Sonuç Karşılığı Laboratuvar Hizmet Alımı İhalesinde istekli tarafından yeterlilik şartı olarak sunulması gereken cihaz ve kitlere ait orjinal katalog, broşür, fotoğraf ve tüm teknik dokümanların yabancı dilde sunulmasının rağmen ilgili belgelerin Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacağı hk.

BAŞVURU SAHİBİ:

Defne Kim. ve Tıbbi Ür. San. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Manisa İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/931783 İhale Kayıt Numaralı “2023 Yılı 5 Kalem Sonuç Karşılığı Laboratuvar Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Manisa İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 20.10.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2023 Yılı 5 Kalem Sonuç Karşılığı Laboratuvar Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Defne Kimyevi ve Tıbbi Ürünler San. Tic. Ltd. Şti. nin 18.11.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 05.12.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 30.11.2022 tarih ve 63514 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.11.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/1402 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 5’inci kısmı üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif edilen ürünün Teknik Şartname’nin 1 ve 5’inci maddesinde istenilen özellikleri karşılamadığı, söz konusu hususun Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.9 ve 57’nci maddeleri ile İdari Şartname’nin 7.7.2’nci maddesi ile 32’nci maddeleri çerçevesinde değerlendirilerek anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

1. A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Şartnameler” başlıklı 12’nci maddesinde “İhale  konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanması esastır. Ancak, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler bu Kanun hükümlerine göre hazırlattırılabilir.

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.9’uncu maddesinde “Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması,

Anılan Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın; a) Adı: 2023 Yılı 5 Kalem Sonuç Karşılığı Laboratuvar Hizmet Alımı…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

ı)

1- Teklif edilen ürünler Tıbbi Cihaz Yönetmeliği kapsamında olan ürünler için; Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri kapsamındaki ürünlerin veya cihazların satın alımlarında aday veya isteklilerin ÜTS ve/veya TİTUBB’a kayıt veya bildirimi aranması zorunludur. Aday veya isteklinin, teklif edilen ürünün imalatçı veya ithalatçısı (tedarik firma) olmadığı durumlarda ürünün tedarikçi firmasının bayi olduğuna dair ÜTS ve/veya TİTUBB kayıt ve bildirimi aranacaktır. Alımı yapılacak ürünlerin ÜTS ve/veya TİTUBB ‘da tedarikçi firma altında Sağlık Bakanlığı tarafından kayıt veya bildirim işlemi tamamlanmış olması şartı aranacaktır.  

2- İstekliler teklif etmiş oldukları her bir kalem için UBB ve SUT Kodu listesi düzenleyecek Düzenlenecek liste hizmetin ait olduğu teknik şartnamede belirtilen sıraya göre ile Test Adı / UBB veya ÜTS Numarası / Bayi Numarası / Sut Kodu / Sut Fiyatı / Sut Puanı olarak excell formatında düzenlenecektir.   Düzenlenen listenin ekine sırası ile UBB çıktısı ve Bayi Bilgi Formu eklenerek teklif sıra numarasına göre numaralandırılmış bir şekilde hangi kaleme ait olduğu belirtilerek, ihale sonrası istenilen bilgi ve belgelerle birlikte sunacaklardır.  Eksikliği Halinde Teklif İlgili Kalemlerde Değerlendirme Dışı Bırakılacaktır.

3- Tıbbi Cihaz Yönetmeliği kapsamında olmayan ürünler için; Tıbbi cihaz Yönetmelikleri uyarınca, herhangi bir ürünün veya cihazın Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri kapsamında olup olmadığına, üretim veya kullanım amacı çerçevesinde üreticiler karar vereceğinden teklif edilen ürünün ÜTS /TİTUBB kapsamı dışında olduğunun iddia edilmesi halinde üretici veya ithalatçı tarafından düzenlenmiş Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri kapsamında olmadığına dair beyan esas alınacağından söz konusu ihale sonrası istenilen bilgi ve belgelerle birlikte sunacaklardır.

4– Tıbbi Cihaz Yönetmeliği kapsamındaki ürünler/cihazlar için “Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği” kapsamında istekliye ait satış merkezi yetki belgesi ihale sonrası istenilen bilgi ve belgelerle birlikte sunacaklardır.

5- Cihazlar için üretici, ithalatçı firmanın veya teklif veren firmanın cihaz ile ilgili Ticaret Bakanlığı Satış Sonrası Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi ve/veya TSE Hizmet Yeri Yeterlilik belgesini ihale sonrası istenilen bilgi ve belgelerle birlikte sunacaklardır.

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:

İstekliler teknik şartnameye uygunluklarını madde madde cevaplayacaklar ve şartname sıra numarasına göre ?evet-hayır? ?okundu-anlaşıldı? ifadeleri yerine her maddeye ayrıntılı cevap vererek teknik şartnameye uygunluk belgesi hazırlayacaktır.

 Uygunluk Belgesinin ekine Cihaz ve kitlere ait orjinal katalog, broşür, fotoğraf ve tüm teknik dökümanlar verilecektir.

Teknik şartnamede yer alan tüm hususların üretici firma, orjinal katalog ve dökümanları ile belgelendirilecektir.

Orjinal katalog üzerinde teknik özelliği cevap teşkil edecek şekilde hangi özelliğe cevap oluşturduğunu anlaşılması için altı renkli kalemle çizilerek yan tarafına teknik şartnamedeki ilgili numara yazılacaktır.

Ayrıca teklif edilen ürünlere ilişkin Türkçe katalog teklif ile birlikte sunulacaktır. Teknik şartnameye uygunluk belgesinde cihazın markası, modeli açık olarak belirtilecek teklif edilen cihazlar için üretici firma tarafından onaylanmış marka ve modelinin görülebileceği ve üretiminin halen devam ettiğini gösterir üretici belgesini ıslak imzalı teknik şartnameye uygunluk belgesi ekinde İhale sonrası istenilen bilgi ve belgelerle birlikte sunacaklardır.

…

7.7.2.

Demonstrasyon: İhale veya Muayene Komisyonu teknik şartnamenin karşılanıp karşılanmadığına ilişkin gerekli görmesi halinde isteklilerden Teknik Şartnamede belirtilen herhangi bir cihazla ilgili tüm masraflar istekliye ait olmak kaydıyla demonstrasyon isteyebilecektir. İhaleye katılan ve teklifi geçerli bulunan firmalar gerekli görülmesi halinde demoya çağrılacaktır. Demonstrasyona katılım yeri, tarih ve saati ayrıca ihale sonrasında isteklilere yazılı olarak bildirilecektir. İsteklilerden demo yazısının tebliğinden itibaren en az 5 iş günü içerisinde demoya hazır olmaları istenecektir. İstekliler demonstrasyona teknik şartnamede belirtilen tüm hususları gösterecek şekilde tüm donanım, cihaz ve malzemeleriyle hazır olarak geleceklerdir. Demo devam ederken değerlendirilen maddelerin yapılamaması durumunda o maddeler tekrar değerlendirmeye alınmayacaktır. Demo yapılması neticesinde teklifte sunulan herhangi bir madde veya alt maddelerin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır. Demo sonucunda en az bir komisyon uzman üyesinin ve firma yetkililerinin imzalayacağı demonstrasyon tutanağı düzenlenecek olup demo tutanağı taraflarca imzalanacaktır. Demo tutanağının isteklilerce imzalanmaması halinde yine bu husus demoya katılan komisyon üyesi/üyeleri tarafından ayrı bir tutanakla tespit edilecektir.

…

7.8. Tekliflerin dili

7.8.1. Teklifi oluşturan bütün belgeler ile tekliflerin değerlendirmesi aşamasında idarece talep edilmesi halinde isteklilerce sunulması gereken belgeler ve ekleri Türkçe olacaktır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacaktır. Bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınır. Tercümelerin yapılması ve tercümelerin tasdiki işlerinde ilgili maddeki düzenlemeler esas alınacaktır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İsteklilerden tekliflerine açıklık getirmelerinin istenilmesi” başlıklı 32’nci maddesinde “32.1. İhale komisyonunun talebi üzerine İdare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere açık olmayan hususlarla ilgili isteklilerden açıklama isteyebilir.

32.2. Bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında öngörülen kriterlere uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve bu sonucu doğuracak şekilde kullanılamaz.” düzenlemesi,

 “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir.

 Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir…” düzenlemesi,

Başvuruya konu ihalenin kısmi teklife açık ve birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirildiği, İhale komisyonu kararına göre, ihalenin şikayet konusu 5’nci kısmına iki isteklinin teklif sunduğu, söz konusu isteklilerden Güven Med. Paz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak kabul edilerek ihalenin üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

İhalenin 5’nci kısmı üzerinde bırakılan istekli Güven Med. Paz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.ye idarece EKAP üzerinden 21.10.2022 tarihinde gönderilen yazı ile beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik eden belgelerin istenildiği tespit edilmiştir.

Anılan istekli tarafından yeterlik bilgileri tablosundaki beyanları uyarınca söz konusu yazıya cevaben gönderilen belgeler incelendiğinde, anılan istekli tarafından teklif edilen cihazları için teknik şartnameye uygunluk belgesi, bir takım yeterlik belgeleri, kataloglar vb. belgelerin sunulduğu görülmüştür.

Yukarıda aktarılan mevzuat gereği, teklif edilen malın Teknik Şartname’de düzenleme altına alınan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla, ihaleye konu edilen ürünlerin numuneleri, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafların ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen ürün/ürünlerin Teknik Şartname maddelerinde istenilen koşullara uygun olup olmadığı hususunun idareler tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon, numune değerlendirilmesi, katalog kapsamında yer alan bilgilerin değerlendirilmesi ve/veya Teknik Şartname’ye uygunluk beyanı yoluyla yapılabileceği anlaşılmaktadır.

İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesine göre, isteklilerin teknik şartnameye uygunluklarını madde madde cevaplayacakları ve şartname sıra numarasına göre evet-hayır okundu-anlaşıldı ifadeleri yerine her maddeye ayrıntılı cevap vererek teknik şartnameye uygunluk belgesi hazırlayacakları, uygunluk belgesinin ekine cihaz ve kitlere ait orijinal katalog, broşür, fotoğraf ve tüm teknik dokümanların ekleneceği, teknik şartnamede yer alan tüm hususların üretici firma, orjinal katalog ve dokümanları ile belgelendirileceği, orijinal katalog üzerinde teknik özelliği cevap teşkil edecek şekilde hangi özelliğe cevap oluşturduğunu anlaşılması için altı renkli kalemle çizilerek yan tarafına teknik şartnamedeki ilgili numaranın yazılacağı, ayrıca teklif edilen ürünlere ilişkin Türkçe kataloğun teklif ile birlikte sunulacağı, teknik şartnameye uygunluk belgesinde cihazın markası ve modelinin açık olarak belirtileceği, teklif edilen cihazlar için üretici firma tarafından onaylanmış marka ve modelinin görülebileceği ve üretiminin halen devam ettiğini gösterir üretici belgesinin ıslak imzalı teknik şartnameye uygunluk belgesi ekinde ihale sonrası istenilen bilgi ve belgelerle birlikte sunulacağı,

Diğer taraftan, İdari Şartname’nin “Tekliflerin dili” başlıklı 7.8’inci maddesinde yer alan düzenleme gereği,  teklifi oluşturan bütün belgeler ile tekliflerin değerlendirmesi aşamasında idarece talep edilmesi halinde isteklilerce sunulması gereken belgelerin ve eklerinin Türkçe olacağı, başka bir dilde sunulan belgelerin, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacağı, bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınacağı anlaşılmıştır. 

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan kataloglarda, iddia konusu teknik şartname düzenlemeleri ile ilgili olarak bir takım Türkçe katalog vb. belgelerin sunulduğu görülmekle birlikte, iddia konusu Teknik Şartname’nin 1 ve 5’inci maddelerine ilişkin bir kısım hususların yalnızca yabancı dilde sunulan kataloglar üzerinde işaretleme yapılmak suretiyle tevsik edildiği, ancak iddia konusu Teknik Şartname maddelerinin bir kısmını tevsik etmek üzere sunulan katalogların yabancı dilde olduğu, İdari Şartname’nin 7.8’inci madde düzenlemesi gereği anılan belgelerin bu haliyle yeterlik değerlendirmesinde geçerli bir belge olarak dikkate alınıp kullanılmasına imkan bulunmadığı anlaşıldığından, ihale üzerinde bırakılan Güven Med. Paz. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Ayrıca; İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “İtirazen şikâyet başvurularında aranılacak şekil unsurları” başlıklı 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında “…Kısmi teklife açık ihalelerde… tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir” açıklaması bulunmaktadır.

Başvuru sahibi tarafından başvuru bedelinin 41.482,00 TL olarak yatırıldığı görülmekle birlikte; ihalenin şikâyete konu kısmının yaklaşık maliyet tutarı (986.515,20 TL) dikkate alındığında, 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendi gereğince başvuru bedeli 13.819,00 TL olarak hesaplanmakta olup fazla ödendiği anlaşılan 27.663,00 TL’sının yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerekmektedir.