Mal Alım İhalelerinde Fatura Düzenlenme Süresi

I.Giriş.

4734 sayılı Kanuna göre ihaleye çıkılan ve muayene komisyonu tarafından kabul işlemi yapılan sözleşmeye bağlanmış mal alımlarında,malın sevk irsaliyesiyle teslim edildikten sonra,fatura düzenlenmesi için gereken ,süreç yazımızın konusunu oluşturacaktır.

II.Mal Alımlarına Ait Tip Sözleşmenin Teslim programı ve teslim tarihi başlıklı 10 ncu maddesinde,Alım konusu malın veya malların teslim şartları ile teslim tarihleri belirtilecektir. İdare, alım konusu malın veya malların tamamının bir defada teslimine veya kısmi teslimine uygun olarak bu maddede gerekli düzenlemeye ve açıklamaya yer verecektir. Düzenlemesi yapılacaktır.

III.Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğinin İlkeler başlıklı 5 nci maddesinde”  (Değişik: 22/06/2005 – 25853 R.G. / 1 md.) Satın alınan mal yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. Ancak, yurtdışından tedarik edilecek olan FOB/FCA vb. teslim esaslı mallar için ihale dokümanında belirtilmek kaydıyla yurtdışında muayene yapılabileceği gibi üretim aşamasında yapılan fabrika test raporlarına istinaden idareye teslim edildikten sonra da idarece muayene ve kabul işlemleri yapılabilir.

(Değişik: 22/06/2005 – 25853 R.G. / 1 md.) İhale dokümanında ve sözleşmesinde hüküm bulunması halinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, ilgili idare tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla ara denetime tabi tutulabilir.

İhale dokümanında  belirtilmesi koşuluyla kısmî kabul yapılabilir.

İdareler, muayene ve kabul işlemleri ile ara denetimlerde raporların düzenlenmesi sırasında, yüklenici yada vekilinin usulüne uygun olarak bildirim yapıldığı halde hazır bulunmaması veya hazır bulunmalarına rağmen imzadan imtina etmeleri halinde bu durumu tutanak altına alırlar.

Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasında alınacak danışmanlık hizmetleri, yüklenici ile  mali ve/veya hukuki ilişkisi bulunan hizmet sunucularından sağlanamaz.

(Ek: 22/06/2005 – 25853 R.G. / 1 md.) Zorunlu haller dışında ihaleyi yapan idare ile hiç bir bağı olmayan laboratuar hakem laboratuar olarak belirlenecektir.” Hükmü mevcuttur.

Muayenede aranacak hususlar başlıklı 13 ncü maddesinde” (Değişik: 22/06/2005 – 25853 R.G. / 7 md.) Muayenede aranacak hususlar; ihale dokümanında yazılı şartlardır. Numune alınmak suretiyle kabule konu mallar için malın niteliğine göre yeter sayı ve evsafta numune alınması ve muhafazası idarenin sorumluluğundadır. Muayeneye sunulan malın önce bütünü incelenerek gerek görülür ise yeter sayıda numunesi saklı tutulur. Numune, mühürlü durumda, özelliklerinin bozulmasına fırsat vermeden ihale dokümanında belirlenen süre ile alıkonulur.”hükmüyle, muayenede aranacak hususların  ihale dokümanında yazılı olarak belirneceği saptanmıştır.

Muayene raporlarının düzenlenmesi başlıklı 20 nci maddesiyle ,Muayene raporlarına, ihale dokümanında yazılı niteliklerle, muayenede bulunan nitelikler ayrı ayrı yazılır. Bunlar karşılaştırılır ve sonuç “niteliklerine uygundur” veya “niteliklerine uygun değildir” şeklinde kesin olarak belirtilir ve komisyon üyeleri tarafından imza edileceği saptanmıştır.

Kabul başlıklı 25 nci maddede ” (Değişik: 22/06/2005 – 25853 R.G. / 11 md.) Sözleşme konusu malların denetim, muayene ve testleri tamamlandığında, komisyonun olumlu raporu idarece kabul edilerek, ödemeye ilişkin belgenin düzenlenmesinde esas alınır.

Geçici kabulün söz konusu olduğu alımlarda ise, kesin kabul zamanı ihale dokümanında belirtilir. Kesin kabul zamanı geldiğinde yüklenici veya vekili bir dilekçe ile idareye başvurur. Bu başvuru üzerine; idarece kesin kabul teklif belgesi düzenlenerek, geçici kabulü yapan komisyonca veya zorunlu hallerde yeni bir kabul komisyonu kurularak kabul işlemleri yapılır.” Hükmü bulunmaktadır.

IV.213 sayılı Vergi Usul Kanununun 230ncu  maddesinde ;

“(Değişik madde: 30/12/1980 – 2365/34 md.)

Faturada en az aşağıdaki bilgiler bulunur:

1. Faturanın düzenlenme tarihi seri ve sıra numarası;

2. Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası;

3. Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası;

4. Malın veya işin nev’i, miktarı, fiyatı ve tutarı;

5. (Değişik bent: 04/12/1985 – 3239/19 md.) Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası, (Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi düzenlemesi ve taşıtta bulundurulması şarttır.

Malın, bir mükellefin birden çok iş yerleri ile şubeleri arasında taşındığı veya satılmak üzere bir komisyoncu veya diğer bir aracıya gönderildiği hallerde de, malın gönderen tarafından sevk irsaliyesine bağlanması gereklidir. Bu bentte yazılı irsaliyeler hakkında fiyat ve bedel ile ilgili bilgiler hariç olmak üzere, bu Madde hükmü ile 231 inci Madde hükmü uygulanır. İrsaliyelerde malın nereye ve kime gönderildiği ayrıca belirtilir.

Şu kadar ki nihai tüketicilerin tüketim amacıyla perakende olarak satın aldıkları malları kendilerinin taşıması veya taşıttırması halinde bu mallara ait fatura veya perakende satış fişinin bulunması şartıyla sevk irsaliyesi aranmaz.)”hükmüyle faturada bulunması gereken asgari bilgiler sayılmış olup, birinci fıkrasının 5’inci bendinde; “Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası, (Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının, taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve taşıtta bulundurulması şarttır.)” ikinci ve üçüncü fıkralarında da;

“Malın, bir mükellefin birden çok iş yerleri ile şubeleri arasında taşındığı veya satılmak üzere bir komisyoncu veya diğer bir aracıya gönderildiği hallerde de, malın gönderen tarafından sevk irsaliyesine bağlanması gereklidir. Bu bentte yazılı irsaliyeler hakkında fiyat ve bedel ile ilgili bilgiler hariç olmak üzere, bu madde hükmü ile 231’inci madde hükmü uygulanır. İrsaliyelerde malın nereye ve kime gönderildiği ayrıca belirtilir.

Şu kadar ki nihai tüketicilerin tüketim amacıyla perakende olarak satın aldıkları malları kendilerinin taşıması veya taşıttırması halinde bu mallara ait fatura veya perakende satış fişinin bulunması şartıyla sevk irsaliyesi aranmaz.” hükümlerine yer verilmiştir.

Aynı Kanunun 231nci  maddesinin 5 numaralı  bendinde “Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.” hükmü yer almıştır.

173 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin C bölümünün 1/f bendinde; “Numune üzerine veya tecrübe ve muayene şartıyla satım yapılmak üzere mal sevkiyatı yapılması halinde sevk edilen mallar için sevk irsaliyesi düzenlenmesi zorunludur. Bu tür sevkiyatlarda, malı satıcı taşıyor veya taşıtıyorsa irsaliye satıcı tarafından, alıcı taşıyor veya taşıtıyorsa irsaliye alıcı tarafından düzenlenecektir. Ancak, kabule bağlı olan ve bunun için yazılı bir sözleşme bulunan bu tür satışlarda, fatura düzenlenmesindeki yedi sürenin kabul tarihinden itibaren başlayacağı tabiidir.” açıklaması yapılmıştır.

V.Sonuç.

Mal Alımlarına Ait Tip Sözleşmesini 10ncu maddesi ve Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğinin 5,13,20,25, vb maddelerinde denetim, muayene ve kabul komisyonunun oluşturulacağı, muayene ve kabul işlemleri sonucunda Muayene raporları düzenleneceği ,bu raporda muayenesi yapılan satın alınacak ürün için; “niteliklerine uygundur” veya “niteliklerine uygun değildir” şeklinde kesin hüküm belirtilerek komisyon üyeleri tarafından imza edilir ve komisyonun olumlu raporu idarece kabul edilir bu işlem ,173 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin C bölümünün 1/f bendinde yer alan kabule bağlı bir satış hüviyetinde olduğundan, fatura düzenlenmesindeki yedi günlük süre kesin kabul tarihinden itibaren başlayacaktır.