilerek 3 adet proforma faturanın K… A… tarafından taraflarına iletildiği belirtilmiştir.

       Yapılan incelemede K… A… tarafından sunulan birim fiyat teklif cetvelinde teklif ettiği araçlara ilişkin bilgi bulunmadığı, idarece kuruma gönderilen ihale işlem dosyasında ayrıca isteklinin teklif zarfında ihale komisyon başkanlığına hitaben yazılmış olan 3 adet aracın marka, cins, model, özellik, fiyat bilgilerini içeren yazının ve aynı şekilde ihale komisyon başkanlığına hitaben yazılmış ve ekinde 3 adet proforma faturanın yer aldığı yazının bulunduğu görülmüştür.

       Her ne kadar idarece söz konusu isteklinin teklif ettiği araçlara ilişkin bilgileri içeren yazıyı teklifi ile birlikte sunduğu iddia edilse de, söz konusu durumun zarf açma ve belge kontrol tutanağında tutanak altına alınmadığı, bu nedenle ihalenin ilk oturumunda gerçekleştirilmesi gereken, isteklilerin belgelerinin tutanak altına alınması işleminin mevzuata uygun gerçekleştirilmemesi nedeniyle 4734 sayılı Kanun’da sayılan temel ilkelerden saydamlık ilkesinin zedelendiği tespit edilmiştir.

       Diğer taraftan, İdari Şartnamenin 47.17’nci maddesinde düzenlenen yeterlik şartı gereği isteklilerin teklif ettikleri araç bilgilerine birim fiyat teklif mektubu eki cetvelde yer vermeleri zorunlu olduğu anlaşıldığından, araç bilgilerine ilişkin sunulan belge veya birim fiyat teklif mektubu eki cetvelde harici yazı ile sunulan bilgilerin değerlendirmeye alınmasının mümkün olmadığı değerlendirildiğinden, zarf açma ve belge kontrol tutanağına ilişkin söz konusu aykırılığın tekliflerin değerlendirilmesinde esasa etkili olmadığı sonucuna varılmıştır.

       Bu itibarla, K… A…’ın teklifinin, araçlara ilişkin bilgilerin birim fiyat teklif cetvelinde yer almaması nedeniyle Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesi uyarınca değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.