İçeriğinde banka referans mektubunda olması gereken tüm bilgileri taşıyan ve yetkililerin imzasını taşıyan teyit mektubu, bankalardan temin edilen yeterlik belgesi olarak kabul edilebilir mi?

       Kamu İhale Kurulunun 2014/UY.III-2141 Sayılı Kararında:

       4734 sayılı Kanun’un ihaleye katılımda yeterlik kurallarının düzenlendiği 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinin (1) numaralı alt bendinde, isteklilerden ekonomik ve mali yeterliklerinin belirlenmesi için bankalardan temin edilecek isteklinin mali durumu ile ilgili belgelerin istenebileceği hüküm altına alınmıştır.

       Aynı Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36 ncı maddesinde, ihale saatine kadar idareye verilen tekliflerin isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılacağı, isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığını ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edildikten sonra belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan isteklilerin tutanakla tespit edileceği, istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklandıktan sonrabu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanağın ihale komisyonunca imzalanacağı, bu aşamada  hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemeyeceği, teklifi oluşturan belgelerin düzeltilemeyeceği ve tamamlanamayacağı, tekliflerin ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturumun kapatılacağı hüküm altına alınmıştır.

       Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34’üncü maddesinde “(1) Mali   durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur……...” hükmü,

       Aynı Yönetmeliğin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 57’nci maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

       …...” hükmü bulunmaktadır.

       İdari Şartname’nin “Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.4’üncü maddesinde  “7.4.1. İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

       Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

       İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen belgelerin incelenmesi neticesinde; 12.02.2014 tarihinde düzenlenen “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda başvuru sahibi  Hacı …..İnş. Mad. A.Ş.nin Banka Referans Mektubu’na ilişkin olarak “VAR” şeklinde işaretleme yapıldığı görülmektedir. Ancak, başvuru sahibinin teklif dosyası kapsamında sunmuş olduğu belgeler incelendiğinde “Banka Referans Mektubu”nun yer almadığı tespit edilmiştir.

       Bununla birlikte, başvuru sahibinin teklif dosyası kapsamında Türkiye Halk Bankası A.Ş. Kobi Kredileri-1 DB tarafından düzenlenmiş,  Yönetmen Yardımcısı….., Yönetmen …….ve ismi belirlenemeyen bir Bakanlıklar Şubesi yetkilisi tarafından  onaylanmış 10.02.2014 tarihli ve 599 sayılı “Referans Mek. Teyidi” konulu belgenin sunulduğu,“Bölge Müdürlüğü-25.Bölge Balıkesir Diğer Özel Bütçeli Kuruluşlar Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü/Balıkesir” e hitaben düzenlenen belge içeriğinde “Aşağıda dökümü yapılan referans Müdürlüğünüze hitaben Bakanlıklar /  Ankara Şb. Şubemiz tarafından düzenlendiğini T. Halk Bankası A.Ş. Genel Müdürlüğü adına teyit ederiz.” ifadesine yer verildiği, ayrıca belge içeriğinde lehdarın; Hacı ….İnşaat Madencilik A.Ş., olarak belirtildiği, teyide konu referans mektubunun  tarih ve sayı bilgileri ile birlikte  kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı bilgilerinin yer aldığı görülmüştür.

       Yukarıda yer verilen açıklamalardan, H. ….İnşaat Madencilik A.Ş.nin teklif dosyasında, banka referans mektubu yerine referans mektubunun teyidine ilişkin teyit mektubunu sunduğu, her ne kadar yukarıda yer verilen mevzuat hükmü ve İdari Şartname düzenlemesi uyarınca KİK024.0/Y Standart Formla şekli belirlenen banka referans mektubu sunulmamışsa da, içeriğinde banka referans mektubunda olması gereken tüm bilgileri ihtiva eden ve banka referans mektubunu düzenleyen banka şubesi görevlisi ile banka genel müdürlük yetkililerinin de imzasını taşıyan teyit mektubunun da mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilen yeterlik belgesi olarak kabul edilmesinde mevzuata aykırılık olmadığından, başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmüştür.

       Bu durumda, banka referans mektubunun Hacı ….İnşaat Madencilik A.Ş.nin teklif dosyası kapsamında yer almamasına rağmen idare tarafından Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nda neden var olarak işaretlendiğinin  kamu ihale mevzuatı çerçevesinde ve belge üzerinden yapılan inceleme neticesinde açıklığa kavuşturulması mümkün olmamakla birlikte, yukarıda yapılan tespitler doğrultusunda inceleme konusu ihale bakımından teyit mektubunun banka referans mektubu  yerine kabul edilmesinin mümkün olduğu sonucuna varıldığından, idarece Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı üzerinde yapılan yanlış işaretleme  ihale sonucu üzerinde etkisi bulunmayan bir usül hatası olarak değerlendirilebilecektir.

       Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Hacı…….İnşaat Madencilik A.Ş.nin teklifinin değerlendirmeye alınması suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.