Zarf açma ve belge kontrol tutanağında var olduğu belirtilen belgenin uygunluğunun kontrolü yapılmasında sakınca var mıdır?

Toplantı No

: 2016/013

Gündem No

: 14

Karar Tarihi

: 24.02.2016

Karar No

: 2016/UH.I-602

Şikayetçi: 

B…soft Bilgi Teknolojileri A.Ş. 

İhaleyi Yapan Daire: 

Elektrik Üretim A.Ş Genel Müdürlüğü Ticaret Dairesi Başkanlığı İç Ticaret Müdürlüğü 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

08.02.2016 / 8166 

Başvuruya Konu İhale: 

2015/164861 İhale Kayıt Numaralı "Eüaş’Da Kullanılmakta Olan Kkpp Sistemi İle İlişkili Olarak Çalışan Oracle İş Zekası İleri Raporlama Sisteminin Bakımı Hizmet Alımı İşi" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

Karar: 

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:     

… 

BAŞVURU SAHİBİ:

B…soft Bilgi Teknolojileri A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Elektrik Üretim A.Ş. Genel Müdürlüğü Ticaret Dairesi Başkanlığı İç Ticaret Müdürlüğü,

Nasuh Akar Mah. Türkocağı Cad. No: 2 Kat: 13 06490 Çankaya/ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/164861İhale Kayıt Numaralı “EÜAŞ’da Kullanılmakta Olan Kkpp Sistemi İle İlişkili Olarak Çalışan Oracle İş Zekası İleri Raporlama Sisteminin Bakımı Hizmet Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

            Elektrik Üretim A.Ş Genel Müdürlüğü Ticaret Dairesi Başkanlığı İç Ticaret Müdürlüğü tarafından 28.12.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “EÜAŞ’da Kullanılmakta Olan Kkpp Sistemi İle İlişkili Olarak Çalışan Oracle İş Zekası İleri Raporlama Sisteminin Bakımı Hizmet Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak B…soft Bilgi Teknolojileri A.Ş. nin 25.01.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 28.01.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 08.02.2016 tarih ve 8166 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.02.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2016/398 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, iş deneyimlerini tevsik etmek üzere özel sektöre gerçekleştirdikleri işe ilişkin bedel içeren sözleşme ile sözleşmeye ilişkin fatura sundukları, idare tarafından sunulan faturanın fotokopi olduğu gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak ihale dosyasında faturaların asılları ile fotokopilerine yer verildiği, ihaleden bir gün sonra sunulan belge asıllarının idareden talep edildiği ve idare tarafından sunulan fotokopilere “aslı idarece görülmüştür” şerhi düşülerek dosyasına konulacağının belirtildiği, ayrıca kontrol tutanağında sunulan belgelerin uygun olduğunun kayıt altına alındığı, bu itibarla tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı, kaldı ki söz konusu belgenin aslının olmamasının teklifin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirecek bir durum olmadığı, anılan hususun bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

            Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur…” hükmü,

            Anılan Yönetmelik’in  “İş deneyim belgesi düzenlenemeyen hallerde iş deneyimini gösteren diğer belgeler ve bu belgelerde aranacak kriterler” başlıklı 47’nci maddesinde “(1) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, iş deneyim belgesi düzenlenemez. Bu durumda, bitirilen işlere ilişkin iş deneyiminin belgelendirilmesinde aşağıdaki esaslar uygulanır:

            (a) Yurtdışında gerçekleştirilen işler hariç bu madde kapsamında yer alan işlerde; sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen; fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri veya serbest meslek makbuzu nüshaları ya da bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri, personel çalıştırılan işlerde ise bu belgelere ek olarak o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgeler, iş deneyimini gösteren belgelerdir. Aday veya istekli, iş deneyimini gösteren bu belgeleri başvuru veya teklifi kapsamında sunar. Bu maddede belirtilen işler için iş deneyim belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınamaz…” hükmü,

            Aynı Yönetmelik’in “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

31.2. Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…”hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.” açıklaması yer almaktadır.

            İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu işin adının “EÜAŞ’da kullanılmakta olan KKPP sistemi ile ilişkili olarak çalışan Oracle İş Zekası İleri Raporlama sisteminin bakımı hizmet alımı işi” olarak belirtildiği, miktarı ve türüne ise Şartname ekinde,

            şeklinde yer verildiği, anılan Şartnamenin 19’uncu maddesinde teklif ve sözleşme türünün birim fiyat teklif ve sözleşme olacağının belirtildiği, Sözleşme Tasarısının 9’uncu maddesinde “İşin süresi, işe başlama tarihinden itibaren 24 (yirmidört) aydır” düzenlemesine yer verildiği görülmüştür.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80'inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 25'den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

İş ortaklığında pilot ortağın, istenen iş deneyim tutarının en az % 70'ini, diğer ortakların her birinin, istenen iş deneyim tutarının en az % 10'unu sağlaması ve diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamının ise istenen iş deneyim tutarının % 30'undan az olmaması gerekir. Ancak, ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, pilot ortak ve diğer ortakların her birinin birinci cümledeki oranlara göre asgari iş deneyim tutarını sağlaması koşulu aranmaz. Konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmı için istenen iş deneyim tutarını sağlaması zorunludur.

…

7.7. Belgelerin sunuluş şekli:

7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” düzenlemesine yer verilmiştir.

28.12.2015 tarihinde yapılan ihaleye 2 isteklinin katıldığı, idare tarafından iş deneyimini tevsik etmek üzere özel sektöre gerçekleştirdikleri işe ilişkin sunduğu fatura renkli fotokopi olduğu gerekçesiyle başvuru sahibi B…soft Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin Uzman Bil. Dan. A.Ş. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

İdare tarafından gönderilen belgeler incelendiğinde başvuru sahibi B…soft Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından iş deneyimini tevsik etmek üzere sunulan faturanın üzerinde noter, serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onayı yahut “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek bir şerh bulunmadığı tespit edilmiştir.

Her ne kadar başvuru sahibi tarafından iddia konusu faturanın hem aslının hem fotokopisinin idareye sunulduğu ve bu duruma ilişkin idarece kontrol tutanağı düzenlendiği iddia edilmekteyse de zarf açma ve belge kontrol tutanağında iş bitirme belgesine ilişkin sütun bulunduğu ve idarece söz konusu sütunun mevzuat gereği var veya yok şeklinde doldurulması gerektiği ve idarenin de anılan sütuna var yazdığı, ancak belgenin uygunluğunun söz konusu tutanak üzerinden tespit edilmesinin mümkün olmadığı, zira söz konusu tutanağın belgenin uygun olup olmadığına ilişkin olarak düzenlenmediği tespit edilmiştir.

İdarece başvuru sahibinin şikâyetine verilen cevapta faaliyet belgesi, ticaret sicil gazetesi, oda kayıt sicil sureti, imza sirküleri, vekâletname, hizmet alımı sözleşmesi ve damga vergisi beyannamesinin hem asıllarının hem de fotokopilerinin sunulduğunun, faturanın ise sadece renkli fotokopisinin sunulduğunun belirtildiği görülmüş olup bu çerçevede başvuru sahibinin iş deneyimini tevsik etmek üzere sunmuş olduğu faturanın mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından idarenin sundukları fotokopilere “aslı idarece görülmüştür” şerhi düşülerek dosyalarına konulacağının belirtildiği iddia edilmekteyse de söz konusu işlemin yerine getirilmesinin idarenin görevi olmakla birlikte işlemin uygun bir şekilde yapılıp yapılmadığının kontrolünün isteklinin sorumluluğunda olduğu, bu itibarla faturanın aslının sunulduğunu iddia eden başvuru sahibi tarafından faturanın fotokopisine “aslı idarece görülmüştür” şerhi düşülüp düşülmediğinin kontrol edilmesi ve söz konusu şerh düşülmedikçe fatura aslının idareden alınmaması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan başvuru sahibince iddia konusu hususun belge tamamlatma yoluyla giderilebileceği iddia edilmekteyse de yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgelerin ve eklerinin idarelerce tamamlatılmayacağı hüküm altına alınmış olup başvuru sahibinin iş deneyimini tevsik etmek üzere sunmuş olduğu belgelerin eksikliğinin tamamlatılmasının mevzuata aykırı olduğu anlaşılmıştır.

Yapılan tespitler doğrultusunda ihale komisyon kararında ve şikâyete cevap yazısında iş deneyimine ilişkin faturanın fotokopi olarak sunulduğunun belirtildiği anlaşılmış olup bu hususun mevzuata aykırı olduğu ve idare tarafından başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Bu çerçevede başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

   Oybirliği ile karar verildi.