Aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan tutanaklardaki faturaların ve faturalara konu olan araçların ruhsatları istenebilir mi?

BAŞVURU SAHİBİ:

Ömer BALCI,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Fethiye Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü,

 BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/585801 İhale Kayıt Numaralı “2022 Yılında Fen İşleri Müdürlüğü’nce Arazi Çalışmalarında Kullanılmak Üzere, (Şoförsüz, Akaryakıt İdareye Ait )Kamyon ve Pick-Up Kiralanması Hizmet  Alımı” İhalesi

 KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Fethiye Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü tarafından 25.10.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2022 Yılında Fen İşleri Müdürlüğü’nce Arazi Çalışmalarında Kullanılmak Üzere, (Şoförsüz, Akaryakıt İdareye Ait )Kamyon ve Pick-Up Kiralanması Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Ömer Balcı’nın 22.11.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.11.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.12.2021 tarih ve 56722 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.12.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/2002 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale komisyonu kararında  “Bakım-onarım teklifinin genelleme yapılarak alındığı (kamyon periyodik bakım yapılması ve 4×4 pick-up periyodik bakım onarım yapılması şeklinde) kamyona ait sunulan bakım faturasında araç plaka bilgisinin olmadığı görülmüştür. Faturanın yanında istekli araç ruhsat fotokopisi eklenmiştir. Kamyon için eklenen ruhsatta model yılı 2020, kiralama fiyat teklifindeki araç model yılı 2021’dir. 4×4 Pick-Up için verilen fatura asılları ve ruhsat fotokopisinde yapılan incelemede sunulan fatura aslında araç plaka bilgisinin kapatıldığı, faturadaki aracın 38 (Kayseri) plaka olduğu, kağıdın arka kısmından net olarak okunabilmekte olup, sunulan ruhsat fotokopisindeki aracın 06 (Ankara) plaka olduğu görülmüştür. Bakım-onarım fiyat tekliflerinin genelleme yapılarak alınması, bakıma ait sunulan faturalarda da yukarıdaki hususların tespit edilmesi sebebi ile isteklinin aşırı düşük teklif savunması kabul edilmemiş ve teklifi değerlendirme dışı bırakılmıştır.” ifadelerine yer verilerek tekliflerinin reddedildiği, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirmenin mevzuata aykırı olduğu,

1)  a) Kamyona ait sunulan bakım faturasında araç plaka bilgisinin olmadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakılması sebebine ilişkin olarak; Vergi Usul Kanunu’nun “Faturanın Şekli” başlıklı 230’uncu maddesi hükmü çerçevesinde, bakım onarım faturalarında bakım yapılan aracın plaka bilgisi olması gerekliliğinin bulunmadığı, bakım onarımın fiyat teklifi ekinde ki faturada araç plakası olmadığı gerekçesi ile aşırı düşük teklif açıklamasının reddedilmesinin mevzuata aykırılık taşıdığı,

Araç kiralanmasına ilişkin fiyat teklifine esas olan kamyon (IVECO DAILY 72 C 16 4350) (2021 model) periyodik bakım onarımı için Iveco Elazığ Yetkili Servisi olan BAYDOĞAN Otomotiv San. Tic. Ltd. Şti. firmasından bakım-onarım fiyat teklifi alınmış olup, fiyat teklifi ekinde Iveco Kayseri yetkili servisinden alınan “IVECO DAILY 72 C 16 43S0 (2021 Model)” aracın bakım onarım tablosunun sunulduğu, yine fiyat teklifi eki olan “Ek-0.6 Satış Tutarı Tespit Tutanağı Fatura Bilgileri Tablosu”nda kendileri adına düzenlenen 11.06.2021 tarih ve A 0097482 seri nolu faturanın beyan edildiği,

09.11.2021 tarih ve BLG-585801-1 yazı doğrultusunda beyan edilen faturanın idareye gönderildiği, Iveco Elazığ Yetkili Servisi olan Baydoğan Otomotiv San. Tic. Ltd. Şti. firmasının antetli faturasından da anlaşılacağı üzere bakım onarım fiyat teklifi veren firmanın sadece Iveco Yetkili Servisi olduğunun görüldüğü, fatura ekinde de beyan edilen faturaya esas olan firmalarına ait aracın ruhsat fotokopisinin sunulduğu,

Mevzuat hükümlerine göre fiyat teklifinin ekinde sunulan, anılan tutanaklarda yer alan “Fatura Bilgileri Tablosu”nda; satış tutarı tespit tutanağında (EK-0.6) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının tespitinde esas alınan faturalara ilişkin “Fatura Tarihi”, “Fatura Seri ve Sıra No”, “Faturayı Düzenleyenin veya Alıcının Adı ve Soyadı / Ticaret Unvanı ve T.C. / Vergi Kimlik No.su”, “Faturaya Konu Malın veya İşin Nevi”, “Miktar”, “Birim Maliyet” ve “Fatura Tutarı” bilgilerine yer verilmesi gerektiği, “Fatura Bilgileri Tablosu”nda fiyat teklifine konu iş kaleminin teknik özelliklerinin değil nevinin belirtilmesi gerektiği, ayrıca fatura bilgileri tablosunda yapılan tanımlamaların ise fiyat teklifine konu iş kaleminin doğrudan teknik özelliklerine yönelik olarak değil, faturaya konu işin nevine yönelik olması gerektiği, bu sebeple kiralamaya konu olan aracın modelinin 2021 olması, bakım onarım fiyat teklifine konu olan aracın 2020 olmasının mevzuat hükümlerine aykırı olmadığı,

Şöyle ki; Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.3’üncü maddesinde meslek mensubunun; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanının olmasının yeterli olduğu, bu sebeple aynı marka aracın 2021 modeli ile 2020 yılı modelinin bakım onarım fiyatı açısından farklılık söz konusu olmadığı, ayrıca, kamyonlar için teknik şartnamede en az 2015 model olması istenmişken aşırı düşük dosyasında sunulan kamyon açıklamalarının 2021 model olup, 2020 model veya 2021 model olmasının teknik şartnamede istenilen modelin üstünde olduğu, yapılan açıklamalar doğrultusunda anılan aracın bakım onarımı için alınan fiyat teklifi ekleri ve fatura bilgileri doğrultusunda genelleme yapılmadığı, aksine bütün belgelerde “(IVECO DAİLY 72 C 16 4350) (2021 model)”  olduğu, satış tutarı tespit tutanağında (EK-0.6) “fatura bilgileri tablosu”ndaki faturanın ve ruhsat bilgileri doğrultusunda anılan araç için alınan bakım onarım fiyat teklifinin mevzuat hükümlerine uygun olmasından dolayı aşırı düşük açıklamasının kabul edilmesi gerektiği,

b) Araç kiralanmasına ilişkin fiyat teklifine esas olan “PİCK-UP (4X4) Kiralanması (Mitsubishi L2oo) (2017 Model)” periyodik bakım onarımı için Japon Otomotiv firmasından bakım onarım fiyat teklifinin alındığı, fiyat teklifi ekinde Mitsubishi Van yetkili servisi olan Aydınlar Otomotiv Ltd. Şti.den alınan “(Mitsubishi L200) (2017 Model)” aracın bakım onarım tablosunun sunulduğu, yine fiyat teklifi eki olan (Ek-0.6) satış tutarı tespit tutanağı “fatura bilgileri tablosu”nda firmaları adına düzenlenen 17.06.2021 tarih ve A-56198 seri no’lu faturanın beyan edildiği,

09.11.2021 tarih ve BLG-585801-1 yazı doğrultusunda beyan edilen faturanın idareye gönderildiği, faturada da görüleceği üzere Japon Otomotiv firmasının faturasının içeriğinde “hava filtresi Mitsubishi L200”, “yakıt filtresi Mitsubishi L200”, “yağ filtresi Mitsubishi L200” ve “polen filtresi MİTSUBİSHİ L200” kalemlerinin yer aldığı, fatura ekinde de beyan edilen faturaya esas olan firmalarına ait aracın ruhsat fotokopisinin sunulduğu, faturadaki aracın 38 (Kayseri) plaka olduğu, sunulan ruhsat fotokopisindeki aracın 06 (Ankara) plaka olduğu hususu ile ilgili olarak; anılan Vergi Usul Kanunu hükmüne göre bakım onarım faturalarında bakım yapılacak aracın plaka bilgisinin olması gerekliliğinin bulunmadığı,

Anılan aracın periyodik bakım onarımı için Japon Otomotiv firmasından alınan bakım onarım fiyat teklifi eki olan (Ek-0.6) satış tutarı tespit tutanağı “fatura bilgileri tablosu”nda firmaları adına düzenlenen ve beyan edilen faturada plaka bilgilerinin bulunmasının Vergi Usul Kanunu’na göre zorunlu bilgi olmadığı, araçların aylık, yıllık vb. maliyetlerinin taraflarınca bilinmesi için bilgi amaçlı yapılan bir uygulama olduğu,

İdareye gönderilen faturadaki bilgilerin, Japon Otomotiv firması tarafından firmalarına düzenlenen fatura olduğu, idarece de firma yetkilisinin aranarak fatura üzerindeki plakanın neden değişiklik gösterdiğinin sorulduğu ve firma yetkilisi tarafından sehven 38 (Kayseri) plaka yazıldığı, sonradan yapılan yanlışlığın farkına varılarak 06 (Ankara) plaka ile değiştirildiğinin teyit edildiği, buna rağmen Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre faturalarda zorunlu olmayan plaka bilgisinin kendi lehlerine kullanmak için değiştirildiği gerekçesi ile aşırı düşük teklif açıklamasının reddedilmesinin mevzuat hükümlerine aykırı olduğu,

Mevzuat hükümlerine göre fiyat teklifinin ekinde sunulan tutanaklarda yer alan “Fatura Bilgileri Tablosu”nda; yukarıda anılan hususların yer aldığı,  teklifine konu iş kaleminin teknik özelliklerinin değil nevinin belirtilmesi gerektiği,

Ayrıca fatura bilgileri tablosunda yapılan tanımlamaların ise fiyat teklifine konu iş kaleminin doğrudan teknik özelliklerine yönelik olarak değil, faturaya konu işin nevine yönelik olması gerektiği,

Şöyle ki; Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.3’üncü maddesinde meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile olması yeterli olduğu,

Yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda Pick-Up (4×4) (Mitsubishi L200) (2017 Model) aracın bakım onarım için alınan fiyat teklifi ekleri ve fatura bilgileri doğrultusunda genelleme yapılmamış, aksine bütün belgelerde (4X4) (Mitsubishi L200) (2017) model olduğunun görüldüğü, satış tutarı tespit tutanağında (EK-0.6) “fatura bilgileri tablosu”ndaki faturanın ve ruhsat bilgileri doğrultusunda (4X4) (Mitsubishi L200) araç için alınan bakım onarım fiyat teklifinin mevzuat hükümlerine uygun olmasından dolayı aşırı düşük açıklamasının kabul edilmesi gerektiği,

2) 09.11.2021 tarih ve BLG-585801-1 sayılı yazıya istinaden gönderilen belgelerden dolayı tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının tamamen mevzuat hükümlerine aykırı olduğu,

Şöyle ki; Kamyon Periyodik Bakım Yapılması ve 4×4 Pick-Up Periyodik Bakım Onarım Yapılması Fiyat Teklifi ekindeki Ek-0.6 “satış tutarı tespit tutanakları”ndaki faturaların ve ruhsat bilgilerinin gönderilmesinin firmalarına düzenlenen faturalar olmasından dolayı olduğu, halbuki; mevzuat hükümlerine göre bakım onarım fiyat teklifi sunan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması yapan firmaya düzenlemiş olduğu bir faturayı beyan etme yükümlüğünün bulunmadığı,

Firmalarının ise aşırı düşük açıklamasını gerçekçi ve mevzuat hükümlerine uygun yaptığı, istenmiş olan bilgi ve belgelerin sunulduğu,

Ancak; idare tarafından tekliflerinin değerlendirme dışı bırakabilmek için VUK’a göre faturalarda plaka bilgisi istenmemesine rağmen plaka bilgisi olmadığı gerekçesi ile, aynı marka araçların bakım onarımlarının yapılmasına rağmen model yılından dolayı, bütün belgelerde kiralama ile bakım onarım yapılan araçların aynı olmasına rağmen bakım onarım fiyat tekliflerinin genelleme yapılarak alınmış olduğunu iddia ederek aşırı düşük açıklamalarının reddedildiği,

Anılan yazı ile aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan tutanaklardaki faturaların ve faturalara konu olan araçların ruhsatlarının istemiş olmasının idarenin yetkisini aştığının açık olduğu,

Bu sebeple; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde istinaden, saydamlık, güvenirlik ve kaynakların verimli kullanılması ilkesinin zarar gördüğü iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

            b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

           c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

           gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir….” hükmü,

Anılan Kanun hükmünün gerekçesinde “Avrupa Birliği mevzuatına uyum sağlamak ve işin gerektiği şekilde yapılmasına imkân verecek sorumlu bir teklif hazırlanıp hazırlanmadığını tespit etmek üzere, ihale komisyonunun yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olduğunu belirlediği teklifleri hemen reddetmek yerine, bu teklif sahiplerinden tekliflerinin bileşenleri ile ilgili olarak açıklama istemesine ve bu açıklamalar çerçevesinde nihai değerlendirmesini yapmasına imkân tanınmıştır.” ifadeleri yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. (Değişik ibare: 30/09/2020-31260 R.G./21. md.) Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacaktır.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır”

79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.

Örneğin; 11.1.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Ekim-Kasım-Aralık 2013”, 15.7.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Nisan-Mayıs-Haziran 2014” tür.

…

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez…” açıklaması yer almaktadır.

 İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 2022 yılında Fen İşleri Müdürlüğü?nce arazi çalışmalarında kullanılmak üzere, (şoförsüz, akaryakıt idareye ait )Kamyon ve Pick-Up kiralanması Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

KAMYON KİRALANMASI; 11-ADET / 12-AY

PİCK-UP(4X4) KİRALANMASI; 3-ADET / 12-AY

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Fethiye Belediyesi sınırları içerisinde ve tüm araçlar il ve ilçe dışına görevlendirilebilecektir.” düzenlemesine,

Anılan Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesine,

Anılan Şartname’nin “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” başlıklı 35’inci maddesinde “35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif edilen fiyatların en düşük olanıdır.” düzenlemesine,

Teknik Şartname’nin “İşin Tanımı” başlıklı 1’inci maddesinde “Belediyemiz Fen İşleri Müdürlüğü’nce arazi çalışmalarında kullanılmak üzere 01.01.2022 – 31.12.2022 tarihleri arasında ihtiyaç duyulan hizmetin karşılanması için;14(ondört) adet şoförsüz, mazot idareye ait araç kiralanması Hizmet alımı işidir.” düzenlemesine,

Anılan Şartname’nin “Araçların Özellikleri” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. Sürücüsüz Kamyon; 11(onbir)-Adet

Kamyon; damperli, azami yüklü ağırlığı 7000 – 9500 kg arasında, en az 2015 model ve klimalı olacaktır.

           Kamyonlardan 10(on) adetine, asfalt yol tamiratında kullanılan astar için, 50(elli)lt’lık astar tankları yerleştirilecek, tüm kamyonların kasadaki  yan ve arka kapakları yana açılır durumda olacaktır.

Kamyonlardan en aza 8 adetinin kasa boyu (içten içe) minimum ;4,0-m olacaktır.

Kamyon; İl ve ilçe dışı görevlere gönderilecektir.

2.2. Sürücüsüz Pick-Up ; 3(üç) -Adet

Pick-Up ; çift kabin, çekiş gücü 4×4, klimalı, düz vites, en az 2017 model, araçların 1(bir) tanesi ruhsata işlenmiş çeki kancalı olacak, renk olarak beyaz ve gri tonlarında olacaklar, motor silindir hacmi en az 1800 cc ve üzeri olacak.

Çeki kancalı olan Pick-Up’un kasası kasa seviyesinde kapanır olacaktır.

Pick-Up; İl ve ilçe dışı görevlere gönderilecektir.” düzenlemesine yer verilmiştir.

 Başvuruya konu ihalenin Fethiye Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü tarafından açık ihale usulüyle gerçekleştirilen “2022 Yılında Fen İşleri Müdürlüğü’nce Arazi Çalışmalarında Kullanılmak Üzere, (Şoförsüz, Akaryakıt İdareye Ait) Kamyon ve Pick-Up Kiralanması Hizmet  Alımı” ihalesi olduğu, söz konusu ihalede 15 adet ihale dokümanı edinildiği, 25.10.2021 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 11 adet teklif sunulduğu, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirmeler sonucunda 5 isteklinin teklifinin sınır değerin altında olduğu ve isteklilerden aşırı düşük teklif açıklamasının istenildiği, aşırı düşük teklif açıklaması istenilen 5 istekliden 3’ü tarafından aşırı düşük teklif açıklamasının sunulmadığı, açıklama sunan isteklilerden Cyb Mühendislik İnşaat Sanayi ve Tic. Ltd. Şti. nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi, sınır değerin üstünde teklif sunan Barik İnşaat Taahhüt Taşımacılık Sanayi Ticaret Limited Şirketinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği,

Aşırı düşük açıklama sunan bir diğer istekli başvuru sahibi Ömer Balcı’nın ise “…Aşırı düşük teklif Savunması veren isteklilerden, Ömer BALCI’nın savunma evrakları incelenmiş, aşırı düşük teklif savunması kapsamında Komisyona sunulan;

1-Kiralama fiyat teklifleri ve eki niteliğindeki “Ek-O.6”  Satış Tespit Tutanaklarında sunulan faturalarda açıklama olmaması ve tereddüte düşülmesi sebebi ile,

2-Bakım onarım fiyat teklifleri ve eki niteliğindeki “Ek-O.6” Satış Tespit Tutanaklarında sunulan faturalarda açıklamama olmaması ve tereddüte düşülmesi sebebi ile istekliden bilgi eksikliklerinin giderilmesi için 09.11.2021 tarihinde BLG-585801-1 sayı ile tebligat yapılmış ve 3(üç) iş günü içerisinde belgelerin ihale komisyonuna ulaştırılması istenilmiştir.

Ömer BALCI tarafından Komisyonumuza ulaştırılan belgelerin incelenmesi sonucunda; Kiralama fiyat teklifi ekinde sunulan Ek-O.6’da ki faturalarda belirtilen işe ait araçların ihale teknik şartnamesini karşıladığı görülmüştür.

Ancak, bakım onarım fiyat tekliflerinin genelleme yapılarak alındığı (“Kamyon Periyodik Bakım Onarım Yapılması” ve “4×4 Pick-Up Periyodik Bakım Onarım Yapılması” şeklinde), kamyona ait sunulan bakım faturasında araç plaka bilgisinin olmadığı görülmüştür. Faturanın yanında istekli araç ruhsat fotokopisi eklemiştir. Kamyon için eklenen ruhsatta model yılı 2020, kiralama fiyat teklifindeki araç model yılı 2021’dir. 4×4 Pick-Up için verilen fatura asılleri ve ruhsat fotokopisinde yapılan incelemede sunulan fatura aslında araç plaka bilgisinin kapatıldığı, faturadaki aracın 38(Kayseri) plakalı olduğu, kağıdın arka kısmından net olarak okunabilmekte olup, sunulan ruhsat fotokopisindeki aracın 06(Ankara) plakalı olduğu görülmüştür. Bakım onarım fiyat tekliflerinin genelleme yapılarak alınması, bakıma ait sunulan faturalarda da yukarıdaki hususların tespit edilmesi sebebi ile isteklinin aşırı düşük teklif savunması kabul edilmemiş ve teklifi değerlendirme dışı bırakılmıştır.” ifadelerine yer verildiği, aşırı düşük teklif açıklamasının uygun görülmeyerek anılan isteklinin teklifinin reddedildiği görülmüştür.

İdarece sınır değerin altında teklif sunan isteklilere 25.10.2021 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin yazıda “Bu mektup 25.10.2021 tarihinde tarafınıza EKAP üzerinden gönderilmiştir.  

25/10/2021 tarih ve saat 10:00’de ihalesi gerçekleştirilen 2021/585801 ihale kayıt numaralı “2022 YILINDA FEN İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNCE ARAZİ ÇALIŞMALARINDA KULLANILMAK ÜZERE (ŞOFÖRSÜZ, AKARYAKIT İDAREYE AİT) KAMYON VE PİCK-UP KİRALANMASI hizmet alımı işi ” ile ilgili teklifiniz, İdari Şartnamenin 33.maddesi uyarınca sınır değerin altında kaldığından,

1-Amortisman giderleri

2-Fenni muayene ve egzoz emisyonu giderleri

3-Zorunlu mali sorumluluk sigorta ve kasko giderleri

4-Motorlu taşıtlar vergisi giderleri

5-Lastik giderleri

6- Periyodik Bakım Giderleri

7-Sözleşme giderleri(İhalenin tamamı için); olmak üzere önemli teklif bileşenlerinin tarafınızca açıklanması gerekmektedir.

Belirtilen teklif bileşenlerine ait yapacağınız açıklamalarda Teknik Şartnamenin 2. maddesindeki araç ve özellikleri ile İdari Şartnamenin 25.maddesini dikkate alarak, teklifinizi tereddüde yer bırakmayacak şekilde Kamu ihale Genel Tebliğinin 79. maddesine göre belgeleri ile birlikte detaylı olarak açıklamanızı ve bu konuda cevabınızı en geç 08.11.2021 günü mesai bitimine kadar İhale Komisyonumuza bildirmenizi rica ederim.” ifadelerine yer verilmiştir.

Yukarıda aktarılan Kamu İhale Genel Tebliği açıklamaları uyarınca, isteklilerin aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleriyle açıklayabileceği, teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenleneceği, tutanakların fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenleneceği ve aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacağı,

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerektiği, meslek mensubunun; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumlu olduğu, anılan tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesinin zorunlu olduğu, son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; açık ihale usulü ile yapılan ihalede ihale tarihinin esas alınacağı,

İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin, teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra bahsi geçen yönteme göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin tekliflerinin geçerli kabul edileceği, hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle tekliflerin reddedilemeyeceği anlaşılmaktadır.

İhalede; 11(onbir) adet kamyon, 3 adet pick-up aracın şoförsüz olarak kiralanacağı,

İdarece, sınır değerin altında teklif sunan isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama yazısında “amortisman gideri” ile “periyodik bakım giderleri”nin önemli teklif bileşenlerinden olduğu belirlenmiş olup açıklama istenildiği,

Başvuru sahibi tarafından, 11 adet kamyon ve 3 adet pick-up amortisman gideri yerine fiyat teklifi alınmak suretiyle açıklandığı,

Periyodik bakım giderine ilişkin olarak aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında “…6) Periyodik Bakım Giderleri

İhale bünyesinde çalışacak olan kamyonlar ve 4×4 pick-up’lar için ayrı ayrı yetkili servislerden bakım onarım aralıklarını gösteren belgeler alınmıştır. Aşırı düşük teklif sorgulama yazısında belirtildiği gibi her aracın ortalama 100 km yapacakları göz önünde bulundurularak bakım onarım sayıları belirlenmiştir.

Bu bilgiler doğrultusunda kamyonlar ve pick-up’lar için ayrı ayrı olmak üzere Kamu İhale Genel Tebliği’nin Hizmet Alımı İhalelerinde Sınır Değer Tespiti ve Aşırı Düşük Tekliflerin Değerlendirilmesi başlıklı 79.2.2.1. maddesinde “üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri” maddesi gereğince o alanda faaliyet gösteren firmadan fiyat teklifleri alınmıştır. Alınan fiyat teklifleri hesap cetvelinde gösterilmiştir.” ifadelerine yer verilmiştir.

Yapılan incelemede; 11 adet kamyonun bakım onarım giderine ilişkin olarak, Baydoğan Otomotiv San. Tic. Ltd. Şti.nden fiyat teklifinin alındığı, fiyat teklifinde 2 defa bakım yapılacağının öngörüldüğü,

Söz konusu fiyat teklifinin dayanağı olan “satış tutarı tespit tutanağı”nda fatura bilgileri tablosu kısmında fatura tarihi, fatura seri ve sıra no, faturayı düzenleyenin veya alıcının adı ve soyadı/ticaret unvanı ve T.C./vergi kimlik no, faturaya konu malın veya işin nevi, miktarı, birim fiyatı ve fatura tutarı kısımlarının doldurulduğu, fiyat teklifinde yer alan tutarın satış tutarı tespit tutanağında yer alan bedelin %80’inin altında olmadığı anlaşılmıştır.

Ayrıca, yetkili teknik servisten alınan periyodik bakım ve onarım aralığına ilişkin yazıda, periyodik bakım ve onarımın 25.000’de km bir yapılacağı beyan edilmiştir.

– 3 adet pick-up bakım onarım giderine ilişkin olarak, Pembegül MALATYALI-Japon Otomotiv firmasından fiyat teklifinin alındığı, fiyat teklifinde 3 defa bakım yapılacağının öngörüldüğü,

Söz konusu fiyat teklifinin dayanağı olan “satış tutarı tespit tutanağı”nda fatura bilgileri tablosu kısmında fatura tarihi, fatura seri ve sıra no, faturayı düzenleyenin veya alıcının adı ve soyadı/ticaret unvanı ve T.C./vergi kimlik no, faturaya konu malın veya işin nevi, miktarı, birim fiyatı ve fatura tutarı kısımlarının doldurulduğu, fiyat teklifinde yer alan tutarın satış tutarı tespit tutanağında yer alan bedelin %80’inin altında olmadığı anlaşılmıştır.

Ayrıca, yetkili teknik servisten alınan periyodik bakım ve onarım aralığına ilişkin yazıda, periyodik bakım ve onarımın 15.000 km’de bir yapılacağı beyan edilmiştir.

Yukarıda yer verilen bakım onarıma ilişkin (kamyon ve pick-up) satış tutarı tespit tutanaklarında yer alan faturaların başvuru sahibi adına düzenlediği, diğer bir deyişle faturaya konu hizmetlerin Ömer Balcı tarafından alındığı görülmüştür.

Bahsi geçen giderlerin, hesap cetveline aktarıldığı görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklaması üzerine, idarece başvuru sahibine 09.11.2021 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazıda “…2021/585801 İhale Kayıt numaralı “2022 yılında Fen İşleri Müdürlüğü’nce arazi çalışmalarında kullanılmak üzere, (şoförsüz, akaryakıt idareye ait) Kamyon ve Pick-Up kiralanması Hizmet Alımı” işinin; 25.10.2021 tarihinde ihalesi gerçekleştirilmiş olup, ihaleye katılan ve teklifi sınır değerin altından kalan isteklilerden savunma istenmiştir.

Tarafınızca verilen teklif savunma dosyanızdaki evrakların incelenmesi sonucunda;

1-“Kiralama Fiyat Teklifi” almış olduğunuz Bayram Doğan Turizm Sey. Gıda Tem. Taş. Tekstil Med. Mahrukat İnş. Taah. Petrol Ür. Tic. ve San. Ltd. Şti.’nin fiyat teklifine istinaden, Ek.O.6 “Satış Tespit Tutnağı”nda  fatura bilgileri verilen, Nevşehir Belediye Başkanlığına ve D.K.M.P. Kayseri İl Şube Müdürlüğüne kesilen fatura,

2-“Bakım Onarım Fiyat Teklifi” almış olduğunuz Baydoğan Otomotiv San. Tic. Ltd. Şti.’nin fiyat teklifine istinaden, Ek. O.6 “Satış Tespit Tutnağı”nda fatura bilgileri verilen, Ömer BALCI adına kesilen fatura,

3-“Bakım Onarım Fiyat Teklifi” almış olduğunuz Pembegül MALATYALI-Japon Otomotiv’in fiyat teklifine istinaden, Ek. O.6 “Satış Tespit Tutanağı”nda fatura bilgileri verilen, Ömer BALCI adına kesilen fatura,

Yukarıda belirtilen faturaların (dört adet) onaylı suretleri ile kiralama yapılan araç faturalarının yanında kiralanan araçların teknik özelliklerinin açıkça görülebileceği sözleşme veya teknik şartname veya teklif mektubu v.b.nin 3 (üç) iş günü içerisinde idaremize gönderilmesi hususunu rica ederiz.” ifadelerine yer verilmiştir.

Aktarılan yazıda araç kiralanmasına ve bakım onarım giderine ilişkin olarak satış tutarı tespit tutanağına konu olan faturaların istenildiği, başvuru sahibi tarafından istenilen belgelerin yanında bakım onarım faturalarının ekinde araç ruhsatlarının da idareye sunulduğu görülmüş olup, idarece söz konusu belgeler üzerinde yapılan incelemeler neticesinde başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun görülmeyerek teklifinin reddedildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından, idarece 09.11.20021 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazıya istinaden, sunulan belgelerde; Japon Otomotiv firması tarafından seri A 56198 sıra no ve 17.06.2021 tarihinde düzenlenen fatura ile birlikte Mistubishi L200 kamyonete ait ruhsat fotokopisinin, Baydoğan Otomotiv San. Tic. Ltd. Şti. firması tarafından 0097482 sıra no ve 11.06.2021 tarihinde düzenlenen faturanın sunuldu, söz konusu iki faturanın da fiyat teklifinin dayanağı olan satış tutarı tespit tutanağındaki fatura bilgileri ile uyumlu olduğu anlaşılmıştır.

Öte yandan, idarece yapılan değerlendirmede, Japon Otomotiv firmasından alınan faturada yer alan araç plakası ile faturayla birlikte sunulan araç ruhsatında yer alan plaka bilgisinin uyumsuz olduğu ifade edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri, doküman düzenlemeleri, yapılan tespit ve açıklamalar bir arada değerlendirildiğinde; başvuru sahibi tarafından kamyon ve pick-up giderinin kiralanmasına ilişkin fiyat teklifi alınarak açıklama yapıldığı, söz konusu araçların bakım onarım giderlerinin de fiyat teklifi alınmak suretiyle açıklandığı, fiyat teklifinin dayanağı olan satış tutarı tespit tutanağının sunulduğu, söz konusu satış tutarı tespit tutanağına konu faturanın idarenin talebi üzerine sunulduğu anlaşılmıştır. Yukarıda aktarılan hususlar çerçevesinde, faturaya konu olan hizmetin kime yapıldığının bir öneminin bulunmadığı, bir başka deyişle faturaya konu hizmetin gerçekleşip gerçekleşmediğinin önem arz ettiği, kaldı ki faturaların açıklama yapan istekli adına düzenlendiği, faturaya konu plaka ile sunulan araç ruhsatındaki plakanın uyuşmamasının aşırı düşük teklif açıklaması yönünden öneminin bulunmadığı, dolayısıyla idarece başvuru sahibi tarafından satış tutarı tespit tutanağına konu olan faturada yer alan araç ile ruhsatı sunulan aracın farklı olması gerekçe gösterilmek suretiyle açıklamanın reddedilmesinin mevzuata uygun olmadığı,

Ayrıca fiyat teklifinde genelleme yapıldığına ilişkin gerekçeye ilişkin olarak; idarece aşırı düşük teklif açıklamasında önemli teklif bileşeni olarak “6- Periyodik Bakım Giderleri” şeklinde yer verildiği, belirtilen iki araç türüne ayrı ayrı olmak üzere başvuru sahibi tarafından “bakım onarım gideri” şeklinde fiyat teklifi sunularak açıklama yapıldığı anlaşıldığından, idarece belirtilen söz konusu gerekçelerin yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Bu çerçevede, idarece başvuru sahibinin yukarıda aktarılan gerekçeler ile teklifinin reddedilmesinin yerinde olmadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “…(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İsteklilerden tekliflerine açıklık getirmelerinin istenilmesi” başlıklı 32’nci maddesinde “32.1. İhale komisyonunun talebi üzerine İdare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere açık olmayan hususlarla ilgili isteklilerden açıklama isteyebilir.

32.2. Bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında öngörülen kriterlere uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve bu sonucu doğuracak şekilde kullanılamaz.” düzenlemesine yer verilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükmü uyarınca, ihale komisyonlarının teklif kapsamında yer alan belgelerin doğrulunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebileceği, bu bağlamda idarece gerekli araştırmaların yapılmasının mevzuata aykırılık taşımadığı değerlendirilmiş olup, başvuru sahibinin söz konusu hususa yönelik iddiasının ise yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Ömer Balcı’nın teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.