Ayni olarak karşılanması istenilen yemek ve yol maliyetlerinin aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde belgelendirilmesi gerekir mi?

Kamu İhale Kurulunun 2011/UH.I-2371 Sayılı Kararında:

Kamu İhale Genel Tebliğin in 79 uncu maddesinde;

“ 79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)…” açıklamasına yer verildiği görülmektedir. Bu bağlamda, hizmet alımı ihalelerinde ilke olarak aşırı düşük teklif açıklamalarında isteklilerce maliyet bileşenlerinin tevsiki amacıyla başvurulabilecek belgelendirme usulleri sınırlandırılmış olup bu kuralın tek istisnasını madde metninde sayılan belgeler ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmaması hususunun oluşturduğu,

Ancak, Tebliğ’de sayılan yöntemler dahilinde de bir yol bedeli maliyetinin tevsik edilebileceği (tedarikçiden alınan proforma fatura gibi) dolayısıyla fiili imkansızlık durumunun somut olay için oluşmadığının kabulünün gerektiği, ayrıca bu yönde bir imkansızlık bulunduğuna ilişkin isteklice herhangi bir gerekçenin de belirtilmediği,

İstekli tarafından bu noktada başvurulabilecek belgelendirme usullerinde Kurum tarafından istenilen hususun ağırlıklı ortalama birim maliyet ve satış tutarlarının ilgili meslek mensuplarınca tespiti ve bu tespitler temelinde proforma faturada öngörülen birim fiyatların inandırıcılığını ortaya koyabilmek olduğu,

Oysa, ilgili mükellef tarafından bu işe yönelik daha önce bir hizmetin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini, gerçekleştirilmişse de ortalama maliyetlerin ne olduğu hususlarını yansıtmayan bir sözleşme ile söz konusu amacın gerçekleştirilebilme imkanının bulunmadığı ve “servis hizmet sözleşmesi” adı altında sunulan sözleşmenin bu şekliyle kamu ihale mevzuatı anlamında başvurulabilecek ve kabul edilebilecek bir belgelendirme yöntemi olmadığı,

Bu doğrultuda, anılan isteklinin yol bedeli maliyetini tevsik amacıyla sunduğu servis hizmet sözleşmesinin kamu ihale mevzuatı gereği kabulünün mümkün olmadığı bu sebeple teklifinin reddedilmesi gerektiği, anlaşılmaktadır.