Yurt dışından alınan belgelerin taşıması gereken şartlar nelerdir?

Karar Tarihi     : 12.12.2012

Karar No         : 2012/UY.II-4717

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Pilot ortakları tarafından sunulan ve yurtdışından temin edilen sanayi ve ticaret odası belgesi, vekâletname, ciro yeterlik belgesi ve iş deneyim belgesinde apostil işlem ve belgelerinin mevzuata uygun olarak hazırlanmadığı, aynı belgeler için Başkonsolosluk onayları ve yeminli tercüman tarafından tercüme edilmiş asıl olarak gösterilen belgelerin imza, kaşe ve mühürlerinin bulunmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı, istenilen tüm belgelerin mevzuata uygun olarak eksiksiz bir şekilde idareye sunulduğu, ihale dilinin Türkçe olarak tanımlanmasından dolayı yabancı istekli olan pilot ortağın kendi dilinde düzenlenmiş ve apostil tasdik şerhi taşıyan belgelerin aslının idareye sunulması İdari Şartname’ye aykırılık teşkil edeceğinden T.C. Konsolosluğunca aslı görülerek anılan Konsolosluğun yeminli mütercimlerine tercüme ettirilmiş ve onaylanmış nüshalarının sunulduğu, asıl belgelerin tamamında imza, kaşe ve mührün ıslak hali ile mevcut olduğu, mevzuat gereği söz konusu imza, kaşe ve mühürlerin asıl belgelerin parçası olduğu ve T.C. Konsolosluğu ve anılan Konsolosluğun yeminli mütercimleri tarafından görülerek tercüme edilip onaylandığı, buna karşın idarece göz ardı edilen bu hususların kamu ihale mevzuatı gereği bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği,

a) Pilot ortağın Ticaret ve Sanayi Odasından devam eden faaliyetlerine dair orijinal Almanca dilinde düzenlenen belgenin Karlsruhe Mahkemesince apostil şerh işlemi ile tevsik edildiği, Karlsruhe Türk Konsolosluğu tarafından bu belge ve tercümesinin onaylandığı ve tevsik edildiği,

b) Başvuru konusu ihaleye katılabilmek üzere IDS GMBH firmasının Türkiye'de temsilini sağlamak üzere Kerem KINIK'a verilen vekâletin ise Almanca dilinde düzenlenen orijinal belgenin Karlsruhe Mahkemesince apostil şerh işlemi ile tevsik edildiği, Karlsruhe Türk Konsolosluğunun Yeminli Tercümanı tarafından tercüme edildiği ve bilahare Karlsruhe Türk Konsolosluğu tarafından bu belge ve tercümesinin onaylandığı,

c) Ciro yeterlik belgelerinin hazırlanmasında KİK'e ait standart formlar arasında yer alan "KİK24.1/Y bilanço bilgileri tablosu" nun kullanıldığı ve bu belgenin pilot ortağın vekili olan Nicholas GEBAUER tarafından düzenlendiği, adı geçen şahsın pilot ortağın ihale süresince Türkiye'de temsilini sağlamak üzere Almanca dilinde düzenlenen orijinal vekâletnamenin ise Karlsruhe Mahkemesince apostil şerh işlemi ile tevsik edildiği, Karlsruhe Türk Konsolosluğunun yeminli tercümanı tarafından tercüme edildiği ve anılan Konsolosluk tarafından bu belge ve tercümesinin onaylandığı ve tevsik edildiği,

d) Pilot ortağın faaliyet gösterdiği ülkede yapmış olduğu iş ile ilgili orijinal Almanca dilinde düzenlenen belgenin Karlsruhe Mahkemesince apostil şerh işlemi ile tevsik edildiği, Karlsruhe Türk Konsolosluğu tarafından bu belge ve tercümesinin onaylandığı ve tevsik edildiği,

2) Tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçelerine ek olarak idarenin şikâyete cevap yazısında mali yeterlilik için sunulan tüm belgelerde (ciro, bilanço) apostil işleminin geçersiz olduğu ve Türkiye'de SMMM'ye karşılık olabilecek bir denetim veya kontrol onayı bulunmadığı, ihale dokümanındaki yazılı hususlara uygun ve kabul edilebilir olmadığı şeklinde yeni bir gerekçe ileri sürülmesinin mevzuata aykırı olduğu,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibi İş Ortaklığının pilot ortağı tarafından sunulan yabancı dilde ve yabancı ülkede düzenlenen belgelerin kamu ihale mevzuatına göre “Belgelerin sunuluş şekli”ne uygun olarak sunulup sunulmadığına yönelik inceleme, başvuru konusu ihaleyi gerçekleştirilen idareye sunulan belge asılları, bu belgelerin tasdiki, tercümeleri ve tercümelerinin tasdiki bakımından yapılacak olup itirazen şikâyet başvurusunun konusunun belgelerin sunuluş şekline ilişkin olması nedeniyle 21.11.2012 tarih ve 2954 sayılı yazı ile IDS GMBH-PİOMAK Otomasyon Makina San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığının pilot ortağı konumundaki IDS GMBH firmasına ilişkin teklif dosyası kapsamında sunulan bütün bilgi ve belgelerin inceleme sonuçlandırıldığında iade edilmek üzere asılları idareden talep edilmiştir.

İdarenin 22.11.2012 tarihli ve 8332 sayılı yazısı ile talep edilen belgeler gönderilmiş olup, söz konusu belgeler üzerinden yapılan inceleme neticesinde;

1. IDS GMBH firmasının Sanayi ve Ticaret Odası kaydına ilişkin olarak, Karlsruhe Sanayi ve Ticaret Odası tarafından Almanca düzenlenen belge ve bu belgenin apostil tasdik şerhi ile Mannheim Sulh Hukuk Mahkemesi (Sicil Mahkemesi) tarafından Almanca düzenlenen, ticaret sicilinin içeriğini tevsik ettiği ibaresini taşıyan ve “resmi güncel suret” olarak adlandırılan belgenin sunulduğu, söz konusu belgeler ile apostil tasdik şerhinin Türkçe çevirilerinin “Neckarauer Str. 35-41 D-68199 Mannheim” adresinde faaliyet gösterdiği anlaşılan Mannheime Sprachendienst Internationel Communication tercüme bürosu kaşesi ile Mehmet H. DÜVEYKİ’nin imza ve kaşesini taşıdığı ve söz konusu çeviriler altındaki imza ve kaşelerin “kaşede adı geçen tercümana ait olduğunu metne şamil olmamak üzere onaylandığına ilişkin” T.C. Karlsruhe Başkonsolosluğu onay şerhinin bulunduğu,
1. IDS GMBH firması adına başvuru konusu ihaleye ilişkin tüm dokümanları imzalamak hususunda Kerem Kınık, Peter W. Fritz ve Nicolas Gebauer’e yetki verildiği ifadesini taşıyan ve Almanca düzenlenen vekâletname ile onay belgesi sunulduğu, söz konusu belgeler ile apostil tasdik şerhinin Türkçe çevirilerinin “Neckarauer Str. 35-41 D-68199 Mannheim” adresinde faaliyet gösterdiği anlaşılan Mannheime Sprachendienst Internationel Communication tercüme bürosu kaşesi ile Mehmet H. DÜVEYKİ’nin imza ve kaşesini taşıdığı ve söz konusu çeviriler altındaki imza ve kaşelerin “kaşede adı geçen tercümana ait olduğunu metne şamil olmamak üzere onaylandığına ilişkin” T.C. Karlsruhe Başkonsolosluğu onay şerhinin bulunduğu,
1. IDS GMBH firmasının ekonomik ve mali yeterliğinin tevsiki için Almanca düzenlenen “inşaat hizmetleri cirosu ön yeterliliği” başlığını taşıyan belge ile bilançoları ve apostil tasdik şerhi sunulduğu, bilanço ve ciroya ilişkin belgelerin ve ciroya ilişkin apostil tasdik şerhinin Türkçe çevirilerinin “Neckarauer Str. 35-41 D-68199 Mannheim” adresinde faaliyet gösterdiği anlaşılan Mannheime Sprachendienst Internationel Communication tercüme bürosu kaşesi ile Mehmet H. DÜVEYKİ’nin imza ve kaşesini taşıdığı ve söz konusu çeviriler altındaki imza ve kaşelerin “kaşede adı geçen tercümana ait olduğunu metne şamil olmamak üzere onaylandığına ilişkin” T.C. Karlsruhe Başkonsolosluğu onay şerhinin bulunduğu; ayrıca“Bilanço bilgileri tablosu” başlıklı standart form-KİK024.1/Y’nin sunulduğu, söz konusu belgede belgeyi düzenleyen meslek mensubunun “adı-soyadı ve unvanı imza kaşe/mühür” kısmı boş olmakla birlikte belgenin alt kısmına not olarak “Almanya’da yeminli mali müşavirler, yılda bir kez Almanca dilinde yönetim raporlarını imzalayıp damgalarlar. Yukarıda gösterilen rakamlar yönetim raporlarımızdan alınmıştır. O raporlar ihale süreci için hazırladığımız başvuru dosyasına eklenmiştir. Bu rakamların doğru olduğunu teyit ederiz” ibaresinin yazıldığı “ihale yetkilisi” sıfatıyla Nıicholas Gebauer tarafından imzalandığı,
1. IDS GMBH firmasının iş deneyiminin tevsiki için Tahran Su ve Atıksu Şirketine gerçekleştirilen“Tahran su uzaktan ölçüm ve uzaktan kontrol projesi” işine ilişkin 05.10.2008 tarihli iş tamamlama belgesi ile proje açıklaması ve fatura sunulduğu, iş tamamlama belgesi ile apostil tasdik şerhinin Türkçe çevirilerinin “Neckarauer Str. 35-41 D-68199 Mannheim” adresinde faaliyet gösterdiği anlaşılan Mannheime Sprachendienst Internationel Communication tercüme bürosu kaşesi ile Mehmet H. DÜVEYKİ’nin imza ve kaşesini taşıdığı ve söz konusu çeviriler altındaki imza ve kaşelerin “kaşede adı geçen tercümana ait olduğunu metne şamil olmamak üzere onaylandığına ilişkin” T.C. Karlsruhe Başkonsolosluğu onay şerhinin bulunduğu, proje açıklaması ve fatura ile apostil tasdik şerhinin Türkçe çevirilerinin “Rıhtım Cad. Şevketbey İşhanı No: 12/3 Kadıköy İstanbul” adresinde bulunan Demir Tercüme Bürosunun kaşesi ile Beşiktaş 20. Noteri Hikmet KAPLAN’ın imza, mühür ve kaşesini taşıdığı görülmüştür.

Yabancı ülkede düzenlenen belgeler ve bu be belgelerin tasdiki açısından değerlendirme:

Teklif dosyası kapsamında sunulan ve yabancı ülkede düzenlenen belgelerden sanayi ve ticaret odası belgeleri, vekâletname, ciro ve bilançoya ilişkin belgelerde ve iş deneyim belgesinde imza ve mühür/kaşe bulunmadığı, standart form-KİK024.1/Y’ye göre sunulan bilanço gelirleri tablosunda meslek mensubu onayı bulunmadığı ve yine söz konusu belgelerin apostil tasdik şerhlerinde de bilanço ve proje açıklamasına ilişkin olarak sunulduğu anlaşılan apostil tasdik şerhi dışında imza ve mühür bulunmadığı görülmüştür.

Yukarıda sayılan yabancı ülkede düzenlenen belgelerde imza ve mühür/kaşe bulunmaması konusunda, başvuru sahibinin şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda yer alan “ihale dilinin Türkçe olarak tanımlanmasından dolayı yabancı istekli olan pilot ortağın kendi dilinde düzenlenmiş ve apostil tasdik şerhi taşıyan belgelerin aslının idareye sunulması İdari Şartname’ye aykırılık teşkil edeceğinden T.C. Konsolosluğunca aslı görülerek anılan Konsolosluğun yeminli mütercimlerine tercüme ettirilmiş ve onaylanmış nüshalarının sunulduğu, asıl belgelerin tamamında imza, kaşe ve mührün ıslak hali ile mevcut olduğu” yönünde beyanı bulunmaktadır.

Söz konusu beyan ile teklif dosyası kapsamındaki uyuşmazlık konusu belgeler bir arada değerlendirildiğinde; anılan istekli tarafından idareye imza, kaşe ve mühür taşıyan belge asıllarının sunulmadığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin belirttiği üzere belge asıllarının tercüme ve tercüme onayı esnasında T.C. Konsolosluğunca görülmesi ise kamu ihale mevzuatında belgelerin sunuluş şekli konusunda isteklilerin idareye sundukları belgelerde aranılan şekli koşullarını bertaraf edici nitelik taşımamaktadır.

Ayrıca apostil tasdik şerhinin taşıması gereken şekli unsurlara ilişkin düzenleme Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi’nde yapılmış olup, anılan Sözleşme’nin 3’üncü maddesinin birinci fıkrasında; “İmzanın doğruluğunun, belgeyi imzalayan kişinin sıfatının ve gerektiğinde, bu belge üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi için zorunlu görülebilecek tek işlem 4 üncü maddede tanımlanan tasdik şerhinin belgenin verildiği Devlet yetkili makamınca bu belgeye konulmasından ibarettir.” hükmü, anılan Sözleşmenin 4 üncü maddesinde de; “3 üncü maddenin 1 nci fıkrasında öngörülen tasdik şerhi, bizzat belgenin veya buna eklenecek bir kâğıdın üzerine konulacaktır; bu şerh işbu Sözleşmeye ekli örneğe uygun olmalıdır.

Bununla birlikte, tasdik şerhi, bunu koyan makamın resmi dilinde yazılabilir. Bu tasdik şerhinde yeralan kayıtlar ikinci bir dilde de olabilir. Ancak, tasdik şerhinin, «Apostille Convention de La Haye Du 5 Octobre 1961» başlığı Fransızca olarak belirtilmelidir.”hükmü yer almaktadır.

Adalet Bakanlığı Uluslararası Hukuk ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğünün 01.03.2008 tarih ve 68/1 sayılı Genelgesinin ekinde, sözleşmeye taraf ülkelere yer verildiği, Türkiye ve Almanya’nın taraf ülkeler arasında yer aldığı görülmüştür. Söz konusu Genelgenin 6’ncı maddesinde, imzanın doğruluğunun, belgeyi imzalayan kişinin sıfatını ve gerektiğinde bu belge üzerinde mühür veya aslı ile aynı olduğunun teyidi için zorunlu görülebilecek tek işlemin, belgenin verildiği devlet yetkili makamınca tasdik şerhinin (apostil) konulmasından ibaret olduğu belirtilmiştir.

Bu itibarla, başvuru sahibinin teklif dosyasında yer alan imza ve mühür taşımayan apostil tasdik şerhlerinin anılan Sözleşme hükümlerine göre geçerli bir tasdik niteliği taşımadığı tespit edilmiştir.

Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi başlıklı 37’nci maddesi ile Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 57’nci maddesinde, belgelerdeki bilgi eksikliğinin idarece tamamlatılmasına yönelik hüküm bulunmakla birlikte Kamu İhale Genel Tebliğinin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16’ncı maddesinde;“isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idarelerce tamamlatılabileceği” şeklinde açıklama bulunmakta olup, bu haliyle kamu ihale mevzuatında belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılmasına cevaz verildiği, imza ve mühür eksikliğinin tamamlatılmasına yönelik düzenleme yapılmadığı, belgenin taşıması zorunlu asli unsur niteliğinde olan imza ve mühür eksikliğinin bilgi eksikliği kapsamında sayılamayacağı anlaşılmaktadır.

Yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümeleri ve bu tercümelerin tasdik işlemi bakımından yapılan değerlendirme:

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinin dördüncü fıkrasının (a) bendinde Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişi ortağı bulunan iş ortaklıkları tarafından sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanmasının zorunlu olduğu hüküm altına alınmıştır.

Bu bakımdan, başvuru sahibi İş Ortaklığının teklif dosyası kapsamında sunduğu yabancı dilde düzenlenen belgelerden iş deneyiminin tevsiki için sunulan iş tamamlama belgesinin eki olan proje açıklaması ve faturanın Türkçe tercümeleri dışındaki diğer belgelerin çevirilerinin anılan mevzuat hükmüne aykırı olarak Almanya’daki yeminli tercüman tarafından yapıldığı ve söz konusu tercümelerde yer alan kaşenin adı geçen tercümana ait olduğuna ilişkin T.C. Karlsruhe Başkonsolosluğu onayı taşıdığı görülmektedir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları doğrultusunda yapılan tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibi İş Ortaklığının pilot ortağı konumundaki IDS GMBH firması tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan sanayi ve ticaret odası belgesi, vekâletname, bilanço ve iş hacmini gösteren belge olarak ciroya ilişkin belgeler ve iş deneyim belgesi ile bu belgelerin tasdikine ilişkin belgelerin kamu ihale mevzuatına uygun olarak sunulmaması ve söz konusu belgelerin tercümeleri ile tercüme onaylarının kamu ihale mevzuatına uygun olarak yapılmaması nedeniyle anılan İş Ortaklığının teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır