Elektronik ihalede tekliflerin değerlendirilmesi nasıl yapılır? Belirlenen sürede tamamlanmayan belgeler sebebiyle geçici teminat gelir kaydedilir mi? (KİK Kararı)

Akdeniz Mutfağı Yem. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Dicle Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/556838 İhale Kayıt Numaralı “Dicle Üniversitesi Personel ve Öğrencilerin 2020 Yılı İçin Yemek Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Dicle Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından 06.12.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Dicle Üniversitesi Personel ve Öğrencilerin 2020 Yılı İçin Yemek Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Akdeniz Mutfağı Yem. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 14.01.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 17.01.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 24.01.2020 tarih ve 4292 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.01.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/175 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

Yeterlilik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgilerin tevsiki amacıyla idarece verilen süre içerisinde herhangi bir belgenin sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve geçici teminatın gelir kaydedilmesine ilişkin işlemlerin başlatıldığı, idare tarafından belgelerin 27.12.2019 tarihinde istendiği ve 02.01.2020 tarihine kadar süre verildiği, belirtilen süreler içerisinde hafta sonunda ve yılın ilk gününde mesainin olmadığı, ayrıca firmanın adresinin Hatay ilinde olduğu düşünüldüğünde verilen sürenin makul bir süre olmadığı, bu nedenle de idare tarafından istenen ilgili belgeleri teslim edemedikleri, belgelerin teslim edilememesi sonucu idarenin herhangi bir zarara uğramadığı, aksine geçici teminatın gelir kaydedilmesi durumunda firmalarının telafisi güç zarara uğrayacağı, ayrıca idarenin sunulan belgeleri çeşitli yollarla teyit edebileceği, bu sebeplerle teminat mektubunun taraflarına iade edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

 (2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

(5) e-teklifler EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Kısmi teklife açık ihalelerde teklif mektubu eklerinin her bir kısım için ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.

(6) Geçici teminat mektuplarının Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınması halinde, mektuba ilişkin ayırt edici numara;  anılan maddeye uygun olarak alınmaması halinde ise düzenlenen mektuba ilişkin bilgiler, yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir. Geçici teminat mektubu dışındaki teminatların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırıldığına ilişkin bilgiler de aynı şekilde yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir.

(7) Banka referans mektuplarının Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 20 nci maddesinin birinci fıkrasına uygun olarak alınması halinde, mektuba ilişkin ayırt edici numara;  anılan maddeye uygun olarak alınmaması halinde ise düzenlenen mektuba ilişkin bilgiler, yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir.

…

(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(10) Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilir. Verilen süre içerisinde beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektubu ve sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektubunu idarenin talebi üzerine sunmayan istekliler hakkında, Kanunun 17 nci maddesi uyarınca işlem yapılır…” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Geçici teminatlar” başlıklı 21’inci maddesinde “(1) Kanunun 34 üncü maddesindeki değerler teminat olarak kabul edilir.

(2) Geçici teminat mektupları Kurumla “EKAP Üzerinden Online Bilgi Alışverişine Yönelik İşbirliği Yapılmasına Dair Protokol” imzalamış olan kuruluşlardan alınır. İlgilinin talebi halinde, kuruluş tarafından Ek-1’de yer alan “Geçici Teminat Mektubu Bilgileri Formu” düzenlenerek kendisine verilir. Geçici teminat mektupları, elektronik imza kullanılmak suretiyle elektronik veya ıslak imza kullanılmak suretiyle fiziki ortamda düzenlenebilir. Ancak düzenlenen geçici teminat mektubuna kuruluş tarafından ayırt edici bir numara verilerek mektuba ilişkin bilgilerin EKAP’a aktarılması ve verilen ayırt edici numaranın istekli tarafından e-teklif kapsamında EKAP üzerinden gönderilmesi gerekir. Geçici teminat mektuplarına ilişkin bilgilerin, yetkilendirilmiş merkezi bir kuruluş tarafından EKAP’a aktarılması durumunda da düzenlenen mektupların bu fıkraya uygun olarak alındığı kabul edilir.

(3) Geçici teminat mektubu dışındaki teminatların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırıldığına ilişkin belgeler bilgisayarda taratılarak, istekli tarafından EKAP üzerinden e-teklif kapsamında gönderilir.” hükmü yer almaktadır.

İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Dicle Üniversitesi Personel ve Öğrencilerinin 2020 Yılı için Yemek Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

Personel Yemeği: 75.000 Adet/Öğün (4 çeşit),
Merkez Kampüsü Öğrenci Yemeği: 504.000 Adet/Öğün (4 çeşit) olmak üzere toplam 579.000 adet/öğün(4 çeşit) yemek Hizmet Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Dicle Üniversitesi Memur ve Öğrenci Yemekhaneleri” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’inci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilginlerin e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.:

a) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

…

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

b) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,

c) Bu şartnamede belirlenen geçiçi teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık yada Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldıklarını gösteren makbuzlar.

ç) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği ilgili uygulama yönetmeliklerinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

…

ı) İstekliler; İhale tarihi itibariyle geçerlilik süresini doldurmamış, firma adına kayıtlı ilgili kuruluşlardan alınan İşletme Kayıt Belgesi veya Gıda Üretim İzin Belgesi  teklif dosyasında  sunacaklardır…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Geçici teminat” başlıklı 26’ncı maddesinde “26.1. İstekliler teklif ettikleri bedelin % 3’ünden az olmamak üzere kendi belirleyecekleri tutarda geçici teminat vereceklerdir. Teklif edilen bedelin % 3’ünden az oranda geçici teminat veren isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.

…

26.4. Geçici teminatı ihalede istenilen katılma şartlarını sağlamayan teklifler değerlendirme dışı bırakılacaktır.

26.5. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektuplarının tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında idarenin talebi üzerine sunulması zorunludur. Bu zorunluluğa uymayanlar hakkında Kanunun 17’nci maddesi uyarınca işlem yapılır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilemeyenler ile yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan veya yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgelere ilişkin tevsik edici belgeleri ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilir. Yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler yenileri ile veya ihalede istenen şartları sağladığını gösteren başka belgelerle tevsik edilirler. İhale dokümanında öngörülmesi halinde bu tekliflere ilişkin numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi de bu süreçte tamamlanır.

…

36.3. 36.1 maddesi uyarınca, istenen belgeleri idarece verilen süre içerisinde sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektubu ve sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektuplarını sunmayan istekliler hakkında ayrıca Kanunun 17’nci maddesi uyarınca işlem yapılarak haklarında ihalelere katılmaktan yasaklama kararı verilir…” düzenlemesi yer almaktadır.

İdarece hazırlanan standart formlar arasında yer alan Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun Geçici teminata ilişkin bilgiler bölümünün aşağıdaki gibi olduğu görülmüştür.

09.01.2020 tarihli ihale komisyon kararına göre teklifi sınır değerin altında kalan Çamlıca Catering Gıda Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti., Danış Kurumsal Hizmetler İnşaat Yemek Hizmetleri Temizlik Gıda Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi, Özder Danışmanlık Temizlik İnşaat Gıda Nakliye Tarım Petrol Kırtasiye Sağlık Güvenlik Sanayi Ticaret Limited Şirketi, Tanrıverdi Gıda Tem. Elk. İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Ups Nak. Pet. Ürün. Tem İnş. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.den aşırı düşük teklif açıklaması istendiği, Çamlıca Catering Gıda Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti., Özder Danışmanlık Temizlik İnşaat Gıda Nakliye Tarım Petrol Kırtasiye Sağlık Güvenlik Sanayi Ticaret Limited Şirketi ve Tanrıverdi Gıda Tem. Elk. İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı gerekçesiyle, Danış Kurumsal Hizmetler İnşaat Yemek Hizmetleri Temizlik Gıda Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi ve Ups Nak. Pet. Ürün. Tem İnş. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin sundukları aşırı düşük teklif açıklamasının uygun olmadığı gerekçesiyle, Yeni Vizyon Kurumsal Hizmetler İnşaat Otomotiv Sanayi ve Ticaret A.Ş.nin teklifinin iş deneyim belgesine konu işin benzer iş tanımına uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, Akdeniz Mutfağı Yem. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin yeterlilik bilgileri tablosunda beyan ettiği bilgilerin tevsiki amacıyla idarece verilen sürede belge sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin Florya Yemek Ticaret Anonim Şirketi üzerinde bırakıldığı ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak da Çözüm Yemek Sosyal Hizmetler Limited Şirketi’nin belirlendiği anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat düzenlemelerinden elektronik ihale yöntemiyle yapılan ihalelerde isteklilerin tekliflerini e-teklif şeklinde teklif mektubu ve eklerini doldurarak verecekleri, ihale kapsamında beyan ettikleri geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirmenin, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılacağı, bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verileceği, idare tarafından verilen süre içerisinde beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı ve geçici teminatlarının gelir kaydedileceği ek olarak bahse konu belgelerden Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektubunu sunmayan istekliler hakkında idarenin talebi üzerine Kanun’un 17’nci maddesi uyarınca işlem yapılacağı anlaşılmaktadır.

İncelenen ihalede başvuru sahibi tarafından Yeterlik Bilgileri Tablosunun geçici teminata ilişkin bölümünde teyit bilgisi kısmına “Türkiye İş Bankası A.Ş. 05.12.2019, 30.05.2020, 205.000,00, TMDZ19-107565” bilgisinin beyan edildiği görülmüştür.

İdarece yapılan yeterlik değerlendirmesi sonucunda Florya Yemek Ticaret Anonim Şirketi’nin ekonomik açıdan birinci teklif, başvuru sahibinin teklinin ekonomik açıdan ikinci teklif konumunda olması sebebiyle, anılan isteklilere EKAP üzerinden gönderilen 27.12.2019 tarihli yazılar ile imza sirküleri, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektubu, işletme kayıt belgesi, kapasite raporu ve Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 20’nci maddesinin birinci fıkrasına uygun olarak alınmayan banka referans mektubunun 02.01.2020 tarihine kadar idareye sunulması istenmiştir.

İdarece talep edilen belgelerin Florya Yemek Ticaret Anonim Şirketi tarafından 30.12.2019 tarihinde idareye teslim edildiği, başvuru sahibi tarafından ise herhangi bir belge sunulmadığı, bunun üzerine idarece 06.01.2020 tarihinde Türkiye İş Bankası A.Ş.ye yazılan yazı ile başvuru sahibi tarafından beyan edilen geçici teminat mektubunun gelir kaydedilmek üzere nakde çevrilmesi hususunda gerekli işlemin yapılmasının bildirildiği görülmüştür.

Başvuru sahibinin bahse konu belgelerin tevsiki için idare tarafından verilen sürenin makul olmadığı iddia edilmiş olmakla birlikte, idarece 27.12.2019 tarihli yazı ile 02.01.2020 tarihine kadar süre verildiği, belirlenen sürenin söz konusu belgelerin sunulması için yeterli ve makul olduğu görüldüğünden, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

Yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektubu ile beyan edilen bilgilerin teyit edilmesi amacıyla talep edilen ilgili belgelerin ekonomik açıdan ikinci teklif olması öngörülen başvuru sahibi tarafından sunulmaması sebebiyle, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatının gelir kaydedilmesi işleminde kamu ihale mevzuatına aykırılık bulunmadığı ve başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.