Ön Mali Kontrolde: Ön mali kontrol yaparken ihalede sorumlu olduğum kısımlar tam olarak nedir? Yeterlik bilgileri tablosunda hangi bilgiler olmalı?İhalede ödenek kontrolü nasıl yapılmalı. Yaklaşık maliyet- kullanılabilir ödenek- ihale bedeli ilişkisi nasıl olmalı? Kdv dahil edilerek mi bakılmalı?

Sizin de bildiğiniz gibi Ön mali kontrol İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.
Ön mali kontrol,  idarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolünü ifade etmekle birlikte esas olarak mali hizmetler birimi tarafından danışma ve önleyici niteliği barındıran kontrollerdir. Aynı zamanda malî karar ve işlemlerin ön malî kontrole tâbi tutulması ve ön malî kontrol sonucunda uygun görüş verilmiş olması, harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaktadır.
Ben ön mali kontrol biriminde görev yapmaya başladım. Ön mali kontrol yaparken ihalede sorumlu olduğum kısımlar tam olarak nedir? Örneğin teknik şartname vb. bu kısımlar benim sorumluluğuma giriyor mu?
Ön malî kontrol, harcama birimleri tarafından yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrollerden oluşur. Malî hizmetler birimi tarafından yapılacak ön malî kontrol, Usul ve Esaslarda belirtilen kontroller ile idarelerce yapılacak düzenlemeler çerçevesinde bu birim tarafından yapılması öngörülen kontrollerden meydana gelir.  Yani idarece ön mali kontrole ilişkin olarak usul ve esaslar çerçevesinde Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin malî karar ve işlemler, harcama birimleri ve malî hizmetler birimi tarafından idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama veya finansman programları, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluk yönlerinden kontrol edilir.  Ayrıca idare tarafından Yönerge kapsamında ön mali kontrol süreci daha ayrıntılı tarif edilerek ön mali kontrol gerçekleştirilebilir. Buna örnek olarak Milli Savunma Bakanlığı ve komutanlıklar ile çeşitli bakanlıkların ön mali kontrole ilişkin Yönergelerine bakılabilir.
Zorunlu Ön mali kontrole tabi olan taahhüt evrakları ve sözleşmeler yani ihale işlem dosyası ve içinde yer alan ihale dokümanları mal ihizmetler birimi tarafından kontrol edilir. Örneğin teknik şartnamede yer alan bir madde ile sözleşmedeki bir  madde çelişiyor ise ve bu sözleşmenin uygulanması aşamasında sorun olacak ise ihalenin iptali istenebilir. Başka bir örnek idarece ihalede sınır değer hatalı hesaplanmış, idari şartnamede de sınır değerin altındaki isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı öngörülmüş ise  elenmemesi gereken istekli sınır değerin altında kaldığı gerekçesiyle elenerek ihale bir sonraki istekli üzerinde bırakılmış olabilir, bu husus ön mali kontrol aşamasında fark edilmiş ise raporda bu belirtili ve gerekirse ihale komisyonu tekrar bir karar alarak ihaleyi buna göre sonuçlandırılır. Buna birçok örnek verilebilir.
Teknik şartname, ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterleri barındıran, ihaleye çıkan birim tarafından işin teknik sorumluları tarafından hazırlanarak imzalanır ve çoğu zaman bu sorumlular ihaleye işin uzmanı olarak katılırlar, bu kapsamda ön mali kontrol işlemlerinde hatalı hazırlanan teknik şartnameden sorumlu olmadığı ancak ihale dokümanları arasında bir çelişki, rekabeti engelleyecek hükümler vs. varsa veya  teknik şartnamede belirtilen bir hüküm idarenin kaynaklarını etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması açısından uygun değil ise o zaman ön mali kontrol raporunda belirtilmesi uygun olur.
Yapılan bir ihalede yaklaşık maliyet düzenlenirken euro cinsinden verilen bir teklif o günün efektif satış kuru üzerinden hesaplanmış, bu işlem doğru mudur?
Yeterlik bilgileri tablosunda hangi bilgiler olmalı?
İhalede aşağıda belirtilen mevzuat gereği yaklaşık maliyetin döviz cinsinden hazırlanması ve teklifin alınması bir mahsur görünmemektedir. (Bu mevzuata bakılabilir: Türk Parası Kıymetini Koruma Hakkında 32 Sayılı Karara İlişkin Tebliğ) Ancak verilen tekliflerin ihale komisyonu tarafından açıldığı günün merkez bankasının o gün için açıkladığı merkez bankası döviz satış kurunun hesaplanması gerekir. (merkez bankasınca resmi döviz rakamları her gün 15.30 da açıklandığından ihale bu saatten önce ise döviz satış kurunun buna göre alınması örneğin ihale 14:00 da ise bir önceki günün merkez bankasının döviz satış kurunun esas alınması gerekir.) Mevzuatta efektif döviz satış kurunun esas alınmasına ilişkin bir husus yok ise (örnek yutrdışı harcırahlarda avans verilenlerde efektif döviz satış kuru uygulanır) normal döviz satış kuru esas alınır.
İhalede ödenek kontrolü nasıl yapılmalı. Yaklaşık maliyet- kullanılabilir ödenek- ihale bedeli ilişkisi nasıl olmalı? Kdv dahil edilerek mi bakılmalı? Toplam ödenek serbest ödenek hangi kısma göre ödenek yorumlaması yapılmalı?
Örnek ihale onay belgesinde ödeneğin doğru yazılıp yazılmadığı ödenek cetvellerinden bakılabilir (uygulamada onay belgesinde ödeneği vardır, ödeneği saklıdır, serbest ödenek gibi ifadeler yer almakta veya yaklaşık maliyet tutarı kadar KDV hariç biçiminde ödenek konulmakta olduğu)
Yaklaşık maliyet KDV hariç olarak olarak ilgili birim tarafından hazırlanarak ihale onay belgesine yazılır, kullanılabilir ödenek KDV dahil olarak ihaleye çıkan veya adına ihaleye çıkılan birim tarafından bulunmalı, ödenek aktarmalarında mal ve hizmet alımlarında bu ödenekler ihale sonuçlanana kadar saklı tutulmalıdır.
Ödenek verilmiş ama serbest bırakılma işlemi gerçeklememiş olabilir zira bu hazinenin nakit dengesine ilişkin bir durum olup ödeneğin bulunup bulunmadığı ilgili kalemde, yatırım programında ise bununla birlikte ödeneği bulunup bulunmadığına bakılır.  (büyük idarelerde örneğin Bakanlıklarda çok fazla ödenek aktarması olabilmekte örneğin 03.5 "Hizmet Alımları" tertibinden 03.7 "Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri" tertibine aktarılabilmektedir, bunun yanında ihale onay tarihinden hemen önce ödeneğin aktarıldığı gibi durumlar olduğu ancak ilgili birimler tarafından sorun edilmediği anlaşılmaktadır.)
Daha birçok şey söylenebilir ancak bu sorunun mahiyetini aşacağı için daha fazla uzatılmamıştır.
Kolaylıklar diliyorum.