Teklif zarfının idare görevlileri tarafından sehven açılmış olması durumunda nasıl hareket edilir? (KİK Kararı)

Toplantı No

: 2019/028

Gündem No

: 30

Karar Tarihi

: 30.05.2019

Karar No

: 2019/UH.II-664

BAŞVURU SAHİBİ:

Etimesgut Seyahat İnşaat Tur. Eml. Gıda ve Tic. Ltd. Şti.,

VEKİLİ:

Av. Tarık DEMİREL,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Etimesgut Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/187230 İhale Kayıt Numaralı “Araç Kiralama Hizmet Alımı İşi” İhalesi

KURUMCA YAPILAN İNCELEME:

Etimesgut Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından 10.05.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Araç Kiralama Hizmet Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Etimesgut Seyahat İnşaat Tur. Eml. Gıda ve Tic. Ltd. Şti. tarafından 15.05.2019 tarih ve 20288 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.05.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/512 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; şikayete konu “Araç kiralama hizmet alımı” işinde, ihale dokümanına yönelik şikayet başvurusunda bulundukları ve idare tarafından başvuru üzerine zeyilname düzenlediği, 10.05.2019 tarihinde ihalenin gerçekleştirildiği, 10.05.2019 tarihli ihale komisyonu kararıyla “Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin 09.05.2019 tarihinde idareye gönderdiği teklif zarfının açık olduğu ve zarf içerisinde ihaleye işlerinin yoğunluğundan dolayı katılamadıklarını ifade eden bir yazının olduğu, bu durumun 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde yer alan "saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur." hükmüne aykırı olduğu” gerekçesiyle ihalenin iptal edildiği, ancak ihale komisyonunca verilen iptal kararının mevzuata uygun olmadığı, şöyle ki;

– İdare tarafından teklif zarfı olduğu iddia edilen belgenin ihaleden önce ihale komisyonuna ulaştığı ve teklif zarfının açık olduğunun ihale tarihinden önce öğrenildiği, ancak içinden teşekkür mektubu çıkan zarfın teklif zarfı olarak kabul edilmemesi gerektiği,

– 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 30’uncu maddesine aykırı olan ve içerisinde teklif içermeyen zarfın teklif zarfı olarak nitelendirilemeyeceği,

– İdarenin söz konusu zarfı teklif zarfı olarak kabul etmesi halinde durumu tutanak altına alarak teklifi reddetmesi gerektiği,

– İdareye teslim sırasına göre ilk sırada yer alması gereken “zarf”ın, altıncı sıraya konularak ihale sırasında açıklandığı,

– Teşekkür mektubu niteliğinde olan söz konusu zarf sahibinin istekli sıfatını haiz olamayacağından istekli sıfatı ile iptal kararında yer almaması gerektiği,

– İhaleyi gerçekleştiren idarenin benzer nitelikteki ihalelerinin genel olarak bir sebeple iptal edildiği ve akabinde pazarlık usulü ile ihaleye çıkılarak aynı firmalardan hizmet alımını gerçekleştirdiği ve bu hususun da değerlendirmede göz önünde bulundurulması gerektiği ifade edilmekte, sonuç olarak idarece hukuka aykırı olarak verilen ve tesisinde kamu yararı bulunmayan ihalenin iptali kararının iptal edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

İptal gerekçeleri ile sınırlı olarak yapılan inceleme sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunun “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “Bu Kanunun uygulanmasında;

…

İstekli: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidini,

…

Teklif: Bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri,

…ifade eder.” hükmü,

            “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.”hükmü,

“Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

  Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.  Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.

Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.

Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.” hükmü,

“Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

“Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptali” başlıklı 39’uncu maddesinde “İhale komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir. İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. Ancak, idare isteklilerin talepte bulunması halinde, ihalenin iptal edilme gerekçelerini talep eden isteklilere bildirir.” hükmü yer almaktadır.

İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Araç Kiralama Hizmet Alımı İşi

b) Miktarı ve türü: Belediyemizin ihtiyacı olan ve Belediyemiz hizmetlerinde kullanılmak üzere 7 adet D segmentli füme veya siyah renkli binek tipi araç, 1 adet binek tipi araç, 1 adet hafif ticari araç, 2 adet 35+1+1 yolcu kapasiteli araçların kiralanması işi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Etimesgut Belediye Başkanlığı hizmetlerinde kullanılacak olup, kullanılacak hizmet birimleri (Hizmetin gerektirdiği her türlü işler ve her yerde)” düzenlemesi yer almaktadır.

10.05.2019 tarihli ihale komisyonu kararından, şikayete konu ihalede 10 adet ihale dokümanı alındığı, 2 isteklinin teşekkür mektubu sunduğu, teklif değerlendirme aşamasında bir isteklinin birim fiyat teklif cetvelinde hafif ticari araçların kasko değerinin %2’lik tutarı aştığı gerekçesiyle, bir isteklinin de araçlara ait marka, model ve kasko listesini sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, başvuru sahibi dahil geriye kalan 2 isteklinin tekliflerinin geçerli teklif olarak değerlendirildiği anlaşılmıştır.

Anılan ihale komisyonu kararında “İhaleye 6. sırada teklif veren Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin dosyası üzerinde yapılan inceleme neticesinde idarenin hazırladığı tutanakta “Belediyemiz Yazı İşleri Müdürlüğü evrak servisine Yurtiçi kargo tarafından teslim edilen Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.ye ait ihale dosyasına 09.05.2019 tarih ve 12483 no ile kayıt işlemi yapıldığı, ancak müdürlüğümüze 09.05.2019 tarihinde evrak teslim sırasında zarfın açıldığı ve “ihalenize işlerimizin yoğunluğu nedeni ile katılamadığımızı bildirir…” içerikli bir yazı gönderildiği anlaşılmış olup,  belirtildiği gibi teklif zarfının açık olması ve bu durumun 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 5’inci maddesindeki “saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenilirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur” hükmüne aykırı olması” gerekçesi ile inceleme konusu ihalenin iptal edilmesine karar verildiği ve bu kararın ihale yetkilisince onaylandığı görülmüştür.

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden, Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından gönderilen zarfın 09.05.2019 tarihinde idarenin Yazı İşleri Müdürlüğü evrak servisine ulaştığı, idare görevlileri tarafından zarfın açıldığı ve bu durumun 09.05.2019 tarihinde iki idare görevlisinin imzası ile tutanak altına alındığı, söz konusu tutanakta “Belediyemizce yapılacak Araç Kiralama Hizmet Alımı ihalesi kapsamında Belediyemiz Yazı İşleri Müdürlüğü Genel Evrak Servisine Yurtiçi Kargo tarafından teslim edilen Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.ye ait ihale dosyası 09.05.2019 tarih ve 12483 no ile kayıt işlemi yapılmıştır. Ancak, müdürlüğümüze 09.05.2019 tarihinde evrak teslimi sırasında zarfın açıldığı ve “ihalenize işlerimizin yoğunluğu nedeni ile katılamadığımızı bildirir.” içerikli bir yazı gönderildiği anlaşılmıştır. İş bu tutanak görülen lüzum üzerine idaremizce düzenlenmiştir.” ifadelerinin yer aldığı, ihale komisyonu üyesi tarafından ihale tarihi olan 10.05.2019’da söz konusu zarfın 6 sıra numarası ile teslim alındığı görülmüştür.

Ayrıca, idare tarafından isteklilere gönderilen ihalenin iptali kararında “teklif zarfının ihaleden önce sehven açıldığı”nın ifade edilerek kararın bildirildiği, EKAP üzerinden yayımlanan ihale bilgileri tablosunda da iptal nedeninin “teklif zarfının ihaleden önce sehven açılması” olarak belirtildiği tespit edilmiştir.

Yapılan incelemede, Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından idareye gönderilen söz konusu zarf üzerinde isteklinin ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresinin yazılı olduğu, zarf içerisinde “10.05.2019 tarihinde yapılacak olan Araç kiralama hizmet alımı işi ihalenize işlerimizin yoğunluğu nedeniyle katılamadığımızı bildirir, teşekkürlerimizi sunarız.” ifadelerinin yer aldığı bir yazı ile ihale dokümanının EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirdiğine ilişkin formun yer aldığı tespit edilmiştir.

Öncelikle, idarelerin ihaleyi iptal etme noktasında takdir yetkilerinin bulunduğu, ancak idarelere kanun ile verilen bu takdir yetkisinin mutlak ve sınırsız olmadığı, takdir yetkisinin kamu yararı ve hizmet gerekleri ile sınırlı kullanılması gerektiği belirtilmelidir.

Diğer taraftan, yapılan tespitler ve mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, 4734 sayılı Kanunun yukarıda aktarılan “Tanımlar” başlıklı 4 üncü maddesinde “Teklif”, “Bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri” şeklinde tanımlandığından Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından idareye gönderilen ve içerisinde teşekkür mektubu bulunan dosyanın Kanunun anılan hükmüne göre “teklif” olarak değerlendirilmesinin mümkün olamayacağı anlaşılmıştır.

Bu bağlamda, her ne kadar Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından gönderilen zarfın idare görevlileri tarafından sehven açılmış olmasının, ihale komisyonunda ihalede gizlilik, saydamlık ve güvenilirlik ilkelerine aykırı bir durumun oluştuğu yönünde kanaat oluşturduğu görülse de, söz konusu zarf içerisinde ihaleye ilişkin fiyat teklifi ile birlikte değerlendirmeye esas belgelerin yer almaması, zarf içerisinde sadece teşekkür mektubu bulunması, idarece bu durumun sehven zarfın açılma eyleminin gerçekleştiği gün içinde tutanak altına alınması ve aksine bir tespitin de bulunmaması hususları birlikte değerlendirildiğinde inceleme konusu ihalede anılan gerekçeyle ihalenin iptalini gerektirecek bir durumun oluşmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

İdarenin ihalenin iptali kararının iptaline,

Oyçokluğu ile karar verildi.