Ekonomik ve mali yeterliliğe ilişkin iş hacmini gösteren belgeleri tevsik etmek amacıyla faturaların aslı yerine dip koçanlarının (ikinci nüsha) ihale tarihinden önce idare tarafından“aslı idarece görülmüştür” şerh düşülen suretleri sunulabilir mi?

Karar Tarihi     : 18.02.2013

Karar No         : 2013/UY.III-1012

İnceleme konusu ihalede başvuru sahibi isteklinin ekonomik ve mali yeterliliğe ilişkin iş hacmini gösteren belgeleri tevsik etmek amacıyla sunduğu faturaların asıl veya onaylı olmadığı, onaysız dip koçan (ikinci nüsha) olduğu ve İdari Şartnamenin 7.4.2’nci maddesi kapsamında sunulması gereken “İsteklinin ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait yılsonu bilançosu veya eşdeğer belgelerin” usulüne uygun olarak düzenlenmediği gerekçeleriyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

..

Aynı Şartnamenin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.7’nci maddesinde,

“7.7.2.Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3.İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” düzenlemesine yer verilmiştir.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde,

“(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.” hükmü bulunmaktadır.

Yapılan tespitler doğrultusunda, ….Mühendislik firmasının iş hacmini tevsik etmek amacıyla teklif dosyasında bulunan, Karayolları 13. Bölge Müdürlüğü adına düzenlenen 10 sayfa fatura üzerinde, ilgili matbaanın ismi, iletişim adresi, vergi dairesi numarası, faaliyette bulunulan yerin il kodu ve Maliye Bakanlığı amblemi vardır.

Dolayısıyla kamu ihale mevzuatı, “usulüne uygun olarak düzenlenmiş”faturalara ait örneklerin veya bunların suretlerinin isteklilerce ilgili idareye nasıl tevsik edileceği ile ilgilenmektedir.

Bu durumda, isteklilerce sunulan fatura örneklerinin veya suretlerinin, tıpkı Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 35’inci maddesinin yedinci fıkrasında bilançolar için yapılan düzenlemede de belirtildiği gibi, ilgili mevzuatına yani Vergi Usul Kanunu ve alt mevzuatına uygun olarak düzenlenmiş olması gerekmektedir.

Yapılan inceleme neticesinde, başvuru sahibi istekli tarafından, ekonomik ve mali yeterliliğe ilişkin iş hacmini gösteren belgeleri tevsik etmek amacıyla faturaların aslı yerine dip koçanlarının (ikinci nüsha) ihale tarihinden önce idare tarafından“aslı idarece görülmüştür” şerh düşülen suretlerinin sunulduğunun anlaşıldığı, Vergi Usul Kanunu uyarınca faturaların en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenleneceği hükmü ile yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ile bir arada değerlendirildiğinde, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin31’inci maddesi uyarınca fatura örneklerinin asıl belge olarak kabul edilmesi gerektiği, dolayısıyla asıl belge olarak kabul edilecek olan fatura örneklerinin idareye ibraz edilerek idare tarafından“aslı idarece görülmüştür” şerhi düşülmüş suretlerinin sunulabileceği, idarece başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi Mehmet ….Mühendislik firmasının teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.