Makine ve ekipmanların tevsiki ile ilgili belirtilmeyen husus bilgi eksikliği kapsamında tamamlattırılabilir mi?

Toplantı No

: 2014/024

Gündem No

: 38

Karar Tarihi

: 02.04.2014

Karar No

: 2014/UH.II-1601

Şikayetçi: 

K… Temizlik Bakım Hizmetleri Turizm İlaçlama Otomasyon Ve Yemek Hizmetleri San.Tic.Ltd.Şti. – B… Sosyal Ve Destek Hizmetleri Turizm San. Ve Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi , FLORYA CAD. SEREN APT. NO:8/8 İSTANBUL 

İhaleyi Yapan Daire: 

İ…Belediye Başkanlığı (Sosyal Ve İdari İşler Müdürlüğü), Kemalpaşa Mahallesi Şehzadebaşı Cad. 25 34134 İ…

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

24.02.2014 / 6900 

Başvuruya Konu İhale: 

2013/148118 İhale Kayıt Numaralı "2014 Yılı Malzemeli Temizlik Hizmeti Alımı" İhalesi 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

İ… Belediye Başkanlığı Sosyal ve İdari İşler Müdürlüğü tarafından 03.12.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “2014 Yılı Malzemeli Temizlik Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Kültür Tem. Bak. Hiz. Tur. İlaç. Otom. ve Yem. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. – Başaran Sos. ve Destek Hiz. Tur. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı’nın 03.02.2014tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 24.02.2014tarih ve 6900sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.02.2014tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2014/879sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Karar: 

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İhale üzerinde bırakılan İş Ortaklığı tarafından İdari Şartname’de kendi malı olma şartı getirilen makine ve ekipmanlar için idarece öngörülen teknik kriterleri sağladığına yönelik bir belgelendirmenin yapılmadığı,

 …

 Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

           
1 ) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesinde “İhale konusu hizmette kullanılacak olan makine ve ekipmanın isteklinin kendi malı olması şartının aranmaması esas olmakla birlikte, ihale konusu işin niteliği, idarenin ihtiyacı zamanında karşılaması, isteklilerin ihale konusu hizmet alanında etkin olarak faaliyette bulundurduklarını gösterebilmesi, kullanılacak makine ve ekipmanın işin gerçekleştirilmesindeki önem derecesi gibi kriterler göz önünde bulundurularak, belirli nitelikteki makine ve ekipman için kendi malı olma şartı aranması Hizmet Alımı İhaleleri Yönetmeliğinin 41. maddesi ve Kamu İhale Tebliğinin 9. maddesine istinaden idaremizin takdir yetkisi dahilindedir. Teknik Şartnamenin 6.1. maddesinde belirtilen;

makine, araç ve gereçten isteklinin kendi malı olması şartı aranmaktadır.

İsteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir.
Geçici ithalle getirilmiş veya finansal kiralama yoluyla edinilmiş makine ve ekipman, kira sözleşmesinin sunulması ve ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar olan kiralarının ödendiğinin belgelenmesi şartı ile adayın veya isteklinin kendi malı sayılır.
İş ortağında makine, teçhizat ve ekipman ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından sağlanabilir.” düzenlemelerine yer verilmiştir.

            İhale üzerinde bırakılan İş Ortaklığı’nın İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesi uyarınca istenilen belgelere ilişkin teklifi ile birlikte vinç kataloğu, araç ruhsatı, E…Yemek. San. ve Tic. A.Ş. ve B… Hiz. Tem. İnş. Gıda Tic. ve Taah. Ltd. Şti.ne ait hesaplar arası muavin dökümü belgesi, O…Professional System Temizlik Makinaları ve Ekipmanları firmasının “Endüstriyel zemin yıkama makinaları” isimli kataloğu, ayrıca diğer ekipmanlara ilişkin teknik bilgileri içeren belgeler,  E…Yemek. San. ve Tic. A.Ş.ye ait demirbaş eşya defteri sunduğu görülmüştür.

            İdarenin 16.12.20013 tarihli E… Yemek. San. ve Tic. A.Ş.ye yazmış olduğu bilgi eksikliği konulu yazısında, teklif ekinde sunulan ruhsatta bilgileri bulunan vinci kamyonete monte eden şirket tarafından düzenlenen ve vincin özelliklerinin ayrıntılı bir şekilde açıklayan bilgi ve belgeler ile kendi malı olması istenilen diğer ekipmanların özelliklerini ayrıntılı bir şekilde belirten, ekipmanın üreticisi veya satıcısından alınan teknik bilgilerin yer aldığı katalog ya da araçların özelliklerini içeren bilgi ve belgeler istenilmiştir.

E…Yemek. San. ve Tic. A.Ş.nin 02.01.2014 tarihli yazısı ve ekinde otomatik zemin temizleme ve yer yıkama makinesi ile binicili yer otomatı için R…Hiz. Tem. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından B… Hiz. Tem. İnş. Gıda Tic. ve Taah. Ltd. Şti. adına düzenlenmiş ürünlerin teknik özelliklerini gösteren belge, O…Professional System Temizlik Makinaları ve Ekipmanları firmasının “Endüstriyel zemin yıkama makinaları” isimli kataloğu, halı temizleyici makine için Vefa Teknik ve Sosyal Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından Baybora Hiz. Tem. İnş. Gıda Tic. ve Taah. Ltd. Şti. adına düzenlenmiş ürünün teknik özelliklerini gösteren belge, E…Yemek. San. ve Tic. A.Ş.ye ait demirbaş eşya defteri sunduğu, B… Hiz. Tem. İnş. Gıda Tic. ve Taah. Ltd. Şti.ne ait hesaplar arası muavin dökümü belgesi ve vinç kataloğu sunduğu görülmüştür.

            13.03.2014 tarihli ve 765 sayılı yazı ile idareden, ihale komisyonu tarafından isteklilerin sunmuş olduğu makine ve ekipmana ilişkin belgeler ile ilgili olarak yapılan değerlendirmeye yönelik, ihale üzerinde bırakılan İş Ortaklığı’nın teklifi ile birlikte sunmuş olduğu Edessa Yemek. San. ve Tic. A.Ş. ve Baybora Hiz. Tem. İnş. Gıda Tic. ve Taah. Ltd. Şti.ne ait hesaplar arası muavin dökümü adı altında sunulan belgenin tevsik edici belge olarak kabul edilip edilmediği, söz konusu belgeler tevsik edici belge olarak kabul edilmiş ise belge üzerinden İdari Şartname’de isteklinin kendi malı olması istenilen makine ve ekipmanların hangileri olduğu (sayfa ve sıra numarası belirtilerek), idarece 16.12.20013 tarihinde yazılan bilgi eksikliği konulu yazıda sadece noter onaylı demirbaş defterinden bahsedildiği, şayet değerlendirmede Edessa Yemek. San. ve Tic. A.Ş.nin sunmuş olduğu demirbaş defteri dikkate alınmış ise sunulan defterde kendi malı olması istenilen makine ve ekipmanların hangileri olduğu (sayfa ve sıra numarası belirtilerek), hidrolik mobil vinç ile ilgili sunulan katalogda demirbaş defterinde kendi malı olarak gösterilen aracın hangisi olduğu, bilgi eksikliği konulu yazıda, teklif ekinde ruhsatta sunulan bilgileri bulunan vinci kamyonete monte eden şirket tarafından düzenlenmiş vincin özelliklerini ayrıntılı şekilde açıklayan bilgi/belgeler ile ekipmanların üreticisi veya satıcısından bahsedilmiş olduğundan, bu hususa ilişkin değerlendirmenin nasıl yapıldığı konusunda görüş istenilmiştir.

İdarenin 17.03.2014 tarihli ve 1684/50488 sayılı yazısında, Edessa Yemek. San. ve Tic. A.Ş.nin kendi malı olması istenilen ekipmanlarla ilgili vinç için noter onaylı ruhsat ve diğer ekipmanlar için ise noter onaylı demirbaş defteri ibraz ettiği ve değerlendirmenin bu belgelere göre yapıldığı, teklif ile birlikte sunulan hesaplar arası muavin dökümü adındaki belgenin dikkate alınmadığı, ibraz edilen demirbaş defterinde kendi malı olan ekipmanlar için 1’inci sayfa 10’uncu sırada halı yıkama makinesi, 2’nci sayfa 36, 42 ve 43’üncü sırada otomatik zemin temizleme ve yıkama makinesi, 37 ve 47’nci sırada binicili yer otomatı, 3’üncü sayfa 49’uncu sırada mobil vinçin yer aldığı, demirbaş defterinde ve ruhsatta kendi malı olarak belirtilen vinçin sunulan katalogda 115 TM-KÇ 2 KÇ 6+4 olarak tanımlandığı ifade edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu” başlıklı 41’inci maddesinde“İşin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilir. Makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Ancak idare, işin niteliğinin gerektirdiği hallerde, ihale konusu işin yapılabilmesi için adaya veya istekliye ait olmasını gerekli gördüğü makine, teçhizat ve diğer ekipmanı yeterlik kriteri olarak belirleyebilir. Bu durumda, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın, teknik kriterlerine yönelik olarak dokümanda düzenleme yapılmış ise, bu niteliğe yönelik belgelerin de başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur.

Adayın veya isteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir.

Geçici ithalle getirilmiş veya finansal kiralama yoluyla edinilmiş makine ve ekipman, kira sözleşmesinin sunulması ve ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar olan kiralarının ödendiğinin belgelenmesi şartı ile adayın veya isteklinin kendi malı sayılır.

İş ortaklığında makine, teçhizat ve ekipman ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından sağlanabilir. Konsorsiyumda, makine, teçhizat ve ekipmana ilişkin belgeler, her bir ortağın kendi kısmı göz önünde bulundurularak, ortaklardan ayrı ayrı istenir ve değerlendirilir.”hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler” başlıklı 9’uncu maddesinde “9.1. İhale Uygulama Yönetmeliklerinin tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeleri düzenleyen maddelerinde kendi malı olma şartının aranmamasının esas olduğu hükme bağlanmıştır. İdareler tarafından bazı tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman için aday veya isteklinin kendi malı olma şartının aranması durumunda; kendi malı olması istenen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın teknik kriter ve özelliklerine ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilecek, aday veya istekliler de kendi malı olan tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmanı; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir (YMM) raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir (SMMM) raporu ile tevsik edeceklerdir. Makine, teçhizat ve diğer ekipman için kendi malı olma koşulunun aranmaması durumunda ise aday veya isteklilerden başvuru veya teklifleri kapsamında (taahhütname, yapı araçları taahhütnamesi, kira sözleşmesi, vb.) herhangi bir belge sunmaları istenmeyecektir.” açıklaması yer almaktadır.

            Yapılan inceleme sonucunda, idarenin E… Yemek. San. ve Tic. A.Ş.ye yazmış olduğu bilgi eksikliği konulu 16.12.2013 tarihli yazısında belirtilen makine ve ekipmana ilişkin belgelerin E… Yemek. San. ve Tic. A.Ş. tarafından sunulmamış olmasına rağmen, ihale komisyonunca sunulan belgelerin uygun bulunduğu, şöyle ki, demirbaş defterinde kayıtlı olan ekipmanlar için Baybora Hiz. Tem. İnş. Gıda Tic. ve Taah. Ltd. Şti.ne ait belgelerin sunulduğu, ayrıca E… Yemek. San. ve Tic. A.Ş.nin demirbaş defterinde ve ruhsatta kendi malı olarak belirtilen 115 TM-KÇ 2 KÇ 6+4 model vinçe ait katalogda maximum hidrolik uzama mesafesinin 27795 mm, mekaniklerle maximum uzanma mesafesinin 32570 mm olarak belirtildiği, Teknik Şartname’de istenilen hidrolik olarak 28.000 mm, mekaniklerle birlikte 35.000 mm uzama mesafelerinin karşılanmadığı tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan İş Ortaklığı’nın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

Bunula birlikte, idare tarafından kendi malı olması istenilen ve Teknik Şartname’de teknik özellikleri belirtilen makine ve ekipmanların ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilmesinin mümkün olmadığı, anılan Yönetmelik hükmü uyarınca, isteklilerin, makine ve ekipmanın özelliklerini gösteren belgeleri de teklif kapsamında sunmaları gerektiği, ihalelerde tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında sorun yaşanmaması ve eşit muamele ilkesi açısından isteklinin kendi malı olması istenilen ve özellikleri belirtilen makine ve ekipmanlarıntevsikinin hangi belgelerle yapılacağının İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak düzenlenmesi gerektiği, incelenen ihalede, İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenmesi gereken bu hususun yeterlik kriteri olarak belirlenmeyip bilgi eksikliği kapsamında giderilmek istenildiği, yeterlik değerlendirilmesi aşamasında istenilmesi gereken söz konusu belgelerin bilgi eksikliği kapsamında istenilemeyeceği, ayrıca temizlik makine ve ekipmanları dışında yer alan vinç için temizlik sektöründe faaliyet gösteren firmalara kendi malı olma şartı getirilmesinin de ihalede rekabeti engellediği ve ihalede tek geçerli teklifin kaldığı görüldüğünden, ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.